Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.
Для отправки электронных документов контрагентам необходимо подключиться к оператору ЭДО. Сервис Контур.Диадок предназначен для мгновенного обмена документами, которые подписаны электронной подписью и обладают юридической силой. Их можно использовать в суде и представлять в контролирующие органы.
Начать пользоваться Диадоком просто — переходите на ЭДО с Контуром
Инструкция по работе с ЭДО
Подключение к сервису
Способы подключения отличаются в зависимости от того, зарегистрирована ли организация в Диадоке.
Если организация еще не работает в Диадоке
Для подключения к сервису пользователю нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для этого необходимо оставить заявку на сайте.
Если КЭП уже есть, откройте страницу установочного диска, нажмите на кнопку «Установить» и следуйте инструкции. На рабочем столе появится ярлык Диадока. При входе выберите сертификат вашей организации. Готово!
Если организация уже подключена к Диадоку
Вы можете работать с сертификатом КЭП или без него. Во втором случае для входа используется пара логин-пароль. Логином будет служить электронная почта. Для подключения пользователя составьте заявление на бланке организации по шаблону и отправьте его цветной скан или фотографию на адрес diadoc@skbkontur.ru. Не обязательно составлять заявление на бланке организации, но подпись руководителя и печать поставить нужно.
По логину-паролю можно лишь присоединиться к зарегистрированной в сервисе компании или создать тестовый ящик. Подписание документов без сертификата будет недоступно.
Начало работы
Чтобы начать работу, нужно указать данные организации в личном кабинете сервиса. Для этого в правом верхнем углу нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на страницу «Реквизиты организации».
Заполните реквизиты и укажите контакты специалиста, ответственного за ЭДО.
На вкладках «Подразделения» и «Сотрудники» вы можете настроить структуру организации и добавить данные специалистов, которые будут работать с электронными документами. Обязательно укажите электронную почту на странице «Персональные настройки», чтобы своевременно узнавать о новых документах и ответах контрагентов.
Работа с документами
В левой верхней части экрана есть вкладка «Документы». Пользователи могут создавать новые документы в утвержденных форматах или загружать их в любых форматах с компьютера и отправлять контрагентам. Все папки в разделе оформлены по аналогии с электронной почтой: «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Черновики», «Удаленные».
Отправляйте и получайте юридически значимые документы онлайн
Работа с контрагентами
Перед тем как начать обмениваться документами, нужно найти интересующую организацию через поиск во вкладке «Контрагенты» и отправить приглашение. Для этого нажмите кнопку «Пригласить контрагента» и создайте запрос. Пропишите в комментариях, какими документами вы хотите обмениваться в электронном виде.
Отправленное приглашение вы увидите во вкладке «Ожидается ответ», а после его принятия организация окажется в списке ваших контрагентов.
Для того чтобы отправить запрос нескольким организациям одновременно, нужно выбрать вкладку «Поиск и приглашение» и «Загрузить файл со списком ИНН» с компьютера. Этот файл в формате XLS можно выгрузить из 1С. Когда контрагенты будут найдены, нажмите кнопку «Пригласить всю группу».
Если кто-то отправил вам запрос, уведомления найдете в разделе «Приглашают вас».
Отправить документы можно прямо из списка контрагентов с помощью кнопки «Отправить документы».
Руководство пользователя ЭДО
Справочные материалы и инструкции есть в сервисе Диадок. Они находятся в разделе «Справочная» на зеленом фоне, расположенном по левому краю.
Руководство пользователя можно найти в «Центре поддержки». Для это нужно нажать в правом верхнем углу на иконку со знаком вопроса. Кроме этого, вы можете кликнуть на ссылку «Помощь» в подвале сайта.
Также подробную пошаговую инструкцию по работе в ЭДО через Диадок можно найти на нашем сайте. Для этого нужно в правой нижней части экрана нажать на «Центр поддержки» и в новом окне выбрать «Руководство пользователя».
Начните обмен документами с контрагентами в системе ЭДО Контур.Диадок