Сроки завершения строительства напрямую зависят от отлаженного обмена документами, поэтому компании тратят на документооборот много кадровых и финансовых ресурсов. Автоматизировать этот процесс можно при помощи ЭДО. В статье рассказываем о внедрении электронного документооборота в отрасли и его преимуществах.
Согласуйте и подписывайте документы быстрее, чтобы сдавать объекты без задержек
Внедрение ЭДО в строительстве
Ведение документации в строительстве связано с правками, часто ее сдают уже после выполнения работ. По статистике клиента Диадока, Группы компаний «А101», четыре из пяти входящих КС-2 и КС-3 в бумажном виде выставлялись повторно из-за исправлений. Такая ситуация приводит к загрузке сотрудников производственно-технического отдела и дополнительным расходам. Заказчик теряет представление о ситуации на стройплощадке, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги.
Переход к ЭДО помогает привести документы к единому виду, работать с ними сразу в учетной системе, быстро исправлять ошибки. Длительный процесс согласования становится прозрачным.
Популярные документы для строительства
В электронный вид организации переводят документы, связанные с закупкой стройматериалов и закрытием строительно-монтажных работ. В системах электронного документооборота можно отправлять и получать любые документы: счета-фактуры, УПД, первичные, договорные и отраслевые.
Акт о приемке выполненных работ КС-2 и справка о стоимости выполненных работ КС-3 — одни из самых распространенных документов в строительстве и объемных по количеству страниц. Диадок позволяет обмениваться ими в электронном виде и автоматически обрабатывать их в учетной системе. Также вы можете упростить с помощью ЭДО работу со сметами, спецификациями, протоколами разногласий, претензиями, отчетами, заказами. Команда Диадока готова дополнять этот список согласно потребностям клиентов.
Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы
Как происходит внедрение ЭДО
Внедрением электронного документооборота занимается оператор ЭДО. Достаточно оставить заявку, получить электронную подпись и оплатить тариф.
В маленькой компании за переход к электронному документообороту часто отвечает один бухгалтер, в крупных — в процессе участвуют финансовый директор, руководитель, IT-специалисты.
Команда Диадока начнет внедрять ЭДО с анализа бизнес-процессов. Если в организации отлажена цепочка документооборота, менять ее не придется, только обмен документами с контрагентами будет переведен в электронный вид. В остальных случаях специалисты помогут оптимизировать схемы документооборота.
Интеграция с учетной системой
Диадок интегрируется с большинством учетных систем. Сотрудники продолжают работать в привычной программе, им не нужно долго обучаться. Работа над проектом интеграции занимает в среднем от двух недель до шести месяцев.
Варианты интеграции Диадока
| Модуль для 1С | Решение для SAP | API Диадока | Коннектор |
|---|---|---|---|
|
Устанавливается на компьютер. Работать можно из 1С, переключаться между вкладками сервиса ЭДО и учетной системы не придется |
Сертифицированное решение для обмена юридически значимыми электронными документами из SAP через систему ЭДО | Для нестандартных учетных систем. В результате интеграции в системе появятся те функции Диадока, которые нужны организации | Облачное решение для компаний с многоступенчатым бизнес-процессом. Отправка и получение документов происходят без прямой интеграции в учетную систему |
Диадок предлагает интеграцию разных информационных систем. Благодаря этому автоматизация документооборота происходит быстрее и вызывает меньше сложностей у сотрудников.
Получайте, подписывайте и отправляйте документы в привычной учетной системе с Диадоком
Подключение контрагентов
Документооборот — двусторонний процесс, поэтому нужно будет пригласить партнеров к обмену электронными документами.
СКБ Контур — один из крупнейших операторов ЭДО в России. К Контур.Диадоку подключено 1,5 млн организаций, среди них вы обязательно найдете своих партнеров.
Чтобы начать обмен документами, достаточно найти контрагентов по ИНН и отправить приглашения. Если они работают через других операторов ЭДО, специалисты Диадока бесплатно настроят роуминг.
Преимущества ЭДО в строительстве
- Экономия времени на ведении документооборота: не нужно отвозить документы в офис или на стройплощадку, оформлять отправления по почте.
- Удобно работать с удаленными филиалами в регионах, дочерними компаниями. С Диадоком разница во времени незаметна.
- Работники освобождены от рутинных операций, поэтому сфокусируются на выполнении главных профессиональных задач.
- Если выпустить персональные квалифицированные электронные подписи для ключевых сотрудников, снизится нагрузка руководителя. Эти работники смогут подписывать документы от лица компании.
- Подписание документов с контрагентами занимает минуты вместо нескольких дней, в результате ускоряются взаиморасчеты. Нет простоев на объектах и конфликтов с подрядчиками.
- ЭДО позволяет настроить маршруты согласования. С ними документы будут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам. Ответственные лица будут просматривать документ онлайн. Не нужно обзванивать коллег, чтобы напоминать о необходимости подписать его.
- Уменьшение количества ошибок и возможность оперативно исправить их. Если на стройплощадку привезли меньше материалов, чем было заказано, расхождения в накладных устранят сразу.
- Снижение затрат на бумагу и оргтехнику, аренду помещения под архив. С ЭДО не нужно тратить целую пачку бумаги на акты КС-2 и справки КС-3.
- Документ можно распечатать в любое время, а не искать в бумажном архиве.
- ЭДО используют как со сторонними контрагентами, так и внутри группы компаний. Диадок успешно внедрила девелоперская компания ПИК, которая включает больше двухсот юридических лиц.
Результаты перехода на ЭДО в строительном бизнесе
| ПИК | Группа «Самолет» | Авентин Инжиниринг | ГК «А101» |
|---|---|---|---|
|
Срок согласования бухгалтерских документов сократился до трех дней, строительных актов — до семи |
Подготовка и подписание актов ускорились в два раза. Снижение издержек на строительный документооборот — 75 % |
Срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд |
Обработка документов занимает в два раза меньше времени. 95 % входящих КС-2 выставляются электронно |
ЭДО помогает сократить сроки сдачи объектов и оперативно рассчитываться с подрядчиками. Когда компания вовремя получает и передает документы, оплата материалов и работ происходит быстрее. В результате организация снижает финансовые риски и улучшает отношения с партнерами.
Автоматизируйте документооборот, чтобы соблюдать сроки строительства