Приказ об электронном документообороте — Контур.Диадок — СКБ Контур

Приказ об электронном документообороте

Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.

У представителей организаций, которые пока не перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, как максимально быстро перевести компанию на ЭДО, регламентировать этот процесс и какими правовыми актами обеспечить. 

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов.

  1. Оценка текущей ситуации. Сначала понадобится определить, что изменить в привычном процессе работы с документами, чтобы перейти на ЭДО.
  2. Подготовка к переходу на ЭДО. В компании создают план по внедрению, расписывают ожидания и требования к системе. 
  3. Создание регламента работы с ЭДО. Здесь понадобится оформить внутренние документы для перехода: приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
  4. Инструктаж. Персонал компании необходимо подготовить к новому формату обмена документами. Можно разработать инструкции и сценарии работы, а также провести обучение сотрудников, вовлеченных в документооборот.  
  5. Внедрение ЭДО. После того как документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы. 

Разберем подробнее, какие внутренние документы следует подготовить:

  • приказ о внедрении системы электронного документооборота;
  • положение о переходе на электронный документооборот;
  • базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения.

Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.

Начните работать с электронными документами в Контур.Диадоке

Подключиться

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот. Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. 

Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию: 

  • дата перехода компании на ЭДО; 
  • нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т. д.;
  • список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
  • способ и длительность обучения представителей организации. 

Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию. 

Положение о переходе на электронный документооборот

Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы. 

Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация: 

  • дата начала действия положения;
  • информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
  • регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
  • ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т. д.

Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете. 

Работа с первичными документами

Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:

  • указать возможность работы с электронными документами;
  • зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
  • установить перечень электронных документов;
  • указать ответственных за подписание документов коллег.

Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ

Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота

После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.

Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами. 

Что еще нужно оформить для обмена документами по ЭДО между организациями

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия. 

Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.

Обменивайтесь документами онлайн с контрагентами в Контур.Диадоке

Подключиться


Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Специалисты, впервые подключающие организацию к ЭДО, задумываются о безопасности электронного документооборота. Это закономерно, так как защита документооборота от угроз — важный аспект работы в любой компании.

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.