Машиночитаемые доверенности

Обновления законодательства в 2024 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Начните работать по новым правилам

Выпустите МЧД и подписывайте документы подписью физлица в Диадоке

Подключиться

Что такое МЧД

Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вступили в силу в 2023 году. Суть изменений в том, что вместо сертификатов ЭП сотрудников, в которых указывались данные сотрудника и организации, будут использоваться сертификаты ЭП физлица. В них содержатся только личные данные сотрудника, без привязки к компании. Чтобы такая подпись имела юридическую силу, она должна использоваться вместе с электронной доверенностью.

При этом работники, у которых есть действующий сертификат сотрудника, могут продолжать применять его до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, что может наступить раньше. Получить такой сертификат уже не получится — удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать их с 1 сентября 2023 года. Это значит, что все, кто был нанят в компанию после 1 сентября, обязаны применять новую схему подписания документов — сертификат физлица и машиночитаемую доверенность.

Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность от имени руководителя организации, которая передает сотруднику определенные полномочия на совершение действий. Каждая МЧД составляется по утвержденному формату, поэтому информационная система может автоматически проверять данные в доверенности. Именно этим электронная доверенность отличается от бумажной. В остальном их назначение одинаково — уполномочить сотрудника на выполнение определенных действий.

Полномочия по ведению документооборота обычно передают бухгалтеру, секретарю или менеджеру — человеку, которому чаще всего необходимо ставить подписи от лица организации.

Требования к МЧД

В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, создавать доверенность необходимо в электронном виде в формате xml. А подписывать МЧД необходимо квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП.

Тот же приказ Минцифры описывает информацию, которую необходимо указать в документе:

• наименование и номер;
• сведения о доверителе для физлица или ИП;
• сведения о доверителе для российского и иностранного юрлица;
• сведения о представителе;
• дату совершения и срок действия;
• перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
• идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• возможность передоверия.

Передоверие в работе с МЧД

В машиночитаемую доверенность, которую руководитель выпускает на сотрудника, можно включить полномочие на передоверие. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Тогда у доверенного лица появится возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации. Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов оформляется на главного бухгалтера компании, а он передает свои полномочия заместителю. При подписании документов на основании такой МЧД обязательно прикладывать всю цепочку доверенностей, выданных в порядке передоверия (до корневой) или данные о ней, чтобы можно было отследить весь путь наделения лица полномочиями.

Большинство доверенностей, выданных в порядке передоверия нужно заверять у нотариуса. Исключения — доверенности, выданные руководителем юрлица, потому что он действует от организации напрямую, не по доверенности. Под исключение попадают и руководители филиалов и представительств юрлиц, хоть они и действуют по доверенности. Это закреплено в ст.187 ГК РФ. Остальные доверенности должны быть нотариально заверены. То есть, например, доверенность с правом передоверия, которую руководитель выдает главному бухгалтеру, заверять не нужно. А вот МЧД, которую главный бухгалтер на основании своей доверенности выдает бухгалтеру по зарплате, необходимо заверить.

Если не указывать срок действия МЧД с передоверием, то согласно ст.186 ГК РФ, она будет действовать на протяжении года. При этом дата совершения (создания) доверенности должна быть указана в обязательном порядке. Но есть важный нюанс — доверенность, выданная в порядке передоверия, теряет свою силу вместе с корневой доверенностью. То есть она не может быть выдана на срок больший, чем основная доверенность.

Классификатор полномочий

Минцифры формирует классификатор полномочий, которые будут указываться в МЧД и закреплять права доверенных лиц. С помощью классификатора информационная система головного УЦ сможет обрабатывать и определять полномочия в автоматическом режиме. Уже выпущен Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856, который будет регулировать действие классификатора.

Порядок работы с ЭП

Дополнения и корректировки в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ вносят изменения в привычный порядок обработки документов. Меняются не только требования к сертификату электронной подписи сотрудников, но и руководителей.

КЭП руководителей

С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и ИП могут обращаться за получением КЭП только в удостоверяющий центр ФНС или к ее доверенным лицам. Руководители кредитных организаций и государственных органов получают сертификаты ЭП в УЦ Центробанка и Казначейства, соответственно.

Доверенное лицо не сможет забрать сертификат электронной подписи за своего руководителя. Необходимо прийти самостоятельно, чтобы подтвердить свою личность, и принести с собой токен. Это физическое устройство, похожее на флешку, на которое записывают сертификат ЭП. Токен можно купить в удостоверяющем центре или специализированном магазине. 

Ключ сертификата электронной подписи невозможно скопировать с одного токена на другой или в реестр. Один сертификат используют только на одном компьютере.

Чтобы не посещать ФНС, руководитель может обратиться к доверенному лицу ФНС — АО «Аналитический центр». Сделать это можно в офисах УЦ Контура. Подробная инструкция о получение сертификата доступна по ссылке.

Получите КЭП руководителя в ФНС и работайте с электронными документами в Диадоке

Подключиться

КЭП сотрудников

Поправки в Федеральном законе № 63-ФЗ изменили привычный порядок. До 1 сентября 2024 года работники могут использовать сертификаты электронных подписей сотрудников юрлица. После окончания переходного периода сотрудники должны работать с сертификатами ЭП физлица, в которых указаны только их данные и нет реквизитов организации. При этом работники, у которых нет сертификата сотрудника, должны применять сертификат физлица и МЧД с 1 сентября 2023 года.

Выдачей занимается любой аккредитованный УЦ, для бюджетных организаций — УЦ Федерального казначейства. Сертификат электронной подписи физлица является персональным. Это значит, что работник может использовать его не только в рабочих, но и личных целях. Но подписывать документы в организации им не получится — такую подпись не примут ФНС, ФСС и другие органы. Дополнительно придется выпустить машиночитаемую доверенность, подписанную руководителем. При обработке электронного документа в компании работник будет прикладывать к нему сертификат ЭП и МЧД.

Как выпустить МЧД

Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника, руководитель может воспользоваться:

1. Сервисом Контур.Доверенность. Достаточно следовать инструкции.

2. Сайтом реестра машиночитаемых доверенностей ФНС. Процесс выпуска доверенности на сайте интуитивно понятен.

3. Требованиями к форме доверенностей, опубликованными в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. На них можно опираться, чтобы создать МЧД в собственной информационной системе.

4. Действующими форматами МЧД. В марте 2023 года был опубликован единый формат (МЧД 003), который позволяет работать с документами и для B2B-, и для B2G-обмена. Им уже можно пользоваться, при этом предыдущий формат доверенности от ФНС (МЧД 002) также актуален.

Специалисты Контур.Диадока помогут подготовиться ко всем изменениям в обработке электронных документов

Оставить заявку

Вопрос-ответ