Группа компаний ONLY предоставляет услуги в области разработки цифровых продуктов и IT-консалтинга. В портфеле организации более 60 уникальных проектов для компаний из разных сфер бизнеса. На предприятии есть своя кадровая специфика — все сотрудники работают удаленно. При этом в Москве — месте расположения головного офиса — живут не более 14 % из них. 

Задачи

Снижение расходов на доставку кадровых документов

Для обмена кадровыми документами с работниками Группа компаний ONLY пользовалась услугами служб доставки. В случае неправильного заполнения бумаг организация несла дополнительные финансовые расходы, ведь все шаги по отправке нужно было повторять. Поэтому на доставку уходило в среднем 150–170 тысяч рублей в квартал. 

Оптимизация процесса кадрового документооборота

Чтобы отправить или получить нужные документы, сотрудникам приходилось ждать представителя службы доставки. Курьер мог прибыть в неудобное время, например во время созвона с командой или заказчиком, или значительно опоздать. Всё это мешало продуктивной работе команды и отвлекало от важных бизнес-процессов.

Проанализировав расходы и возможные риски, связанные с ведением бумажного кадрового взаимодействия, руководство Группы компаний ONLY решило перейти на КЭДО.

Этапы перехода

Выбор интегратора

В качестве интегратора КЭДО Группа компаний ONLY рассматривала решения от Контура и 1С, так как в организации активно используют эту платформу. Однако второй вариант не смог удовлетворить всех требований команды. Во-первых, в нем нельзя подписывать трудовые договоры и ознакомляться с ЛНА. Во-вторых, в случае перевода сотрудников из одного юрлица в другое требовалась покупка новых лицензий. Контур.КЭДО таких ограничений не имеет, поэтому команда Группы компаний ONLY остановилась на этом решении.

Получение согласия работников на ведение КЭДО

Уведомления о переходе на КЭДО и согласия сотрудников пересылались с помощью рабочей электронной почты. Для этого в трудовые договоры был внесен пункт о том, что такой обмен и отсканированные копии равны юридической силе документов на бумажном носителе. В итоге 99 % сотрудников компании согласились на ведение КЭДО в организации, ведь такой формат очень удобен для распределенной команды.

Подготовка внутренних документов

• Оформление дополнительных соглашений к трудовым договорам об использовании КЭДО и электронных подписей.
• Дополнение ЛНА положением о КЭДО и установкой регламента об использовании ЭП в организации.
• Составление трудовых договоров для новых сотрудников, в которых прописывается условие ведения кадрового взаимодействия в электронном виде.

Группа компаний ONLY выбрала веб-версию, поэтому для начала работы не потребовалось интеграции с 1С. Через две недели сотрудники уже начали обмениваться электронными кадровыми документами. 

Сложности перехода и их решения

Средний возраст сотрудника ГК ONLY — 30 лет. Работники активно используют гаджеты и цифровые решения в повседневной жизни. Поэтому переход на электронный кадровый документооборот не вызвал сложностей у команды. Напротив, работники отметили удобство КЭДО по сравнению с «бумажным» форматом.

Полученные результаты

Внедрение КЭДО позволило организации существенно уменьшить время и расходы на доставку документов. Сотрудникам больше не нужно переносить важные встречи или отвлекаться от работы в ожидании курьера, что положительно сказывается на их эффективности. Кадровый специалист за несколько минут создает и отправляет нужный документ без распечатки на бумаге и дальнейшего хранения в специально отведенном месте. Поэтому риск порчи или потери кадровых документов полностью исключен.

Комментарии

Валентина Зайнулабидова
Главный бухгалтер Группы компаний ONLY

Мы были очень довольны, когда компаниям разрешили использовать кадровый электронный документооборот, ведь это освобождает от многих неудобств, связанных с ведением бумажных архивов. Сейчас в КЭДО мы оформляем трудовые договоры, различные приказы, служебные записки, заявления на увольнение, что очень удобно для распределенной команды.