Машиночитаемые доверенности — Контур.Диадок — СКБ Контур

Машиночитаемые доверенности

Обновления законодательства в 2022 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).

Подписание электронных документов в Контур.Диадоке отвечает всем требованиям законодательства

Оставить заявку

Что такое МЧД

Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вступают в силу в 2022 году. Суть изменений в том, что сотрудники компании будут использовать сертификаты ЭП физлица, в которых указаны только их личные данные. Документы должен подписывать руководитель или его уполномоченное лицо. Чтобы подтвердить полномочия и сохранить юридическую значимость документа, компании будут применять машиночитаемую доверенность.

Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность руководителя организации, которая передает полномочия сотруднику при подписании документов. Таким работником в компании может быть бухгалтер, секретарь или менеджер по закупкам — человек, которому чаще всего необходимо ставить подписи от лица организации. Доверенность не нужно заверять у нотариуса. Достаточно, чтобы руководитель подписал ее своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Требования к МЧД

В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, создавать доверенность необходимо в электронном виде в формате xml. Тот же приказ Минцифры описывает информацию, которую необходимо указать в документе:

  • наименование и номер;
  • сведения о доверителе для физлица или ИП;
  • сведения о доверителе для российского и иностранного юрлица;
  • сведения о представителе;
  • дату совершения и срок действия;
  • перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
  • идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
  • усиленную квалифицированную электронную подпись;
  • возможность передоверия.

Порядок работы с ЭП

Дополнения и корректировки в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ вносят изменения в привычный порядок обработки документов. Меняются не только требования к сертификату электронной подписи сотрудников, но и руководителей.

КЭП руководителей

С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и ИП должны обращаться за КЭП в удостоверяющий центр ФНС или к ее доверенным лицам. Руководители кредитных организаций и государственных органов будут получать сертификаты ЭП в УЦ Центробанка и Казначейства, соответственно.

Доверенное лицо не сможет забрать сертификат электронной подписи за своего руководителя. Необходимо прийти самостоятельно, чтобы подтвердить свою личность, и принести с собой токен. Это физическое устройство, похожее на флешку, на которое записывают сертификат ЭП. Токен можно купить в удостоверяющем центре или специализированном магазине. 

Ключ сертификата электронной подписи невозможно скопировать с одного токена на другой или в реестр. Один сертификат используют только на одном компьютере.

К обмену документами в Контур.Диадоке можно подключиться с сертификатом электронной подписи из любого аккредитованного УЦ. Руководитель может получить такую подпись до конца 2021 года

Подключиться

КЭП сотрудников

Поправки в Федеральном законе № 63-ФЗ изменили привычный порядок. До конца 2022 года работники могут использовать сертификаты электронных подписей, которые выдают юрлицам. С 1 января 2023 года сотрудники должны получать сертификаты ЭП физлица, в которых указаны только их данные и не будет реквизитов организации.

Выдачей занимается любой аккредитованный УЦ. Сертификат электронной подписи физлица является персональным. Это значит, что работник может использовать его не только в рабочих, но и личных целях. Но подписывать документы в организации им не получится — такую подпись не примут ФНС, ФСС и другие органы. Дополнительно придется выпустить машиночитаемую доверенность, подписанную руководителем. При обработке электронного документа в компании работник будет прикладывать к нему сертификат ЭП и МЧД.

Сроки внедрения МЧД

Глобальный переход на новые требования Федерального закона № 63-ФЗ был назначен на 1 января 2022 года. С этой даты запланировано начало работы сотрудников с сертификатами ЭП физлиц и использования машиночитаемых доверенностей. 

В октябре 2021 года межведомственная рабочая группа провела совещание по развитию ЭДО. На встрече пришли к выводу, что массовый переход компаний на новые требования выдачи сертификатов электронных подписей пока невозможен. 

24 декабря 2021 года Совет Федерации одобрил Законопроект № 1137043-7. Он передвинул сроки обязательного введения МЧД. Переходный период продлится с 1 марта по 31 декабря 2022 года. А уже с 1 января 2023 года обязательно использовать машиночитаемую доверенность вместе с ЭП физлица.

У организаций и их руководителей есть время подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям. За 2022 год компаниям важно успеть внести доработки в учетные системы и скорректировать бизнес-процессы. По ожиданиям специалистов, в начале 2022 года будет сформирована полноценная нормативно-правовая база для применения машиночитаемых доверенностей.

Специалисты Контур.Диадока помогут подготовиться ко всем изменениям в обработке электронных документов

Оставить заявку

Вопрос-ответ

Будут ли действовать старые сертификаты ЭП после 2022 года?

Так как сделать заявку на выпуск сертификата можно в любой момент, важно понимать, как КЭП будет работать с новыми требованиями. Все зависит от аккредитации УЦ. Если ее нет, то для применения разрешены сертификаты, выпущенные до 1 июля 2021 года. При этом их срок действия ограничен до 31 декабря того же года.

У сертификатов ЭП, выпущенных аккредитованными УЦ, правила другие:

Когда выпущен сертификат Будет ли действовать
После 1 июля 2021 года, но до аккредитации Нет
До 1 июля 2021 года Да, до истечения срока действия, даже в 2022 году
После аккредитации  

Все сертификаты ЭП юрлица, выданные сотрудникам в 2022 году, должны будут прекратить свое действие 31 декабря 2022 года. Руководители в 2022 году тоже смогут работать со старыми сертификатами, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или ее доверенных УЦ.

Как проверить срок действия сертификата электронной подписи?

Самый простой способ — зайти в личный кабинет своего удостоверяющего центра. Все выпущенные сертификаты должны храниться там с прописанными сроками. В Удостоверяющем центре Контура для этого есть вкладка «Действующие».

Что такое классификатор полномочий в МЧД?

Полномочия в МЧД — это действия, которыми руководитель наделяет своего представителя для работы с документами. По классификатору руководитель сможет быстро назначать необходимые права для работы с документами должностному лицу.

Требования и порядок формирования к этому списку прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Сведения о полномочиях будут передавать для хранения в информационную систему головного удостоверяющего центра, фиксируя уникальный идентификатор, название и дату включения в классификатор. Получить сведения заинтересованные лица смогут на портале Госуслуг.

Может ли МЧД быть в бумажном виде?

Именно машиночитаемая доверенность — нет. По-другому ее называют электронной как раз потому, что ее необходимо хранить не на бумаге. МЧД планируют прикреплять к документу вместе с сертификатом ЭП. Поэтому электронное хранение доверенности целесообразно.

Бумажную доверенность с электронными документами можно использовать как минимум до того момента, пока не наступит период обязательного применения МЧД — 1 марта 2022 года. Также полномочия подписанта могут быть прописаны в учетной политике компании. 

Тем не менее эксперты не исключают вариант, что доверенность на бумаге могут запретить для применения в ЭДО. Необходимо ждать выпуска соответствующих нормативно-правовых актов.

Поможем перевести документооборот в организации с бумаги в электронный вид

Подключиться


Легкая промышленность, шины, табак, фотоаппараты и другие типы продукции обязательно маркируют, то есть отмечают каждый товар специальным цифровым кодом. Это способ борьбы с контрафактом и мониторинг оборота товара со стороны государства. Передавать данные о продукции в систему маркировки участникам оборота помогает ЭДО. С 2022 года он станет обязательным, подробнее рассказываем в статье.

Хранение документов в электронном виде — удобная альтернатива бумажному документообороту, так как позволяет сократить затраты на содержание архива, оптимизировать работу, исключить потерю информации. Разберем подробнее правила хранения электронных документов для организаций. 

Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.

Для обмена документами между пользователями разных систем электронного документооборота (ЭДО) существует роуминг. Каждый из контрагентов работает в своем сервисе — компании достаточно подключить только одну систему ЭДО. Рассказываем, как настроить роуминг, если ваш контрагент подключен к сервису 1С-ЭДО.

Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.