Счета-фактуры в ЭДО

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Передавайте счета‑фактуры через Диадок

Экономьте время сотрудников и место в бумажном архиве

Подключиться

Форматы счета-фактуры для ЭДО

Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.

До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:

1. По приказу ФНС от 24 марта 2016 года № ММВ-7-15/155@.
2. В соответствии с приказом ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.

В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года. 

Единственный допустимый формат файлов для электронных счетов-фактур — это.XML. Использовать можно только его, то есть файлы в других форматах (jpg, pdf, tiff и т.д.) не подойдут.

Новый формат счета-фактуры для ЭДО

Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:

• Маркировку товаров. Теперь можно фиксировать коды товаров. Для иностранной продукции — указывать регистрационный номер партии товара и его количество. 
• Закупки. Можно указать больше информации:
  • дату и номер госконтракта; 
  • номер лицевого счета продавца в Федеральном казначействе (ФК); 
  • наименование территориального органа ФК.

Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе. 

Как выставлять счет-фактуру через ЭДО

По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой. 

Как происходит обмен:

1. Инициатор создает, подписывает и отправляет счет-фактуру в XML-формате в соответствии с требованием приказа ФНС.
2. С помощью системы ЭДО документ отправляется покупателю.
3. Контрагент получает документ и уведомляет об этом продавца.

Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.

Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО

• подписание с помощью КЭП руководителя или другого сотрудника по доверенности;
• регистрация в журналах или книгах учета;
• хранение в электронном виде в течение пяти лет.

О том, сколько хранить счета-фактуры, рассказываем в статье.

Подключитесь к Диадоку, переходите на электронные УПД, чтобы упростить документооборот

Подключиться

Вопрос-ответ