Письмо о переходе на ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Письмо о переходе на ЭДО

Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.

Переход на ЭДО: как пригласить контрагента

Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:

  • нормативно-правовые акты, подтверждающие законность электронного документооборота;
  • список документов, обмен которыми будет происходить в электронной форме. В их числе могут быть договоры, различные соглашения, товарные накладные, счета-фактуры;
  • что нужно сделать для перехода на ЭДО — как подключиться.

Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.

diadoc

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Образец письма о переходе на ЭДО

Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:

Уведомление о переходе на электронный документооборот

Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович,

Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.

Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:

  • договорами и соглашениями;
  • деловыми письмами;
  • счетами, счетами-фактурами;
  • товарными накладными.

Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.

Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.

diadoc

Переходите на ЭДО с Диадоком


Статьи по теме

Положение об электронном документообороте

Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте в 2022 году.

Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.