Хранение электронных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Хранение электронных документов

Хранение документов в электронном виде — удобная альтернатива бумажному документообороту, так как позволяет сократить затраты на содержание архива, оптимизировать работу, исключить потерю информации. Разберем подробнее правила хранения электронных документов для организаций. 

Значительной разницы в принципах хранения электронных и бумажных документов на уровне законодательства нет. Организуя систему хранения электронных документов, представители компаний опираются на следующие правовые акты:

  • статья 21.1 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ,
  • статья 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
  • статья 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526,
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

В перечисленных приказах и федеральных законах указана информация о том, как хранить документы. Нормы относятся в том числе и к электронным документам.  Подробнее разберем в следующем блоке. 

Оптимизируйте документооборот, храните электронные документы в Диадоке

Попробовать

Организация хранения электронных документов

В 2015 году вышел приказ № 526 Минкультуры РФ, где указаны общие принципы хранения электронных документов. На него опираются юрлица, когда создают систему хранения документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Однако приказ не учитывает применение современных систем документооборота и то, что многие юрлица перешли на ЭДО. Поэтому принципы хранения электронных документов, описанные в приказе, расценивают как требования, которые организации адаптируют под свои условия. 

Согласно приказу, хранение электронных документов в организации реализуют в следующем порядке: 

  • Архив электронных документов сохраняют на физических накопителях в двух экземплярах. Например, два флеш-накопителя или CD-диска с одинаковым содержанием. 
  • Не реже чем раз в пять лет проверяют носители и содержимое. В случае повреждения переписывают файлы в идентичном виде на новый носитель. Рекомендуемый тип сохранения: PDF/A — стандарт ISO 19005-1:2005, базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.  
  • Систему хранения электронных документов организуют таким образом, чтобы исключить возможность повреждения, кражи или утраты данных. 
  • По запросу выдается копия в цифровом или физическом формате. При необходимости копию заверяют с помощью КЭП или в условленном для бумажного документа виде. 
  • Когда у электронного документа истек срок хранения, допускается уничтожение физического носителя. После формируется акт с пометкой о совершенном действии. 

Следовательно, ответить на вопрос «Как хранить электронные документы?» можно так: «Обеспечить надежное хранилище, создавать не менее двух идентичных экземпляров, регулярно проводить проверку сохранности». Принципы хранения заложены в соответствии с приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Создайте электронный архив с неограниченным сроком хранения в Диадоке

Подключиться

Принципы хранения электронных документов

Важно понимать разницу между электронным документом, который юридически равен бумажному, и его электронной копией. 

В первом случае документ подписывают КЭП, тогда он юридически равен бумажной версии. Сканированные документы представляют собой копию, соответственно, архив со сканами не будет юридически значимым хранилищем. При проверке компании налоговой, судом или другими ведомствами понадобится предоставить оригинал документа (не копию). Если оригинала не будет, организацию могут оштрафовать.

Отвечают за корректное хранение электронных документов в архиве:

  • за физический архив — ответственный сотрудник или глава компании; 
  • за электронный — глава IT-службы.

Храните оригиналы документов в электронном виде в Диадоке

Подключиться

Сроки хранения электронных документов

Регламент хранения документов в электронном виде определяет периоды хранения документов. Расчет начинается с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретным документам закончилось делопроизводство (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ).

Юридические лица и ИП обязаны обеспечивать сохранность электронных документов в аналогичном порядке и в те же сроки, что и для бумажных аналогов:

  • счета-фактуры — пять лет,
  • первичные документы — пять лет,
  • регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) — пять лет,
  • годовая финансовая отчетность — 10 лет,
  • квартальная финансовая отчетность — пять лет,
  • учетная политика — пять лет,
  • реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет,
  • передаточные акты, пояснительные записки — постоянно.

Документы, связанные с сертификатом ключа электронной подписи, хранятся в течение пяти лет. К ним относятся сертификаты проверки, договор с УЦ (удостоверяющим центром), сведения о ключе.

Создайте бессрочный облачный архив электронных документов в Диадоке

Подключиться

Долгосрочное хранение электронных документов в Диадоке

Важно сделать электронный архив доступным, так как для избежания штрафных санкций необходимо представлять архивные документы в государственные службы по запросу.

В системе ЭДО Диадок это сделать легко, так как там предусмотрено:

  • бессрочное хранение;
  • защита от порчи и потери с помощью троекратного копирования;
  • хранение копий на нескольких серверах;
  • ограниченный доступ к серверам.

Пользователь получит доступ к нужному документу, используя фильтр для поиска в сервисе. С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете создать локальный архив электронных документов и настроить в нем нужную структуру папок. В таком случае система будет автоматически выгружать файлы в локальный архив.

Храните юридически значимые документы в электронном архиве в Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ

Какие еще требования к электронным документам?

Документ, хранящийся в электронном виде, должен быть читаемым, свободно конвертироваться в другие форматы. 

Как обеспечить защиту во время хранения электронных документов?

Создать хранилище в облаке на защищенных серверах, допускать к ним ограниченное число сотрудников, регулярно делать резервные копии. 

Какие способы хранения электронных документов выбрать?

Компания выбирает способ по усмотрению: флеш-накопители, съемные диски, CD-диски, серверы, которые предоставляет сервис ЭДО. Для надежности допустимо использовать несколько вариантов хранения.


Обновления законодательства в 2022 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).

Легкая промышленность, шины, табак, фотоаппараты и другие типы продукции обязательно маркируют, то есть отмечают каждый товар специальным цифровым кодом. Это способ борьбы с контрафактом и мониторинг оборота товара со стороны государства. Передавать данные о продукции в систему маркировки участникам оборота помогает ЭДО. С 2022 года он станет обязательным, подробнее рассказываем в статье.

Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.

Для обмена документами между пользователями разных систем электронного документооборота (ЭДО) существует роуминг. Каждый из контрагентов работает в своем сервисе — компании достаточно подключить только одну систему ЭДО. Рассказываем, как настроить роуминг, если ваш контрагент подключен к сервису 1С-ЭДО.

Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.