Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Начните передавать документы через Диадок

Поможем внедрить систему ЭДО и начать работать в ней

Подключиться

Что такое ЭДО

Чтобы правильно внедрить ЭДО, необходимо в первую очередь разобраться, как работает электронный документооборот и что он собой представляет.

Электронный документооборот — обмен юридически значимыми документами между контрагентами. Его используют, чтобы оптимизировать работу, сэкономить на печати и пересылке документов. Сервисы ЭДО предоставляют операторы электронного документооборота. Диадок — это сервис оператора СКБ Контур.

Процесс обмена документами прост и не требует специальных навыков: одна организация отправляет файл документа, вторая получает его через несколько секунд на своем ПК. Передача осуществляется в веб-интерфейсе сервиса или в учетной системе компании благодаря интеграции. Например, можно подключить модуль для работы с электронными документами в 1С.

Несмотря на простоту процесса, обмен электронными документами безопасен:

ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью, которая равносильна собственноручной.
Документы передаются по зашифрованному каналу, что исключает перехват или фальсификацию данных.
Для надежного хранения каждый документ копируется на разные серверы.

Легитимность ЭДО обеспечивается следующим образом:

Оператор ЭДО должен быть включен в сеть доверия ФНС РФ.
Документы заверяются электронной подписью, соответствующей требованиям законодательства.

Подключитесь к Диадоку и используйте все возможности электронного документооборота

Отправить заявку

Преимущества ЭДО

Разберемся, зачем нужно внедрять ЭДО в работу компании:

Экономия. Печать и пересылка — это постоянные расходы на бумагу, комплектующие, услуги курьерских и почтовых служб. Электронный документооборот сокращает расходы.
Оптимизация. Электронный документооборот позволяет выполнять привычные операции быстрее — это разгружает сотрудников для других задач бизнеса.
Безопасность. Данные передаются по зашифрованному каналу, исключены физическое воздействие, возможность утери или кражи.
Удобство. Интерфейс сервиса ЭДО не сложнее, чем у электронной почты. Он позволяет подписывать и отправлять документы всего в несколько кликов.
Популярность. С каждым годом на ЭДО переходит все больше компаний. Это повышает шансы, что ваши контрагенты уже подключены к электронному документообороту.

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Попробовать

Этапы внедрения ЭДО

Перед тем как внедрить ЭДО в компании, необходимо подготовиться — выбрать оператора, обучить сотрудников, понять, работа каких отделов перейдет в электронный формат. Разберем по пунктам:

Анализ ситуации. Сначала сотрудники оценивают текущий сценарий документооборота. Это помогает заранее выбрать ответственных и выстроить эффективную систему с учетом перевода компании на ЭДО. Важно проанализировать законодательные и принятые внутри предприятия требования, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. Также на этом этапе можно оценить преимущества подключения к электронному документообороту.
Составление запросов к оператору ЭДО. В компании определяют перечень услуг, которые нужны для эффективной работы. Например, контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, значит, нужно найти провайдера, предоставляющего роуминг.
Проверка и обеспечение рабочих мест сотрудников. Сложного технического оснащения для внедрения ЭДО не потребуется, однако нужно проверить доступ к глобальной сети, состояние оборудования и комплектацию.
Назначение ответственных и инструктаж. Понадобится выбрать подразделения, которые будут участвовать в электронном документообороте, составить инструкции и провести обучение. Следует уделить внимание правилам использования электронной подписи.

Возможные сложности

Несмотря на понятный процесс внедрения ЭДО, существует ряд распространенных сложностей, с которыми могут столкнуться предприятия. Разберем их вместе с вероятными путями решения.

Сложность	Путь решения
Сотрудники не готовы обучаться новому. Обычно нежелание переходить на ЭДО высказывают те, кто давно работает с бумажным документооборотом	Создать понятные и подробные инструкции в текстовом и видеоформате, провести отдельные встречи для обучения и обработки возражений
Контрагенты используют только бумажный документооборот	Рассказать о преимуществах ЭДО, в частности, сколько средств и времени получится сэкономить
Структура документооборота выстроена некорректно. Нет прозрачности во взаимодействии между отделами	Проанализировать сложившуюся ситуацию, скорректировать цепочки согласования и подписания документов, составить регламенты
Контрагенты подключены к другому оператору	Использовать роуминг для обмена документами между операторами

Способы работы в ЭДО

Шаги по внедрению ЭДО будут отличаться в зависимости от выбранного способа работы в сервисе:

Веб-интерфейс. Это самый доступный и простой способ, так как не требует вмешательства в информационные системы компании.
Модуль для 1С. Компания может использовать готовый модуль, который позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе программы 1С.
Интеграция с другими учетными системами. Время настройки и стоимость интеграции зависят от индивидуальных параметров системы и запросов организации.
Интеграция через API. Подойдет, если компания работает с нетиповыми версиями, самописными системами и отраслевыми конфигурациями.

Подробнее о каждом из вариантов можно узнать здесь.

Как выбрать способ работы и почему веб-интерфейс лучше всего подходит для быстрого старта, поделились наши эксперты на конференции DiadocDay 2022. Посмотрите небольшое видео:

Внедрение ЭДО в компанию — процесс, преимущества которого покрывают возможные сложности. Перевод документооборота в цифровой вид и последующая автоматизация нивелируют затраты на реализацию проекта. В результате компания сможет быстро оценить экономические преимущества ЭДО: снижение затрат на печать и доставку документов, ускорение и упрощение работы.