Доверенность на подписание документов в ЭДО

С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний, которые работают с электронными документами, должны применять сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). В статье расскажем почему доверенность необходима и как она работает, а также разберемся в возможностях работы по старой схеме.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Машиночитаемые доверенности уже стали обязательными для части сотрудников. С 1 сентября 2023 года их должны использовать все работники, у которых нет действующего сертификата сотрудника. Такие сертификаты удостоверяющие центры выдавали до 31 августа 2023 года. Использовать их можно до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, что может наступить раньше. Все остальные обязаны работать с применением сертификата физлица и МЧД.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) используется в электронном документообороте, гарантируя безопасность данных. Ей подписывают цифровые текстовые документы, изображения, декларации.

Существует три вида ЭП: 

• Простая (ПЭП). Состоит из логина и пароля, подойдет для авторизации на сайте или обмена документами с физическими лицами. Например, простую электронную подпись используют для авторизации на сайте Госуслуги. 
• Неквалифицированная (НЭП). Хранится на носителе (обычно флешке), защищена дополнительными средствами шифрования. Раньше ее применяли в электронных торгах.
• Квалифицированная (КЭП). Может быть создана только аккредитованным удостоверяющим центром и позволяет подписывать любые документы. Оформляется с использованием специализированных технологий криптошифрования, исключая внесение каких-то изменений в информацию.

Чаще всего для работы в системах электронного документооборота необходимо оформить именно КЭП.

Начните обмениваться электронными документами

Поможем выпустить электронную доверенность на сотрудников для ЭДО

Подключиться

По закону РФ документы, подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные.

Доверенность на подписание документов по ЭДО 

Машиночитаемая доверенность похожа на бумажную, но оформляется в электронном виде по установленному формату. Благодаря этому информационные системы могут проверять данные из МЧД автоматически. Документ должен создаваться в формате XML и подписываться КЭП руководителя организации.

В документе указываются: 

• дата и срок действия доверенности;
• информация о компании и ее руководителе;
• сведения о представителе;
• полномочия представителя.

С марта 2022 года появилась возможность добровольно использовать машиночитаемые доверенности. С этого момента все компании уже могут работать по новой схеме: подписывать документы КЭП физлица и прикладывать МЧД.

Что изменится в 2024 году

1 сентября 2023 года вступили в силу поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Корректировки касаются всех сотрудников, кто использует электронную подпись. Каждый из них обязан использовать КЭП физлица и МЧД для подписания документов, если у него нет действующего сертификата сотрудника. С 1 сентября 2024 года на новую схему будут обязаны перейти все, кто сейчас еще работает с сертификатом сотрудника.

Для работы с МЧД госорганы также подготовили дополнительные инструменты. Среди них — классификатор полномочий. Это перечень, в котором каждое полномочие содержит уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Действие инструмента регулируется Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856.

В марте 2023 года ФНС опубликовала единый формат машиночитаемой доверенности (003). Он позволил юрлицам и ИП использовать одну МЧД для взаимодействия с госорганами и обмена электронными документами с контрагентами.

Переход на электронные доверенности может стать проще, если заранее разобраться во всех нюансах и подготовиться к новым правилам. В этом поможет понятная инструкция от экспертов сервиса Контур.Диадок. А за актуальной информацией по МЧД можно следить в телеграм-канале, где оперативно публикуются все важные новости.

Подключитесь к Диадоку и используйте все возможности электронного документооборота 

Отправить заявку