Снижение расходов на печать и бумагу — Контур.Диадок — СКБ Контур

Снижение расходов на печать и бумагу

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Компании крупного бизнеса, годовой объем документооборота у которых более 200 тысяч пакетов документов, экономят около 250 пачек бумаги в год, перейдя на ЭДО. Это примерно 100 тысяч рублей без учета расходов на принтеры, чернила, канцелярию, файлы. 

Организациис небольшим объемом документооборота — около 2 000 пакетов документов в год — начинают закупать бумагу в два раза реже и тратят меньше трех пачек бумаги в год. 

Расходы на бумагу в офисе — это далеко не все. Часть средств в компаниях уходит на принтеры, их обслуживание, чернила и картриджи, а также расходные материалы: ручки, конверты, папки, файлы. В комплексе получаются значительные суммы. 

Уменьшение потребления бумаги — задача, выгодная не только с экономической точки зрения. Это переход на экологичный режим работы, за которым будущее всего мира. Многие компании выступают за осознанное потребление ресурсов, в частности, бумаги. Концепция устойчивого развития, популярная на западе, начинает распространяться и в России. Ее суть в том, что бизнес стремится к экономическому росту, который не наносит вреда окружающей среде и способствует решению социальных проблем, находя баланс между всеми сторонами.

Переход на ЭДО позволяет оптимизировать расходы на печать, обезопасить документы от утери, ускорить процесс обмена с контрагентами. Исчезнет необходимость печатать документы заново в случае правок — все корректировки можно внести онлайн. Благодаря переходу на электронные документы вы сэкономите на услугах курьерской доставки и сократите затраты на содержание архива.

Внесите вклад в уменьшение потребления бумаги и оптимизируйте ваши расходы с помощью Контур.Диадока

Подключиться

Оптимизация расходов

Любой бизнес нуждается в оптимизации трат, в том числе и на документооборот. Снижение расходов на печать — один из важных шагов в экономии. Рассмотрим подробнее, какую выгоду получают компании, перешедшие на ЭДО.

Показатели Бумажный документооборот ЭДО
Себестоимость печати Бумажный документ на одну страницу — примерно 1,5 ₽ Бесплатно
Отправка Почтой — 40–60 ₽

Курьером — стоимость зависит от расстояния. В среднем от 450–500 до 4 000 ₽
В Диадоке входящие бесплатны.

Исходящие — от 4 до 7,6 ₽ в зависимости от выбранного тарифа. Географическое положение контрагента на стоимость не влияет
Архив Аренда помещений под архив (стоимость варьируется) Контур хранит документы бесплатно и бессрочно

Таким образом, если использовать систему электронного документооборота, расходы будут распространяться только на исходящие документы. Примерные расчеты говорят, что при обороте 1 000 документов в год вы сэкономите более 40 000 рублей.

Экономьте с Диадоком на бумаге, печати и хранении документов

Подключиться

Увеличение прибыли

Выше мы расписали, сколько в среднем можно сэкономить при переходе на электронный документооборот. Теперь разберем возможные цифры на конкретных примерах:

  1. Компания BMW смогла снизить стоимость отправки документов с 580 до 7 рублей. В среднем нагрузка на каждого из сотрудников при работе с документами снизилась с 25 до 1 % рабочего времени. Подробная информация указана в кейсе
  2. Завод по производству автомобилей ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» снизил стоимость документов с 67 до 7 рублей. Подробности
  3. Поставщик электроэнергии «Екатеринбургэнергосбыт» подключился к Контуру, после чего затраты на бумажный документооборот снизились на 50 %. Узнайте о других показателях экономии в отзыве клиента

Переход на электронный документооборот ведет не только к снижению затрат на печать, бумагу и расходники, но и к увеличению производительности сотрудников, ведь работа в режиме онлайн проще. Можно настроить шаблоны оформления основных документов, нет необходимости тратить время на печать, проставление подписей вручную, упаковку в конверты, передачу пакетов курьеру, сортировку входящей корреспонденции, сканирование и передачу в архив.   

Опосредованно это приведет к увеличению прибыли, так как освободит часть ресурсов, как материальных, так и временных, под задачи развития компании. 

Переход на ЭДО — не только способ экономии бумаги в офисе, но и оптимизация бизнес-процессов. У руководителей появляется инструмент для онлайн-контроля документооборота, сотрудники меньше загружены рутиной. В результате работа ускоряется, а подготовка к отчетному периоду или сбор документов по запросу налоговой не парализуют бухгалтерию.

Сократите денежные и временные затраты на документооборот с помощью сервиса ЭДО Контур.Диадок

Подключиться


Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Специалисты, впервые подключающие организацию к ЭДО, задумываются о безопасности электронного документооборота. Это закономерно, так как защита документооборота от угроз — важный аспект работы в любой компании.

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.