Счета-фактуры в ЭДО

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для  принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве

Подключиться

Форматы счета-фактуры для ЭДО

Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.

До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:

  1. По приказу ФНС от 24 марта 2016 года № ММВ-7-15/155@.
  2. В соответствии с приказом ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.

В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года. 

Единственный допустимый формат файлов для электронных счетов-фактур — это .XML. Использовать можно только его, то есть файлы в других форматах (jpg, pdf, tiff и т.д.) не подойдут.

Новый формат счета-фактуры для ЭДО

Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:

  • Маркировку товаров. Теперь можно фиксировать коды товаров. Для иностранной продукции — указывать регистрационный номер партии товара и его количество. 
  • Закупки. Можно указать больше информации:
    • дату и номер госконтракта; 
    • номер лицевого счета продавца в Федеральном казначействе (ФК); 
    • наименование территориального органа ФК.

Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе. 

Как выставлять счет-фактуру через ЭДО

По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой. 

Как происходит обмен:

  1. Инициатор создает, подписывает и отправляет счет-фактуру в XML-формате в соответствии с требованием приказа ФНС.
  2. С помощью системы ЭДО документ отправляется покупателю.
  3. Контрагент получает документ и уведомляет об этом продавца.

Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.

Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО

  • подписание с помощью КЭП руководителя или другого сотрудника по доверенности;
  • регистрация в журналах или книгах учета;
  • хранение в электронном виде в течение пяти лет.

Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС

Подключиться

Вопрос-ответ

Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?

Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. 

Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Как отправить счет-фактуру в налоговую?

Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения. 

Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?

Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.  

Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание. 

Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?

Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.


Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями. 

Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше. 

Распространение электрօнного документооборота предполагает, что цифровой вариант дօкумента будет обладать такой же юридическօй силօй, как и его бумажная версия.

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

Организациям необходимо обмениваться электронными документами не только с контрагентами, но и подавать их в различные государственные структуры, например, Пенсионный фонд (ПФР).

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.