Подключение к ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Подключение к ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями. 

Как подключить ЭДО

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.  

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами. 

diadoc

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО. 

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только  перенести его из бумажного формата в электронный. 
Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами. 

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.  

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации. 

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.  

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

  • Веб-версия. Не требует установки специального ПО, так как  работает в любом браузере. 
  • Модуль для 1С. Это модуль, позволяющий после установки работать в привычном интерфейсе 1С. 
  • Интеграция с другими учетными системами. Можно интегрировать ЭДО в одну или несколько выбранных систем, например SAP, Oracle, Directum. То есть систему электронного документооборота можно интегрировать в учетную систему организации и автоматизировать процессы. 

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО. 

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т.д.

Документы для подключения

Для подключения ЭДО понадобится получить КЭП на тех сотрудников, которые будут подписывать документы. Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Она должна соответствовать требованиям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 

Документы для получения КЭП:

  • паспорт.
  • свидетельство/уведомление о постановке на учет,
  • свидетельство ОГРН,
  • СНИЛС,
  • заявление на выдачу сертификата (образец есть в сервисном центре).

Дополнительные бумаги: 

  • документ о назначении,
  • доверенность,
  • учредительные документы,
  • договор на управление,
  • информационное письмо.

Полный перечень лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких центров указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. 

Также операторы электронного документооборота могут выступать посредниками в получении КЭП, благодаря этому вы сможете подключиться к ЭДО быстрее. 

diadoc

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

После получения КЭП можно подключиться к оператору ЭДО. 

  1. Отправьте заявление на подключение к ЭДО. Потребуется указать:
    1. как компания будет использовать электронный документооборот — для обмена документами или только для получения,
    2. Ф. И. О. и контакты ответственного лица,
    3. название, ИНН, КПП организации. 
  2. Оператор поможет подобрать тариф и начать работу, а также расскажет о документах, которые нужно предоставить. 

Подробнее о заявлении расскажем дальше. 

Заявление на подключение ЭДО

После выбора оператора ЭДО необходимо направить ему заявление о подключении. В Диадоке оно формируется автоматически, то есть искать образец заявления о подключении не понадобится. 

Заявление будет создано в момент первой попытки отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно подтвердить отправку заявления. 

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.   

Сколько стоит подключить ЭДО

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и получение входящих документов в Диадоке бесплатное. То есть если компании нужно только получать электронные документы, она может бесплатно подключиться к сервису.

Дальше организация выбирает тариф, по которому отправляет оператору ЭДО оплату за отправку документов. Стоимость рассчитывается в пакетах документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит отправка одного документа.

На сайте Диадока есть калькулятор, который поможет подобрать оптимальный тариф. 

Платной является интеграция с информационными системами организации. Попробовать работу в ЭДО можно с бесплатной веб-версии сервиса. У нее простой интерфейс, а принцип работы напоминает электронную почту. Вам не придется тратить время на долгое обучение. С сертификатом КЭП можно сразу же подключиться и начать обмениваться электронными документами.   

diadoc

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО


Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.