Хранение электронных документов

Значительной разницы в принципах хранения электронных и бумажных документов на уровне законодательства нет. Организуя систему хранения электронных документов, представители компаний опираются на следующие правовые акты:

• статья 21.1 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ,
• статья 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
• статья 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
• приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526,
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

В перечисленных приказах и федеральных законах указана информация о том, как хранить документы. Нормы относятся в том числе и к электронным документам.  Подробнее разберем в следующем блоке. 

Оптимизируйте документооборот, храните электронные документы в Диадоке

Попробовать

Организация хранения электронных документов

В 2015 году вышел приказ № 526 Минкультуры РФ, где указаны общие принципы хранения электронных документов. На него опираются юрлица, когда создают систему хранения документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Однако приказ не учитывает применение современных систем документооборота и то, что многие юрлица перешли на ЭДО. Поэтому принципы хранения электронных документов, описанные в приказе, расценивают как требования, которые организации адаптируют под свои условия. 

Согласно приказу, хранение электронных документов в организации реализуют в следующем порядке: 

• Архив электронных документов сохраняют на физических накопителях в двух экземплярах. Например, два флеш-накопителя или CD-диска с одинаковым содержанием. 
• Не реже чем раз в пять лет проверяют носители и содержимое. В случае повреждения переписывают файлы в идентичном виде на новый носитель. Рекомендуемый тип сохранения: PDF/A — стандарт ISO 19005-1:2005, базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.  
• Систему хранения электронных документов организуют таким образом, чтобы исключить возможность повреждения, кражи или утраты данных. 
• По запросу выдается копия в цифровом или физическом формате. При необходимости копию заверяют с помощью КЭП или в условленном для бумажного документа виде. 
• Когда у электронного документа истек срок хранения, допускается уничтожение физического носителя. После формируется акт с пометкой о совершенном действии. 

Следовательно, ответить на вопрос «Как хранить электронные документы?» можно так: «Обеспечить надежное хранилище, создавать не менее двух идентичных экземпляров, регулярно проводить проверку сохранности». Принципы хранения заложены в соответствии с приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Создайте структурированный электронный архив в Диадоке

Подключиться

Принципы хранения электронных документов

Важно понимать разницу между электронным документом, который юридически равен бумажному, и его электронной копией. 

В первом случае документ подписывают КЭП, тогда он юридически равен бумажной версии. Сканированные документы представляют собой копию, соответственно, архив со сканами не будет юридически значимым хранилищем. При проверке компании налоговой, судом или другими ведомствами понадобится предоставить оригинал документа (не копию). Если оригинала не будет, организацию могут оштрафовать.

Отвечают за корректное хранение электронных документов в архиве:

• за физический архив — ответственный сотрудник или глава компании; 
• за электронный — глава IT-службы.

Храните оригиналы документов в электронном виде в Диадоке

Подключиться

Сроки хранения электронных документов

Регламент хранения документов в электронном виде определяет периоды хранения документов. Расчет начинается с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретным документам закончилось делопроизводство (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ).

Юридические лица и ИП обязаны обеспечивать сохранность электронных документов в аналогичном порядке и в те же сроки, что и для бумажных аналогов:

• счета-фактуры — пять лет,
• первичные документы — пять лет,
• регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) — пять лет,
• годовая финансовая отчетность — 10 лет,
• квартальная финансовая отчетность — пять лет,
• учетная политика — пять лет,
• реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет,
• передаточные акты, пояснительные записки — постоянно.

Документы, связанные с сертификатом ключа электронной подписи, хранятся в течение пяти лет. К ним относятся сертификаты проверки, договор с УЦ (удостоверяющим центром), сведения о ключе.

Хранить документы в облаке надежнее, чем на бумаге

Подключиться

Долгосрочное хранение электронных документов в Диадоке

Важно сделать электронный архив доступным, так как для избежания штрафных санкций необходимо представлять архивные документы в государственные службы по запросу.

В системе ЭДО Диадок это сделать легко, так как там предусмотрены:

• защита от порчи и потери с помощью троекратного копирования;
• хранение копий на нескольких серверах;
• ограниченный доступ к серверам;
• обеспечение сохранности документов на протяжении всего срока действия договора и не менее пяти лет после его расторжения.

Пользователь получит доступ к нужному документу, используя фильтр для поиска в сервисе. С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете создать локальный архив электронных документов и настроить в нем нужную структуру папок. В таком случае система будет автоматически выгружать файлы в локальный архив.

Храните юридически значимые документы в электронном архиве в Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ

Какие еще требования к электронным документам?

Документ, хранящийся в электронном виде, должен быть читаемым, свободно конвертироваться в другие форматы. 

Как обеспечить защиту во время хранения электронных документов?

Создать хранилище в облаке на защищенных серверах, допускать к ним ограниченное число сотрудников, регулярно делать резервные копии. 

Какие способы хранения электронных документов выбрать?

Компания выбирает способ по усмотрению: флеш-накопители, съемные диски, CD-диски, серверы, которые предоставляет сервис ЭДО. Для надежности допустимо использовать несколько вариантов хранения.