Доверенность на подписание документов в ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Доверенность на подписание документов в ЭДО

Электронная подпись оформляется на непосредственного руководителя организации. Однако редко кто из руководителей успевает подписать весь объем документов. Поэтому обязанности делегируются главному бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику.

Чтобы такой сотрудник имел законное право использовать подпись, понадобится оформить на него доверенность. Тогда он сможет полноправно подписывать документы. Разберем, как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) используется в электронном документообороте, гарантируя безопасность данных. Ей подписывают цифровые текстовые документы, изображения, декларации и т.д. 

Существует три вида ЭП: 

  • Простая (ПЭП). Состоит из логина и пароля, подойдет для авторизации на сайте или обмена документами с физическими лицами. Например, простую электронную подпись используют для авторизации на сайте Госуслуги. 
  • Неквалифицированная (НЭП). Хранится на носителе (обычно флешке), защищена дополнительными средствами шифрования. Раньше ее применяли в электронных торгах.
  • Квалифицированная (КЭП). Может быть создана только аккредитованным удостоверяющим центром и позволяет подписывать любые документы. Оформляется с использованием специализированных технологий криптошифрования, исключая внесение каких-то изменений в информацию.

Чаще всего для работы в системах электронного документооборота необходимо оформить именно КЭП.

diadoc

Подписывайте документы и обменивайтесь ими онлайн в Диадоке

По закону РФ, документы, подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и заверенные рукописно. 

Доверенность на подписание документов по ЭДО 

Чаще всего вопрос использования ЭП по доверенности касается КЭП, так как именно такой вариант подписи применяют в системах ЭДО. Также КЭП оформляется не только на организацию, а на конкретного человека — ее руководителя. 

Если руководитель хочет предоставить другому лицу возможность подписывать документы, понадобится оформить электронную подпись и доверенность на данного сотрудника. 

В будущем будет введен новый образец доверенности на право подписи в системе ЭДО, который называют машиночитаемой доверенностью (МЧД). Ее формат и порядок работы будет утвержден ФНС. Такая доверенность понадобится всем физлицам, которые подписывают документы от лица организации. 

Предполагается, что МЧД будут использовать по следующим правилам: 

  • Документ должен создаваться в формате XML с поддержкой формата XMLDSIG и подписываться КЭП. 
  • Дополнительный формат — PDF. Используется, если документ нужно подать в информационную систему, которая не может обработать другой формат. 
  • Доверенность, по которой физлицо будет подписывать документы от имени организации, должна быть подписана КЭП руководителя организации.  

В документе указываются: 

  • дата и срок действия доверенности; 
  • идентификатор полномочия из классификатора полномочий.

Подробные требования к МЧД указаны на федеральном портале проектов НПА. 

Что изменится в 2022 году

В январе 2022 года вступят в силу поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Корректировки коснутся всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в налоговой, сотрудники — в удостоверяющих центрах (УЦ) с новой аккредитацией.

Коротко о предстоящих изменениях:

  • С 1 января 2022 года сотрудники организаций будут применять одну именную подпись и для рабочих, и для личных документов. Она будет называться «электронная подпись физического лица».
  • Если на 1 января у сотрудника будет ЭП, полученная в УЦ с новой аккредитацией, он сможет продолжить пользоваться ей. 
  • Физлица будут использовать личную подпись для документов компании только вместе с электронной доверенностью. 
  • С 1 января 2022 года руководители должны будут использовать подпись, выданную в ФНС или в доверенных удостоверяющих центрах. 
  • Руководители будут получать одну подпись на юрлицо. 

Подробный список поправок пока в работе и предположительно появится в конце 2021 года.

diadoc

Подключитесь к Диадоку и используйте все возможности электронного документооборота 


Статьи по теме

Положение об электронном документообороте

Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте в 2022 году.

Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.