Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному

Распространение электронного документооборота предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Электронные документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая делает их равнозначными бумажным, пoдписанным собственноручной пoдписью, закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Передавайте документы по ЭДО законно

Подписывайте электронные документы КЭП и отправляйте контрагентам через Диадок

Подключиться

Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.

Что означает удостоверение равнозначности

Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:

1. удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;
2. удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.  

Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.

Как заверить равнозначность документов

Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.  

Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной. 

Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.

То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т.д.

Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.

Основные этапы процедуры

1. Клиент обращается к нотариусу. С собой приносит документы (список будет ниже). 
2. Специалист создает цифровой экземпляр и подписывает его своей КЭП.
3. Заверенную версию записывают на проверенный съемный носитель или передают онлайн (через электронную почту, облачные сервисы). 

Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее: 

1. Удостоверенный экземпляр передается другому нотариусу.
2. Специалист переводит документ из электронного в бумажный и удостоверяет их равнозначность. 
3. Удостоверенный документ передается второй стороне.

Какие документы нужны для удостоверения

Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами. 

Для физического лица

• Паспорт.
• Гражданам из другой страны: нотариально заверенный перевод паспорта и подтверждение права пребывания в РФ (виза, вид на жительство, разрешение на временное проживание). 

Юридическое лицо, зарегистрированное в России

• Копия устава.
• Документы, подтверждающие полномочия руководителя (протокол собрания, приказ и т.д.).
• Лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН).
• Свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.
• Документ, подтверждающий личность руководителя.

Если от организации выступает сотрудник по доверенности, потребуется его паспорт и оригинал доверенности. Доверенность может быть выдана юридическим лицом или заверена нотариусом. 

Список документов для иностранной организации 

• Устав.
• Документы, подтверждающие полномочия руководителя.
• Выписка из реестра государства, где производилась регистрация организации.
• Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.

Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык. 

Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.

В каких случаях может понадобиться удостоверение

• Представить доказательства в суд.
• Передать нотариусу заявление о принятии наследства.
• Оформить сделку удаленно с помощью доверенного лица.
• Отправить цифровую версию в государственный орган. 
• Удаленно оформить согласие, доверенность и т.д.

Начните обмен документами с контрагентами в системе ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Исключения

Нельзя удостоверить равнозначность: 

• паспорта, свидетельства о рождении или другого документа такого же типа;
• сделок, совершаемых в простой письменной форме, то есть не удостоверенных нотариально.

Документы из списка подаются только в оригинале. 

Вопрос-ответ