Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Диадок
Логистика
КЭДО
Сайн
Страхование
Взаиморасчеты
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, почему важна дата совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ) и чем она может отличаться от даты подписания.
Почему важна дата совершения ФХЖ
В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни (ФХЖ) подлежит оформлению первичным учетным документом. Для бухгалтерского и налогового учета важна именно дата совершения ФХЖ, указанная в первичных документах, так как она — неотъемлемая часть сделки.
Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС.
Обратите внимание на важный момент — согласно п. 8 приказа Минфина от 16.04.2021 №62Н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета 27/2021» дата составления или подписания документа и дата совершения ФХЖ могут отличаться. В таком случае, в документе указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
В бумажных документах даты составления и подписания обычно совпадают. Однако бывают исключения в виде определенных условий в договоре, например прямого указания, что работы не будут приняты пока акт не подпишет заказчик. Тогда в документе отдельно указывают дату совершения ФХЖ.
В ЭДО автоматически фиксируется дата подписания документа — это время формирования электронной подписи. Получается, информация о дате появляется, когда пользователь подписывает документ сертификатом КЭП. Дата совершения факта хозяйственной жизни автоматически не проставляется, пользователь заполняет ее в самом документе. У большинства формализованных документов есть предусмотренные для этого поля, которые заполняют, если дата ФХЖ отличается от даты составления документа. Если в формате документа не предусмотрен отдельный атрибут для указания ФХЖ, необходимо ориентироваться на письмо ФНС от 27.10.2023 № ЗГ-3-26/13966. где указано как правильно фиксировать дату факта хозяйственной жизни.
Формирование даты подписания в ЭДО
Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни.
К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара.
Вопрос-ответ
Законом это напрямую не запрещено. Но важно учитывать возможные последствия. Например, если принимающая сторона уже отразила вычеты по НДС за какой-то предыдущий период в налоговой декларации, то принятие документов через ЭДО может повлечь налоговые риски в части признания необоснованным заявления налоговых вычетов. Кроме того, позднее получение первичных учетных документов осложняет отражение операций в бухгалтерском учете.
Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:
- аннулировать предыдущую версию документа и составить новую,
- составить исправление или корректировку документа.
Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо.
В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько:
- Документ был подписан сертификатом, у которого истек срок действия. Тогда клиенту понадобится выпустить новый сертификат.
- Не удалось построить цепочку сертификатов. Нужно обратиться в поддержку оператора.
- Сертификат подписанта не является квалифицированным. С 2014 года электронные документы должны подписываться только квалифицированными сертификатами электронной подписи. Необходимо подписать документ другим сертификатом или выпустить новый.
- Данные были искажены после момента подписания. Необходимо повторно подписать документ, если не получится, обратиться в поддержку.
Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО
Марки через Честный Знак не переданы клиенту?
Без ЭДО мы можем работать только с конечными потребителями?
Есть ли уже судебные практики или прецеденты, когда суд вставал на сторону поставщика из-за удержания товара месяц без оплаты?
При отправке документов по форматам приказов 820 и 736 через оператора ЭДО формируются технологические документы — подтверждения оператора с датами отправки и получения. Этого достаточно, чтобы считать документ отправленным.
Говоря об обязательствах, если вы имеете в виду выполнение условий договора, то оператор ЭДО не имеет отношения к содержанию сделок между контрагентами.
Текст указанного пункта:
Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий: (...)
2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.
Вывод автора явно не относится к норме закона.