ЭДО с ПФР

Организациям необходимо обмениваться электронными документами не только с контрагентами, но и подавать их в различные государственные структуры, например, Пенсионный фонд (ПФР).

Эта практика возникла не так давно. Ранее приходилось отправлять документы исключительно в бумажном виде, что отнимало значительно больше сил и времени. Электронный документооборот (ЭДО) заметно упростил подачу отчетности в госструктуры. Такой обмен данными относят к сфере B2G.

Подключитесь к Диадоку для использования всех возможностей ЭДО. Мгновенный обмен документами, бессрочное и безопасное хранение, экономия места. 

Если нужен только ЭДО с ПФР, оставьте заявку на Контур.Экстерн

Чтобы передавать документы в Пенсионный фонд дистанционно, необходимо подключить ЭДО c ПФР. Для этого нужно подписать заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР, соглашение об ЭДО с ПФР (в части случаев) и собрать пакет документов (ниже представим список). 

Что нужно для электронного документооборота?

Цифровой документооборот удобен, но требует подготовки к работе с ним. Она довольно простая, однако нужно разобраться и обучить сотрудников. 

Для подключения к ЭДО ПФР потребуются

  • установленные компьютерные программы для формирования отчетов;
  • программы, обеспечивающие корректную работу КЭП, в том числе средства криптографической защиты информации;
  • услуги удостоверяющего центра для получения и обслуживания сертификатов ключей электронной подписи.

Также необходимо назначить и обучить сотрудника, который будет заниматься работой с цифровыми документами. 

Чтобы получить сертификат ключа подписи руководителя организации, потребуется обратиться в удостоверяющий центр (с января 2022 года в ФНС или ее доверенный удостоверяющий центр) и оформить заявку. Это придется сделать до подачи документов в ПФР.

Далее необходимо подключиться к системе, а именно оформить и подать заявление на ЭДО ПФР по форме ЗПЭД. 

Порядок подключения к ЭДО ПФР

  • Авторизуйтесь в системе создания электронной отчетности, например, Контур.Экстерне.
  • Откройте область, где указана регистрация в Пенсионном фонде. 
  • Заполните заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД). 
  • Обратитесь к руководителю организации, который подпишет заявление своей КЭП. 
  • Отправьте заявление в ПФР.

В системе для представления отчетности можно мониторить статус заявления. 

Повторить процедуру по заполнению заявления понадобится при замене регистрационного номера организации или смене оператора.

Какие документы нужны

Помимо заявления, в некоторых случаях в ПФР требуется подать дополнительные документы. Список их лучше уточнять у фонда. 
Чаще всего это:

  • соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом; 
  • доверенность на сотрудника, который будет заниматься подачей отчетности. 

Оформление соглашения об ЭДО с ПФР

Необходимость соглашения на подключение к ЭДО ПФР зависит от конкретного региона. Поэтому список документов лучше уточнить у территориального Пенсионного фонда. 

Последовательность действий будет такой: 

  1. Сначала подаете заявление.
  2. При положительном ответе отправляете информацию о соглашении об ЭДО с ПФР.

Далее останется только получить подтверждение, и можно начинать обмен документами.

Плюсы ЭДО с ПФР

Рассмотрим преимущества дистанционной передачи документов:

  • Отправить нужный документ можно в любое время и очень быстро.
  • Все переданные цифровые экземпляры учитываются в системе и не теряются.
  • Отправка происходит по защищенному соединению, что гарантирует конфиденциальность и сохранность.
  • Не нужно обращаться в ПФР лично, чтобы исправить некорректное заполнение. Достаточно внести правки в цифровом формате.
  • Сервис показывает только актуальные шаблоны документов, что поможет избежать ошибок.
  • Сотрудники освобождают рабочее время для более сложных задач.
  • Появляется электронный архив, где можно посмотреть историю взаимодействия с Пенсионным фондом.

Вопрос-ответ

Что еще понадобится для ЭДО с ПФР

Чтобы отправлять отчеты в Пенсионный фонд, необходимо установить и настроить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она понадобится и для других случаев, например, чтобы сдать отчет по налогам. 

Перед тем как оформлять ЭДО с ПФР, проверьте, есть ли УКЭП у руководителя организации или сотрудника, который планирует заниматься электронным документооборотом. 

Если у представителя организации еще нет УКЭП, обратитесь за получением в специализированный центр (обязательно аккредитованный). Для сотрудника, не являющегося руководителем, понадобится оформить доверенность на использование УКЭП. 

УКЭП равнозначна собственноручной подписи, она делает весь электронный документооборот юридически равнозначным бумажному. Кроме того, все операции защищены шифрованием. 

Как подать заявление офлайн

Описанная выше инструкция подходит для подачи заявления онлайн. Но это не единственный способ. Можно лично обратиться в территориальное отделение ПФР. 

Для этого предварительно нужно скачать бланки соглашения и заявления с сайта фонда. Далее распечатать и заполнить их и заверить подписью руководителя.

Заполненные документы подаются в отделение ПФР по месту учета. После их рассмотрения страхователю становится доступна подача отчетности через ЭДО. 

Как выбрать оператора ЭДО для подачи отчетности в ПФР

Отправлять отчеты допустимо исключительно с помощью операторов, которые подписали с ПФР договор. Список валидных организаций указан на сайте Пенсионного фонда. 

Где искать подробную информацию

Образцы соглашения и заявления об ЭДО с ПФР, правила подключения, новости, бланки, списки операторов услуг указаны на сайте Пенсионного фонда. 
Чтобы ознакомиться с информацией, выберите вкладку «Работодателям» и раздел «Электронный документооборот».

Какие отличия по регионам

Схемы подключения, бланки и списки документов могут отличаться в зависимости от региона РФ. Все подобные сведения указаны на официальном сайте ПФР. 

Могут ли быть штрафы 

Да, в случае некорректного порядка представления данных в ПФР возможен штраф в размере 1 000 рублей. Это указано в ст. 17 ФЗ от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Как отключиться от ЭДО с ПФР

При необходимости завершить цифровую передачу данных с Пенсионным фондом потребуется оформить заявление на отключение (ЗОЭД). Подается в электронном виде через систему обмена документами. Ответ от ПФР поступает в течение двух рабочих дней.


Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями. 

Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше. 

Распространение электрօнного документооборота предполагает, что цифровой вариант дօкумента будет обладать такой же юридическօй силօй, как и его бумажная версия.

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для  принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.