Нужно ли печатать документы из ЭДО

Более 1 миллиарда документов передали клиенты Контура через электронный документооборот (ЭДО) за 2022 год. Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы? 

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Электронные документы — это оригиналы?

Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.

Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго

Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое. 

Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу? 

Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года. 

Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.

В каком случае нужно распечатывать электронные документы

Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО. 
Например, если:  

• в законе говорится, что документ легитимен лишь в бумажном виде;
• цифровой вид мешает использовать документ, осложняет работу с ним: например, инспектору по охране леса свое удостоверение удобнее иметь на бумаге, чтобы предъявлять его в лесу, где нет интернета и гаджетов;
• в договоре с контрагентом сказано, что документы должны предоставляться на бумаге, а новых договоренностей — устных или письменных — между партнерами не было;
• государственные органы не готовы принимать электронные документы с файлом подписей. Это лучше уточнять в ведомствах заранее. 

Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.

Начните обмениваться электронными документами

Поможем выпустить электронную доверенность на сотрудников для ЭДО

Подключиться