Хранение документов в организации

Хранение документов в электронном виде — современный и удобный способ работы с данными: снижаются расходы на содержание или аренду архива, информация защищена от повреждения и потери, любой файл легко найти с помощью поиска. Расскажем о том, как компания может хранить документы в электронном виде. 

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Переходите на ЭДО

Храните файлы в надежном облачном архиве Диадока

Подключиться

Организация хранения электронных документов

Часть компаний продолжает содержать физический архив, так как не знает, как перевести его в электронный вид законно. Нормативный акт, в котором указано, как хранить цифровые архивные документы, — приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Именно на него опираются организации, когда принимают решение создать цифровое хранилище.

Приказ вышел недавно, поэтому коротко разберем, что изменилось в требованиях. В нормативный акт добавили два раздела, которые касаются хранения электронных документов: п.10 «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов» и п.11 «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив».

Основное изменение, касающееся электронных документов — возможность держать их не только на отдельных носителях, но и в специальных информационных системах хранения электронных документов (СХЭД). Кроме того, компания может передать обязанности по хранению архива организации, у которой подобная деятельность указана в уставе.

Для удобства хранения электронных документов компании могут подключать сервисы электронного документооборота (ЭДО). Основная услуга таких сервисов — обмен документами с контрагентами. Но часто системы ЭДО, например Диадок, предлагают дополнительную функциональность облачного хранилища, что гораздо надежнее и удобнее по сравнению со съемными накопителями.

Важно понимать, что хранение архивных документов — ответственность компании, а не оператора электронного документооборота. Однако подключение к сервису ЭДО может упростить организацию электронного архива. Рассмотрим на примере Диадока.

Диадок обеспечивает сохранность документов компании в течение всего срока действия договора и не менее 5 лет после его прекращения при условии, что представитель компании не подал заявление на удаление. В облачном архиве нет ограничения по объему в отличие от съемных носителей, поэтому можно не торопиться удалять файлы

Диадок обеспечивает конфиденциальность и сохранность персональных данных компании и представленных документов. Все данные передаются по зашифрованным каналам, сервис делает резервные копии документов, которые хранятся на закрытых серверах.

Проверить содержимое архива можно в любой момент — файлы легко найти через поиск. Операторы ЭДО, например СКБ Контур, используют отказоустойчивую систему хранения, которая обеспечивает троекратное копирование и не позволяет удалить или изменить однажды записанные сведения.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Принципы хранения электронных документов

Перечислим виды документов, которые должны храниться в архиве. Сюда относят документы, связанные с делопроизводством, учетной политикой, внешним и внутренним документооборотом: счета-фактуры, первичка, финансовая отчетность, договоры. Срок хранения документации на предприятии не меняется в зависимости от типа архива — правила едины как электронного, так и для физического хранилища.

За учет и хранение бумажных и электронных документов в организации отвечают разные сотрудники. Например, физическим архивом может заведовать назначенный сотрудник, а электронным — глава IT-отдела.

В электронном архиве нужно хранить документы, обладающие юридической силой. Такими документы становятся после того, как они были подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая равнозначна собственноручной. Если просто отсканировать бумажный документ, это будет копия. В сервисе ЭДО, например в Диадоке, документы подписываются с помощью КЭП. Это гарантирует неизменность документа после подписания.

Таким образом, хранить в цифровом архиве нужно электронные документы, которые оформлены и подписаны в соответствии с нормами законодательства. В ином случае при проверке контролирующими органами могут возникнуть сложности. Также вместе с электронными документами хранятся квитанции оператора: подтверждение об отправке, и о получении, извещение о получении. Все вместе — это технологические документы. Правильно организовать место для хранения документов, то есть архив — важная задача, которая находится в зоне ответственности компании.

Используйте защищенный облачный архив — храните документы в Диадоке

Подключиться

Сроки хранения электронных документов

Электронные документы необходимо хранить столько же, сколько и бумажные. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 указывает, какие документы хранятся в организации постоянно, какие — временно. Это может быть год, три, пять, десять лет и более. Перечень документов, подлежащих архивному хранению, определяют государственные нормативные акты:

• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Отсчитывать срок хранения документов в архиве организации нужно с 1 января года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ).

Окончанием делопроизводства считается год, в течение которого компания в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и для составления любой отчетности. Начало срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончен документооборот. Например, счет-фактура выставлена, записана в книгу продаж и по ней уплатили налог в 1 квартале 2023, срок хранения будет с 01 января 2024 по 31 декабря 2028.

За нарушение правил хранения документов предусмотрены штрафы:

• Нет бухгалтерских бумаг — штраф 3–5 тыс. рублей для ИП, 5–10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП).
• Организация не предоставила налоговую отчетность по требованию ФНС — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
• Компания не предоставила информацию в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и компаний (п. 2 ст. 126 НК РФ).
• Предприятие не предоставило или предоставило с опозданием сведения о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей за первое нарушение и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ).
• Организация нарушила правила хранения документов по сотрудникам — 1–5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Долгосрочное хранение электронных документов в Диадоке

Одно из главных требований к организации архивного хранения электронных документов — доступность. Ответственный сотрудник компании должен легко получить нужный файл и отправить его в качестве отчетного по запросу ФНС или других служб. Диадок отлично справляется с этой задачей, так как сервис предусматривает простой доступ к файлам, а также их защиту.

Так, Диадок создает три резервные копии данных, которые хранятся на защищенных серверах, что исключает потерю или повреждение. Любой из файлов легко найти с помощью настроенных фильтров: по названию, дате, контрагенту, ключевым словам.

Как работает расширенный поиск Контур.Диадока, эксперты сервиса показали на конференции DiadocDay:

Даже если компания прекратила работать с сервисом, информация не удаляется — сведения хранятся не менее пяти лет после прекращения действия лицензионного договора при условии, что от их владельцев не поступило заявлений на удаление.

Серверы Диадока находятся в нескольких дата-центрах, у них отказоустойчивое электроснабжение, благоприятный климатический режим, доступ к магистральным каналам связи. Все это обеспечивает комплексную безопасность.

Также Диадок позволяет сделать локальный архив с ограниченным доступом для конкретных сотрудников, чтобы разделить информацию по типам или отделам, настроить структуру папок. Тогда сервис будет автоматически выгружать файлы в локальное хранилище.

Таким образом, порядок хранения электронных архивных документов в организации определяется приказом Росархива от 31.07.2023 №77 и реализуется компанией с помощью доступных инструментов, в том числе сервисов ЭДО.

Расскажем, как организовать хранение документов в Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ