ЭДО в строительстве — Контур.Диадок — СКБ Контур

ЭДО в строительстве

Сроки завершения строительства напрямую зависят от отлаженного обмена документами, поэтому компании тратят на документооборот много кадровых и финансовых ресурсов. Автоматизировать этот процесс можно при помощи ЭДО. В статье рассказываем о внедрении электронного документооборота в отрасли и его преимуществах. 

diadoc

Согласуйте и подписывайте документы быстрее, чтобы сдавать объекты без задержек

Внедрение ЭДО в строительстве

Ведение документации в строительстве связано с правками, часто ее сдают уже после выполнения работ. По статистике клиента Диадока, Группы компаний «А101», четыре из пяти входящих КС-2 и КС-3 в бумажном виде выставлялись повторно из-за исправлений. Такая ситуация приводит к загрузке сотрудников производственно-технического отдела и дополнительным расходам. Заказчик теряет представление о ситуации на стройплощадке, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Переход к ЭДО помогает привести документы к единому виду, работать с ними сразу в учетной системе, быстро исправлять ошибки. Длительный процесс согласования становится прозрачным. 

Популярные документы для строительства

Популярные документы для строительства

В электронный вид организации переводят документы, связанные с закупкой стройматериалов и закрытием строительно-монтажных работ. В системах электронного документооборота можно отправлять и получать любые документы: счета-фактуры, УПД, первичные, договорные и отраслевые. 

Акт о приемке выполненных работ КС-2 и справка о стоимости выполненных работ КС-3 — одни из самых распространенных документов в строительстве и объемных по количеству страниц. Диадок позволяет обмениваться ими в электронном виде и автоматически обрабатывать их в учетной системе. Также вы можете упростить с помощью ЭДО работу со сметами, спецификациями, протоколами разногласий, претензиями, отчетами, заказами. Команда Диадока готова дополнять этот список согласно потребностям клиентов.

diadoc

Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы

Как происходит внедрение ЭДО

Внедрением электронного документооборота занимается оператор ЭДО. Достаточно оставить заявку, получить электронную подпись и оплатить тариф. 

В маленькой компании за переход к электронному документообороту часто отвечает один бухгалтер, в крупных — в процессе участвуют финансовый директор, руководитель, IT-специалисты. 

Команда Диадока начнет внедрять ЭДО с анализа бизнес-процессов. Если в организации отлажена цепочка документооборота, менять ее не придется, только обмен документами с контрагентами будет переведен в электронный вид. В остальных случаях специалисты помогут оптимизировать схемы документооборота.   

Интеграция с учетной системой

Диадок интегрируется с большинством учетных систем. Сотрудники продолжают работать в привычной программе, им не нужно долго обучаться. Работа над проектом интеграции занимает в среднем от двух недель до шести месяцев. 

Варианты интеграции Диадока

Модуль для 1С Решение для SAP API Диадока  Коннектор

Устанавливается на компьютер. Работать можно из 1С, переключаться между вкладками сервиса ЭДО и учетной системы не придется

Сертифицированное решение для обмена юридически значимыми электронными документами из SAP через систему ЭДО Для нестандартных учетных систем. В результате интеграции в системе появятся те функции Диадока, которые нужны организации Облачное решение для компаний с многоступенчатым бизнес-процессом. Отправка и получение документов происходят без прямой интеграции в учетную систему 

Диадок предлагает интеграцию разных информационных систем. Благодаря этому автоматизация документооборота происходит быстрее и вызывает меньше сложностей у сотрудников. 

diadoc

Получайте, подписывайте и отправляйте документы в привычной учетной системе с Диадоком

Подключение контрагентов

Документооборот — двусторонний процесс, поэтому нужно будет пригласить партнеров к обмену электронными документами.

СКБ Контур — один из крупнейших операторов ЭДО в России. К Контур.Диадоку подключено 1,5 млн организаций, среди них вы обязательно найдете своих партнеров. 

Чтобы начать обмен документами, достаточно найти контрагентов по ИНН и отправить приглашения. Если они работают через других операторов ЭДО, специалисты Диадока бесплатно настроят роуминг. 

 

Преимущества ЭДО в строительстве

  • Экономия времени на ведении документооборота: не нужно отвозить документы в офис или на стройплощадку, оформлять отправления по почте. 
  • Удобно работать с удаленными филиалами в регионах, дочерними компаниями. С Диадоком разница во времени незаметна.
  • Работники освобождены от рутинных операций, поэтому сфокусируются на выполнении главных профессиональных задач. 
  • Если выпустить персональные квалифицированные электронные подписи для ключевых сотрудников, снизится нагрузка руководителя. Эти работники смогут подписывать документы от лица компании. 
  • Подписание документов с контрагентами занимает минуты вместо нескольких дней, в результате ускоряются взаиморасчеты. Нет простоев на объектах и конфликтов с подрядчиками.
  • ЭДО позволяет настроить маршруты согласования. С ними документы будут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам. Ответственные лица будут просматривать документ онлайн. Не нужно обзванивать коллег, чтобы напоминать о необходимости подписать его.
  • Уменьшение количества ошибок и возможность оперативно исправить их. Если на стройплощадку привезли меньше материалов, чем было заказано, расхождения в накладных устранят сразу.
  • Снижение затрат на бумагу и оргтехнику, аренду помещения под архив. С ЭДО не нужно тратить целую пачку бумаги на акты КС-2 и справки КС-3. 
  • Документ можно распечатать в любое время, а не искать в бумажном архиве.
  • ЭДО используют как со сторонними контрагентами, так и внутри группы компаний. Диадок успешно внедрила девелоперская компания ПИК, которая включает больше двухсот юридических лиц.

Результаты перехода на ЭДО в строительном бизнесе

ПИК Группа «Самолет» Авентин Инжиниринг ГК «А101»

Срок согласования бухгалтерских документов сократился до трех дней, строительных актов — до семи

Подготовка и подписание актов ускорились в два раза. 

Снижение издержек на строительный документооборот — 75 %

Срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд

Обработка документов занимает в два раза меньше времени. 

95 % входящих КС-2 выставляются электронно

ЭДО помогает сократить сроки сдачи объектов и оперативно рассчитываться с подрядчиками. Когда компания вовремя получает и передает документы, оплата материалов и работ происходит быстрее. В результате организация снижает финансовые риски и улучшает отношения с партнерами. 

diadoc

Автоматизируйте документооборот, чтобы соблюдать сроки строительства


Как добавить сертификат в ЭДО

Многие операции в сервисах ЭДО осуществляются с использованием электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Для формирования ЭП применяют сертификат с ограниченным сроком действия. Поэтому периодически клиентам системы ЭДО необходимо добавлять обновленный сертификат в личном кабинете. Кроме того, новые пользователи сталкиваются с необходимостью добавить сертификат в ЭДО перед началом работы. Расскажем, как это сделать.

Вход в систему ЭДО Диадок

Вход в личный кабинет системы электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок можно осуществить двумя способами: по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Рассмотрим алгоритмы подробнее.

Когда ЭДО станет обязательным

С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Как работать с ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.