Как внедрить ЭДО в компании — Контур.Диадок — СКБ Контур

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

diadoc

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО и начать работать в ней

Что такое ЭДО

Чтобы правильно внедрить ЭДО, необходимо в первую очередь разобраться, как работает электронный документооборот и что он собой представляет. 

Электронный документооборот — обмен юридически значимыми документами между контрагентами. Его используют, чтобы оптимизировать работу, сэкономить на печати и пересылке документов. Сервисы ЭДО предоставляют операторы электронного документооборота. Диадок — это сервис оператора СКБ Контур.

Процесс обмена документами прост и не требует специальных навыков: одна организация отправляет файл документа, вторая получает его через несколько секунд на своем ПК. Передача осуществляется в веб-интерфейсе сервиса или в учетной системе компании благодаря интеграции. Например, можно подключить модуль для работы с электронными документами в 1С. 

Несмотря на простоту процесса, обмен электронными документами безопасен: 

  • ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью, которая равносильна собственноручной.  
  • Документы передаются по зашифрованному каналу, что исключает перехват или фальсификацию данных.
  • Для надежного хранения каждый документ копируется на разные серверы.

Легитимность ЭДО обеспечивается следующим образом:

  • Оператор ЭДО должен быть включен в сеть доверия ФНС РФ.
  • Документы заверяются электронной подписью, соответствующей требованиям законодательства. 

diadoc

Подключитесь к ЭДО и упростите документооборот с контрагентами

Преимущества ЭДО

Разберемся, зачем нужно внедрять ЭДО в работу компании: 

  • Экономия. Печать и пересылка — это постоянные расходы на бумагу, комплектующие, услуги курьерских и почтовых служб. Электронный документооборот сокращает расходы
  • Оптимизация. Электронный документооборот позволяет выполнять привычные операции быстрее — это разгружает сотрудников для других задач бизнеса. 
  • Безопасность. Данные передаются по зашифрованному каналу, исключены физическое воздействие, возможность утери или кражи.  
  • Удобство. Интерфейс сервиса ЭДО не сложнее, чем у электронной почты. Он позволяет подписывать и отправлять документы всего в несколько кликов. 
  • Популярность. С каждым годом на ЭДО переходит все больше компаний. Это повышает шансы, что ваши контрагенты уже подключены к электронному документообороту. 

diadoc

Оцените преимущества ЭДО: экономию, безопасность и скорость работы

Этапы внедрения ЭДО

Перед тем как внедрить ЭДО в компании, необходимо подготовиться — выбрать оператора, обучить сотрудников, понять, работа каких отделов перейдет в электронный формат. Разберем по пунктам: 

  1. Анализ ситуации. Сначала сотрудники оценивают текущий сценарий документооборота. Это помогает заранее выбрать ответственных и выстроить эффективную систему с учетом перевода компании на ЭДО. Важно проанализировать законодательные и принятые внутри предприятия требования, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. Также на этом этапе можно оценить преимущества подключения к электронному документообороту. 
  2. Составление запросов к оператору ЭДО. В компании определяют перечень услуг, которые нужны для эффективной работы. Например, контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, значит, нужно найти провайдера, предоставляющего роуминг. 
  3. Проверка и обеспечение рабочих мест сотрудников. Сложного технического оснащения для внедрения ЭДО не потребуется, однако нужно проверить доступ к глобальной сети, состояние оборудования и комплектацию. 
  4. Назначение ответственных и инструктаж. Понадобится выбрать подразделения, которые будут участвовать в электронном документообороте, составить инструкции и провести обучение. Следует уделить внимание правилам использования электронной подписи. 

Возможные сложности

Несмотря на понятный процесс внедрения ЭДО, существует ряд распространенных сложностей, с которыми могут столкнуться предприятия. Разберем их вместе с вероятными путями решения. 

Стоимость Путь решения
Сотрудники не готовы обучаться новому. Обычно нежелание переходить на ЭДО высказывают те, кто давно работает с бумажным документооборотом Создать понятные и подробные инструкции в текстовом и видеоформате, провести отдельные встречи для обучения и обработки возражений
Контрагенты используют только бумажный документооборот Рассказать о преимуществах ЭДО, в частности, сколько средств и времени получится сэкономить
Структура документооборота выстроена некорректно. Нет прозрачности во взаимодействии между отделами Проанализировать сложившуюся ситуацию, скорректировать цепочки согласования и подписания документов, составить регламенты
Контрагенты подключены к другому оператору Использовать роуминг для обмена документами между операторами

Способы работы в ЭДО

Шаги по внедрению ЭДО будут отличаться в зависимости от выбранного способа работы в сервисе: 

  1. Веб-интерфейс. Это самый доступный и простой способ, так как не требует вмешательства в информационные системы компании.  
  2. Модуль для 1С. Компания может использовать готовый модуль, который позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе программы 1С. 
  3. Интеграция с другими учетными системами. Время настройки и стоимость  интеграции зависят от индивидуальных параметров системы и запросов организации. 
  4. Интеграция через API. Подойдет, если компания работает с нетиповыми версиями, самописными системами и отраслевыми конфигурациями. 

Подробнее о каждом из вариантов можно узнать здесь

Заключение

Внедрение ЭДО в компанию — процесс, преимущества которого покрывают возможные сложности. Перевод документооборота в цифровой вид и последующая автоматизация нивелируют затраты на реализацию проекта. В результате компания сможет быстро оценить экономические преимущества ЭДО: снижение затрат на печать и доставку документов, ускорение и упрощение работы.

diadoc

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком


Статьи по теме

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.