Электронный документооборот в медицине

Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Реклама 16+

Пока ЭДО ускоряет внутренние процессы, Сегмент+ помогает выстроить персонализированную коммуникацию с действующими пациентами.

Узнать подробнее

Организация электронного документооборота в здравоохранении требует значительных изменений в ежедневной работе медицинского и административного персонала. Понадобится не только перестроить процессы, но и оснастить все рабочие места компьютерами, специальным ПО, обучить сотрудников новому формату работы. 

ЭДО в медицине используют при записи пациента и ведении медкарточек, для основного делопроизводства, обмена документами со страховыми компаниями, страхователями (работодателями), клиниками-партнерами.

Упростите работу с документами

Отправляйте электронные документы контрагентам мгновенно через Диадок

Подключиться

Требования законодательства к ЭДО в медучреждениях

Организация электронного документооборота в медицине регламентируется Приказом Минздрава РФ «Об утверждении порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов». 

Данный документ вступил в силу 1 февраля 2021 года и закрепил правовой статус электронного документооборота в медицине. Это обеспечило возможность клиникам и другим организациям здравоохранения перейти на ЭДО.  

Тезисно разберем основные положения:

• Медицинская организация сама выбирает, перейти на ЭДО полностью или частично. То есть учреждения автономно регулируют длительность перехода на электронный документооборот и перечень документов, которые переведут в цифровой формат. 
• Порядок перехода на ЭДО указывается в акте, который создается от имени руководителя. 
• Клиенту медучреждения дают право выбора. Даже если клиника полностью перешла на ЭДО, она обязана предоставить пациенту бумажные документы, если тот подаст соответствующее заявление.
• Министерство здравоохранения России подготовило требования к формату электронного медицинского документа. Они размещены на портале Минздрава. 
• Первичные медицинские документы должны вестись в утвержденной форме, но допустимо менять формат, если это поможет корректному отображению на экране.
• Электронный медицинский документ подписывают только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Ее получают разными способами: 
  • как подпись физлица для доктора, тогда он сможет применять свою электронную подпись и для рабочих, и для личных целей;
  • как подпись сотрудника клиники — ее применяют исключительно в конкретной медицинской организации, так как сертификат содержит ИНН учреждения. 
• Некоторые документы (рецепты, справки, выписки, свидетельства) можно подписывать только УКЭП руководителя.

В приказе также прописаны требования к документам, которые передаются в Единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ).

Преимущества ЭДО в медучреждениях

Цель внедрения электронного документооборота в медицине — оптимизировать работу учреждения и снять нагрузку с врачей. Уменьшение количества рутинной бумажной работы поможет больше внимания уделить пациентам. 

Есть и другие преимущества:

• Врачи могут открывать доступ к документам коллегам из других клиник. Это даст возможность подключить второе мнение, быстро передать историю болезни смежному специалисту или устроить консилиум. 
• Для пациентов можно внедрить электронные карточки. Так клиенты клиники смогут самостоятельно просматривать назначения, результаты обследований и наблюдать динамику лечения благодаря истории с комментариями о приемах. Это повысит лояльность и позволит перенаправлять клиентов к другим специалистам внутри клиники.  
• Сотрудники медучреждения смогут подавать документы в надзорные органы онлайн.
• Благодаря электронной картотеке увеличится свободное место в архиве. 
• Переход на ЭДО позволит повысить производительность и эффективность работы организации. 

Таким образом, электронный документооборот в медицинской организации становится удобным способом оптимизации работы учреждения, дает врачам больше времени на пациентов, а клиентам клиник — больше доступа к информации о собственном здоровье.

Работа медицинской организации со страховыми компаниями в ЭДО

Работая по ДМС, клиники обмениваются документами со страховыми компаниями: договорами, допсоглашениями, прайс-листами, списками открепления и прикрепления, гарантийными письмами, счетами, актами, реестрами оказанных услуг. Такое взаимодействие можно перевести в систему ЭДО. 

Работа клиники со страховыми компаниями через оператора ЭДО позволит оптимизировать многие процессы:

• ускорит обмен документами между страховой и медучреждением, соответственно, клиника будет быстрее получать оплату за услуги;
• сократит расходы на хранение информации;
• документы будут сразу поступать в информационную систему клиники, если туда интегрирована система ЭДО;
• клиника и страховая смогут работать с собственным форматом электронных документов. 

Электронный документооборот обеспечивает прозрачное взаимодействие между клиникой и страховой компанией и улучшает контроль процессов с обеих сторон. 

Кроме того, работа через сервис ЭДО помогает соблюдать требования законодательства, так как он передает и хранит информацию в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных». Обмениваться документами с медицинскими персональными данными можно только через систему, которая прошла аттестацию.

Вопрос-ответ

В статье подробно разобрали, как организовать электронный документооборот в поликлинике и любой другой медицинской организации. Хотите узнать о возможностях ЭДО с любыми контрагентами? Оставьте заявку, наш менеджер расскажет больше о сервисах ЭДО и поможет подобрать решение.

Оставьте заявку