ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» — завод по производству автомобилей компании Hyundai Motor Company, деятельность которого в России началась в 2007 году. В 2012 году завод вышел на полную производственную мощность, которая составляет 200 000 автомобилей в год. Численность коллектива предприятия — порядка 2 200 сотрудников.

Задачи

Автоматизация бизнес-процессов

Формирование документов в учетной системе вручную — это всегда повышенное влияние человеческого фактора на процесс, что зачастую приводит к ошибкам и, как следствие, увеличению трудозатрат.

Сокращение расходов на документооборот

Ведение бумажного документооборота приводит к затратам на бумагу, распечатку и доставку документов до получателя с помощью почтовой или курьерской службы. Объем исходящих документов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» ежемесячно достигает 5 000, соответственно в год — 60 000. Средняя стоимость подготовки одного бумажного документа составляет около 67 рублей. Таким образом, в год расходы на эти цели достигали порядка 4 000 000 рублей.

Повышение эффективности работы бухгалтерии

В создании бумажного пакета документов задействовано несколько сотрудников, так как документы нужно не только сформировать, но и распечатать, согласовать, завизировать, передать в логистику, отправить, отследить получение контрагентом. В случае исправления или корректировки документов этот путь необходимо повторить.

Ускорение процесса обмена документами с контрагентами

Доставка документов до дистрибьюторов, несмотря на наличие у компании собственной службы логистики, занимала от трех до семи дней, при этом существовал риск потери.

Решение

Для перехода на электронный документооборот компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» выбрала систему Контур.Диадок. В ее пользу сыграли такие характеристики, как:

• богатый опыт интеграции с различными учетными системами;
• простота в освоении;
• круглосуточная квалифицированная техническая поддержка,;
• безопасное хранение и защита данных в системе;
• активное участие команды Контур.Диадока в подключении к ЭДО контрагентов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус».

Внедрение системы Контур.Диадок проводилось в несколько этапов:

1. Пересмотр внутренних бизнес-процессов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус».
2. Интеграция с учетной системой компании.
3. Настройка отправки исходящих документов.
4. Настройка получения входящих документов.
5. Подключение контрагентов к системе Контур.Диадок.

В результате интеграции Контур.Диадока и учетной системы SAP — DFS EDI Solution появились следующие возможности:

• получать электронные счета-фактуры (в том числе запрашивать корректировочные) с дальнейшей обработкой в приложениях SAP ERP;
• массово подписывать и отправлять ЭСФ и любые другие электронные документы с запросом ответной подписи;
• онлайн-контроль статуса документа (подписан, отклонен, ожидает подписи и др.).

За 2014 год компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» отправила через Контур.Диадок около 44 000 электронных документов.

Результаты

• Все задачи, для реализации которых документооборот «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» был переведен в электронный вид, решены.
• Расходы на документооборот снизились почти на 90 %. Подготовка одного электронного документа оценивается в 7 рублей (бумажный документ обходился в 67 рублей). В целом прогнозируемая годовая экономия за счет отказа от бумаги после завершения перехода на ЭДО составляет порядка 4 000 000.
• Появилась возможность перераспределить сотрудников отдела продаж для выполнения и других задач за счет уменьшения времени на формирование и отправку отгрузочных документов.
• Предусмотренный системой Контур.Диадок форматный контроль не пропускает к передаче некорректно оформленные документы, поэтому число ошибок заметно снизилось. Как следствие, исчезла необходимость проверять первичную документацию, и нагрузка на специалистов финансового отдела сократилась на 85 %, освободив им время для выполнения других функций.