Российский консалтинг-интегратор You Social разрабатывает стратегии в области экологического, социального и корпоративного управления (ESG) и интегрирует их в рабочие процессы крупного бизнеса. География профессиональной деятельности компании охватывает 71 регион РФ. Поэтому задачи решаются онлайн или при очном сопровождении, когда сотрудники выезжают в регион клиента. В портфеле бренда более 120 проектов для 60+ компаний

Штат You Social насчитывает 50 сотрудников, часть из которых работает удаленно. Вести кадровый документооборот на бумаге в компании с распределенной командой непросто. Риски связаны со сроками доставки документов, их возможной порчей или потерей. Поэтому руководство You Social решило перейти на кадровый электронный документооборот. В статье расскажем о целях перехода компании на безбумажное кадровое делопроизводство, этапах внедрения КЭДО и полученных результатах.

Задачи

Перевод сотрудников на безбумажное кадровое взаимодействие

Чтобы вести кадровый документооборот с удаленным работником, компания должна сначала сформировать и распечатать документы, отправить их сотруднику почтой или курьером, дождаться подписания и возвращения бумаг в офис, а в случае ошибки или порчи — повторить все эти шаги заново. В зависимости от места нахождения работника процесс бумажного обмена может занимать несколько недель, а это грозит нарушением сроков оформления кадровых документов, предусмотренных ТК РФ.

Упрощение работы с кадровыми документами

Кроме временных затрат при обмене бумажными кадровыми документами, компания несет расходы, связанные с печатью, доставкой и хранением этих документов. Быстрый и удобный поиск нужных бумаг важен, например, для предоставления копии сотруднику или предъявления проверяющим органам.

Чтобы исключить риски, снизить расходы и сделать кадровое делопроизводство удобным как для компании, так и для сотрудников, команда You Social решила перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Этапы перехода на КЭДО

Выбор интегратора

При переходе на КЭДО требовалась максимальная автоматизация кадрового делопроизводства так, чтобы все процессы — от приема сотрудника до его увольнения — проходили быстро и безбумажно. При этом компания выбирала из готовых решений, поскольку разработка собственного сервиса была невыгодна для нее. Оценив предложения рынка, команда You Social остановилась на модуле КЭДО от Контура, потому что это решение соответствовало ожиданиям компании по функциональности и цене.

Составление дорожной карты

На этом этапе You Social подготовила внутреннюю документацию для перевода компании на КЭДО. Например, локальные нормативные акты об электронном документообороте, регламенты по использованию электронной подписи, инструкции для работников и другие документы. Команда определила ключевые точки перехода и распределила зоны ответственности между сотрудниками. Далее — согласовала рабочие процессы с интегратором и получила письменные согласия сотрудников на внедрение КЭДО. Процесс курировал кадровый специалист You Social, а команда Контура делилась экспертизой и проводила консультации по возникающим вопросам.

Внедрение КЭДО

В январе 2022 года интегратор получил задачу на внедрение КЭДО, а сам процесс выглядел так:

• Получение сертификатов квалифицированных электронных подписей (КЭП) для кадровых работников. Период реализации — январь 2022 года.
• Установка модуля и обучение сотрудников. В феврале 2022 года, меньше чем через месяц, интеграция завершилась.
• Планомерный выпуск сертификатов для сотрудников. Сейчас в КЭДО работают 40 сотрудников You Social.

Сложности перехода и их решение

Сроки выпуска КЭП

Для работы в КЭДО требуется электронная подпись. Это может быть КЭП, ПЭП или НЭП, в зависимости от того, какие документы будет подписывать сотрудник. Команда You Social решила использовать КЭП, так как этот вид подписи можно использовать для любых кадровых документов, кроме тех, которые по закону должны оформляться на бумаге, и при этом не заключать дополнительное соглашение с каждым сотрудником.

Процесс получения КЭП занимает определенное время, потому что владельцу нужно собрать ряд документов, подтвердить свою личность и дождаться выпуска сертификата удостоверяющим центром. Сотрудники Контура помогали You Social получить КЭП для сотрудников. Например, мониторили процедуру выпуска, контролировали поступление документов и отправляли отчеты о текущем состоянии дел. Переход получился постепенным из-за поэтапного перевода работников на безбумажный обмен кадровыми документами. В апреле 2022 года большая часть сотрудников You Social уже работала в КЭДО.

Обучение сотрудников

В You Social предположили, что первый опыт работы в КЭДО может вызвать сложности у сотрудников. Чтобы этого избежать и помочь работникам быстрее освоиться в личном кабинете, им предоставили текстовые инструкции по использованию сервиса от интегратора и проводили личные консультации. В итоге 90% сотрудников компании положительно отнеслись к внедрению КЭДО, оценили удобство и быстроту работы в нем. 

Полученные результаты

Благодаря внедрению КЭДО You Social перевела все кадровые документы компании в электронный вид. Теперь кадровые работники тратят на создание одного документа несколько минут и моментально отправляют его по нужному маршруту согласования. 
Компания экономит средства на покупке бумаги, обслуживании офисной техники, хранении и пересылке кадровых документов. При этом любой документ можно быстро найти в электронной базе, он не испортится и не потеряется.

Комментарии

Евгения Кузнецова
Генеральный директор You Social

С помощью перехода на КЭДО мы планировали решить несколько задач. Во-первых, модернизировать кадровый документооборот: сделав его удобным как для организации, так и для сотрудников. Во-вторых, упростить бизнес-процессы. И, наконец, добиться экономии финансовых и временных ресурсов. Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид позволил достичь всех поставленных целей. 

Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов Контура

Скорость запуска проекта напрямую зависит от степени готовности заказчика к переходу на КЭДО. Вовлеченность You Social и наработки команды Контура в части внедрения стали своего рода синергией, которая позволила запустить и масштабировать проект в кратчайшие сроки.