Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.
Содержание
У представителей организаций, которые пока не перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, как максимально быстро перевести компанию на ЭДО, регламентировать этот процесс и какими правовыми актами обеспечить.
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов.
- Оценка текущей ситуации. Сначала понадобится определить, что изменить в привычном процессе работы с документами, чтобы перейти на ЭДО.
- Подготовка к переходу на ЭДО. В компании создают план по внедрению, расписывают ожидания и требования к системе.
- Создание регламента работы с ЭДО. Здесь понадобится оформить внутренние документы для перехода: приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
- Инструктаж. Персонал компании необходимо подготовить к новому формату обмена документами. Можно разработать инструкции и сценарии работы, а также провести обучение сотрудников, вовлеченных в документооборот.
- Внедрение ЭДО. После того как документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы.
Разберем подробнее, какие внутренние документы следует подготовить:
- приказ о внедрении системы электронного документооборота;
- положение о переходе на электронный документооборот;
- базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения.
Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.
Начните работать с электронными документами в Контур.Диадоке
Приказ о переходе на электронный документооборот
Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот. Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных.
Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию:
- дата перехода компании на ЭДО;
- нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т.д.;
- список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
- способ и длительность обучения представителей организации.
Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию.
Положение о переходе на электронный документооборот
Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы.
Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация:
- дата начала действия положения;
- информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
- регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
- ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т.д.
Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете.
Работа с первичными документами
Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:
- указать возможность работы с электронными документами;
- зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
- установить перечень электронных документов;
- указать ответственных за подписание документов коллег.
Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке
Вопрос-ответ
Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота
После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.
Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами.
Что еще нужно оформить для обмена документами по ЭДО между организациями
Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия.
Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.
Обменивайтесь документами онлайн с контрагентами в Контур.Диадоке