Снижение расходов на печать и бумагу — Контур.Диадок — СКБ Контур

Снижение расходов на печать и бумагу

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Компании крупного бизнеса, годовой объем документооборота у которых более 200 тысяч пакетов документов, экономят около 250 пачек бумаги в год, перейдя на ЭДО. Это примерно 100 тысяч рублей без учета расходов на принтеры, чернила, канцелярию, файлы. 

Организациис небольшим объемом документооборота — около 2 000 пакетов документов в год — начинают закупать бумагу в два раза реже и тратят меньше трех пачек бумаги в год. 

Расходы на бумагу в офисе — это далеко не все. Часть средств в компаниях уходит на принтеры, их обслуживание, чернила и картриджи, а также расходные материалы: ручки, конверты, папки, файлы. В комплексе получаются значительные суммы. 

Уменьшение потребления бумаги — задача, выгодная не только с экономической точки зрения. Это переход на экологичный режим работы, за которым будущее всего мира. Многие компании выступают за осознанное потребление ресурсов, в частности, бумаги. Концепция устойчивого развития, популярная на западе, начинает распространяться и в России. Ее суть в том, что бизнес стремится к экономическому росту, который не наносит вреда окружающей среде и способствует решению социальных проблем, находя баланс между всеми сторонами.

Переход на ЭДО позволяет оптимизировать расходы на печать, обезопасить документы от утери, ускорить процесс обмена с контрагентами. Исчезнет необходимость печатать документы заново в случае правок — все корректировки можно внести онлайн. Благодаря переходу на электронные документы вы сэкономите на услугах курьерской доставки и сократите затраты на содержание архива.

diadoc

Внесите вклад в уменьшение потребления бумаги и оптимизируйте ваши расходы с помощью Контур.Диадока

Оптимизация расходов

Любой бизнес нуждается в оптимизации трат, в том числе и на документооборот. Снижение расходов на печать — один из важных шагов в экономии. Рассмотрим подробнее, какую выгоду получают компании, перешедшие на ЭДО.

Показатели Бумажный документооборот ЭДО
Себестоимость печати Бумажный документ на одну страницу — примерно 1,5 ₽ Бесплатно
Отправка Почтой — 40–60 ₽

Курьером — стоимость зависит от расстояния. В среднем от 450–500 до 4 000 ₽
В Диадоке входящие бесплатны.

Исходящие — от 4 до 7,6 ₽ в зависимости от выбранного тарифа. Географическое положение контрагента на стоимость не влияет
Архив Аренда помещений под архив (стоимость варьируется) Контур хранит документы бесплатно

Таким образом, если использовать систему электронного документооборота, расходы будут распространяться только на исходящие документы. Примерные расчеты говорят, что при обороте 1 000 документов в год вы сэкономите более 40 000 рублей.

diadoc

Экономьте с Диадоком на бумаге, печати и хранении документов

Увеличение прибыли

Выше мы расписали, сколько в среднем можно сэкономить при переходе на электронный документооборот. Теперь разберем возможные цифры на конкретных примерах:

  1. Компания BMW смогла снизить стоимость отправки документов с 580 до 7 рублей. В среднем нагрузка на каждого из сотрудников при работе с документами снизилась с 25 до 1 % рабочего времени. Подробная информация указана в кейсе
  2. Завод по производству автомобилей ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» снизил стоимость документов с 67 до 7 рублей. Подробности
  3. Поставщик электроэнергии «Екатеринбургэнергосбыт» подключился к Контуру, после чего затраты на бумажный документооборот снизились на 50 %. Узнайте о других показателях экономии в отзыве клиента

Переход на электронный документооборот ведет не только к снижению затрат на печать, бумагу и расходники, но и к увеличению производительности сотрудников, ведь работа в режиме онлайн проще. Можно настроить шаблоны оформления основных документов, нет необходимости тратить время на печать, проставление подписей вручную, упаковку в конверты, передачу пакетов курьеру, сортировку входящей корреспонденции, сканирование и передачу в архив.   

Опосредованно это приведет к увеличению прибыли, так как освободит часть ресурсов, как материальных, так и временных, под задачи развития компании. 

Переход на ЭДО — не только способ экономии бумаги в офисе, но и оптимизация бизнес-процессов. У руководителей появляется инструмент для онлайн-контроля документооборота, сотрудники меньше загружены рутиной. В результате работа ускоряется, а подготовка к отчетному периоду или сбор документов по запросу налоговой не парализуют бухгалтерию.

diadoc

Сократите денежные и временные затраты на документооборот с помощью сервиса ЭДО Контур.Диадок


Статьи по теме

Положение об электронном документообороте

Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте в 2022 году.

Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.