Компания «ИНТЕКСО» выполняет работы по обеспечению пожарной безопасности. Ее специалисты монтируют и обслуживают системы пожарной безопасности в 14 дочерних обществах ПАО «Газпром» по всей России. Это 484 объекта от Краснодара до Сургута. Оформление документов на бумаге и доставка почтой замедляли взаимодействие с заказчиками. Поэтому в 2021 году в «ИНТЕКСО» стали использовать Контур.Диадок для ЭДО с контрагентами.

В «ИНТЕКСО» внимательно изучают, какие сервисы помогают развивать бизнес, и стремятся внедрять технологичные решения. Следующий процесс, который планировали перевести в цифру, — внутренний и кадровый документооборот. Запуск проекта ускорила ситуация с ростом цен на бумагу весной 2022 года. Стоимость ее закупки на нужды офиса оказалась соизмеримой с подключением к сервису КЭДО. В «ИНТЕКСО» оперативно отреагировали. И уже в конце марта 2022 подписали в модуле КЭДО Контура первый электронный документ — приказ о переходе на электронный документооборот.

Этапы перехода на КЭДО

1. Заключение договора с Контуром.
2. Тестовый обмен документами между руководителем проекта по внедрению КЭДО и еще одним сотрудником.
3. Регистрация пользователей в системе.
4. Самостоятельное ознакомление сотрудников с интерфейсом и функциональностью сервиса.
5. Презентация от специалистов Контура, сессия ответов на вопросы. 

Сложности перехода и их решение

Как пояснили в «ИНТЕКСО», система простая в использовании, сотрудники легко научились работе в ней. Самым сложным оказалось корректно настраивать иерархию в маршруте согласования документа. Популярные вопросы по этой теме собрали в инструкции. Кроме того, сотрудники помогают своим коллегам, когда возникают трудности.  

Как устроен КЭДО в компании

Численность работников «ИНТЕКСО» — порядка 60 человек. В сервисе КЭДО зарегистрирована половина: руководители, инженерный состав, ключевые сотрудники филиала в Санкт-Петербурге. Рабочий персонал участвует в электронном документообороте при помощи офис-менеджера.

В электронный вид в компании переведены кадровые и другие документы: заявления, протоколы, служебные и объяснительные записки, договоры, претензии, письма. Согласование исходящих перед отправкой контрагентам происходит в системе внутреннего ЭДО. Для более быстрого прохождения цепочки документооборота настроены маршруты согласования. 

Плюсы внедрения кадрового и внутреннего ЭДО

• Снижение расхода бумаги.
• Мобильность и экономия времени.
• Ускорение согласования и подписания.
• Сохранение истории документооборота.

Результаты

За три месяца через систему КЭДО передано более 2000 документов. При среднем размере документа в 3 листа только на бумаге для распечатки компания «ИНТЕКСО» сэкономила порядка 5000 рублей. По итогам первого года использования КЭДО экономия на бумаге составит 20 000 рублей. Помимо этого, сократились издержки на доставку, обслуживание и заправку принтеров.

Комментарии

Юрий Лобанов
Первый заместитель генерального директора ООО «ИНТЕКСО»

Мы экономим не только бумагу, но и самое ценное — время. Оперативность просмотра, согласования и подписания документов увеличилась в разы. У меня есть доступ к сервису КЭДО от Контура с трех устройств: ПК, ноутбука и смартфона. Электронный документооборот помогает мне оставаться мобильным и не отвлекаться на рутину, что ускоряет принятие управленческих решений.

Современный мир становится все более технологичным и обязывает идти в ногу со временем. В компании «ИНТЕКСО» мы придерживаемся мнения, что лучше принимать участие в пилотных проектах, пробовать новое, помогать разработчикам в написании алгоритмов ПО и усовершенствовании сервисов, чем пытаться потом догонять время. Сейчас мы активно сотрудничаем с технической командой КЭДО от Контура, передавая свои пожелания по функциональности сервиса. И всем своим партнерам советуем подключаться к ЭДО.