Письмо о переходе на ЭДО

Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Переход на ЭДО: как пригласить контрагента

Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:

• нормативно-правовые акты, подтверждающие законность электронного документооборота;
• список документов, обмен которыми будет происходить в электронной форме. В их числе могут быть договоры, различные соглашения, товарные накладные, счета-фактуры;
• что нужно сделать для перехода на ЭДО — как подключиться.

Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.

Настроим ЭДО под ваши процессы

Формируйте документы в Диадоке и отправляйте их контрагентам в один клик

Подключиться

Образец письма о переходе на ЭДО

Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:

Уведомление о переходе на электронный документооборот

Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович,

Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.

Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:

• договорами и соглашениями;
• деловыми письмами;
• счетами, счетами-фактурами;
• товарными накладными.

Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.

Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Отправить заявку