Дата подписания в ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Дата подписания в ЭДО

Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно.

Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.

У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО. 

Важна ли дата подписания?

Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Это связано с тем, что именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС. И этот период обозначается с помощью даты совершения факта хозяйственной жизни. До этого момента компания не имеет права принять расходы к учету. 

В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания. 

В ЭДО фиксируется несколько дат: создания документа, совершения факта хозяйственной жизни и подписания. Последняя формируется в момент, когда документ подписывают КЭП. Дата подписания не обладает большим значением, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни, а также даты составления документа. 

Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО. Даты документа и дата совершения хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению. 

Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами. Это указано в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 63-ФЗ. На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет. 

diadoc

Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам

Какой должна быть дата подписания документа в ЭДО

Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни. 

К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара. 

Вопрос-ответ

Можно ли в ЭДО подписать старые документы

Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше. 

Как в ЭДО исправить подписанный документ

Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:

  • аннулировать предыдущую версию документа и составить новую, 
  • составить исправление или корректировку документа.

Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо. 

Что делать, если в документе напротив статуса ЭДО указано «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи» 

В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько: 

  • Документ был подписан сертификатом, у которого истек срок действия. Тогда клиенту понадобится выпустить новый сертификат. 
  • Не удалось построить цепочку сертификатов. Нужно обратиться в техническую поддержку оператора.  
  • Сертификат подписанта не является квалифицированным. С 2014 года электронные документы должны подписываться только квалифицированными сертификатами электронной подписи. Необходимо подписать документ другим сертификатом или выпустить новый.  
  • Данные были искажены после момента подписания. Необходимо повторно подписать документ, если не получится, обратиться в техническую поддержку. 

diadoc

Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО


Статьи по теме

Положение об электронном документообороте

Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте в 2022 году.

Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.