Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы

К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.

Преимущества перехода на ЭДО

Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.

Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным? 

Упорядочивание работы внутри организации

С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.

Ускорение бизнес-процессов

Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.

Сокращение административных расходов

Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.

Точный документооборот

Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.

Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Отправить заявку

Возможные проблемы при переходе на ЭДО

ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций? 

Сложный переход

Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы.

Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно. Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.

ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы

Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.

Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом. 

Ненадежность хранения

Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке. 

В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям и будут храниться бессрочно. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.

Долгое подключение

На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.

Плюсы и минусы ЭДО

Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные  недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.

К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО: 

  • Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
  • Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
  • Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.

Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.

При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:

  • оперативное представление документов по требованию налоговой;
  • повышение процента выполненных работниками задач;
  • легкая адаптация сотрудников к новому формату.

Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.

Обязательно ли переходить на ЭДО

Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:

  • ФНС требует электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников более 100 человек;
  • ПФР принимает только электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников от 25 человек.

Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.

Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.

Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Отправить заявку

Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями. 

Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше. 

Распространение электрօнного документооборота предполагает, что цифровой вариант дօкумента будет обладать такой же юридическօй силօй, как и его бумажная версия.

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для  принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.