Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Попробуйте работу с электронными документами

Отправляйте и принимайте электронные акты мгновенно в Диадоке

Подключиться

Регламент и порядок электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в работу компании — процесс, который состоит из нескольких этапов. Один из них — создание внутренней документации, необходимой для перехода на ЭДО, то есть подготовка и утверждение регламента. 

Регламент электронного документооборота в организации — перечень инструкций и подробных пояснений об использовании системы ЭДО и правилах работы с ней. Предписания составляют в соответствии с действующими законами РФ. Компании ориентируются на следующие нормативные акты:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».
• Ст. 160 ГК РФ,  регламентирующая совершение сделок в письменном виде, в том числе в системе ЭДО.
• Ст. 434 ГК РФ, допускающая составление договора в виде электронного документа.
• Ст. 169 НК РФ, в которой определены требования к электронным счетам-фактурам. 
• Приказ Минфина РФ № 14Н от 05.02.2021 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур».

Регламент работы в системе электронного документооборота описывает порядок действий участников ЭДО при обмене документами. Это касается процессов на предприятии и работы с контрагентами.

Помимо инструкций, в регламент входят документы, необходимые для перехода компании на ЭДО: приказ о внедрении и положение. 

Приказ и положение о внедрении ЭДО

Приказ формируют от имени руководителя и уведомляют подчиненных. Документ включает данные: дата перехода на ЭДО, список нормативных актов, сотрудников, формат и сроки обучения. 

Положение об ЭДО требуется, чтобы информация о работе с электронными документами была собрана в одном месте. Оно оформляется на руководителя и включает: начало действия положения, информацию об операторе и системе ЭДО, порядок обмена, основные определения, перечисление нормативных актов. 

Установленных форм данных документов нет — содержание зависит от конкретной компании. Узнать больше о приказе и положении можно в статье.  

Переходите на ЭДО

Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн

Подключиться

Зачем нужен регламент электронного документооборота

Организация делопроизводства и документооборота в электронном виде — поэтапный процесс, требующий вовлечения сотрудников разного порядка: от руководителей до подчиненных. Чтобы у всех складывалось одинаковое понимание, как работать с ЭДО, нужны общие правила.

Подробная инструкция по делопроизводству электронного документооборота помогает быстро найти необходимую информацию и продолжить работу с ЭДО, не теряя времени на поиск ответов у коллег. 

С помощью регламента можно узнать:

• способы получения доступа к ЭДО;
• правила использования электронной подписи и подписания документов;
• зоны ответственности сотрудников;
• информацию об утверждении правил электронного документооборота;
• принципы обмена электронными документами;
• нормативы урегулирования спорных ситуаций между участниками ЭДО;
• информацию о действиях в форс-мажорных ситуациях.

Поможем организовать работу с формализованными документами

Подключиться

Что включить в регламент ЭДО

Устоявшейся формы регламента электронного документооборота не существует — каждое предприятие выбирает наиболее важные для него моменты и прописывает их. Обычно там указывают порядок работы системы ЭДО, ее ключевые функции, дополнительные возможности и ссылки на разделы, где можно найти ответы на часто возникающие вопросы. 

Пункты, которые чаще всего встречаются в регламенте:

• Термины и определения.
• Внутренние правила: когда и как регламент вступает в силу, на кого распространяется, в каких случаях используется.
• Нормативную базу с перечислением законов, актов и приказов различных ведомств Российской Федерации. 
• Перечень документов, формирующих регламент.
• Уровни доступа и критерии их распределения.
• Список сотрудников, ответственных за ЭДО и конкретные документы. 
• Правила получения, обработки и учета документов. 

Компания может добавлять или убирать некоторые пункты по своему усмотрению. 

Переходите на ЭДО с Диадоком

Подключиться

Согласование регламента в компании

Для вступления регламента в силу руководитель компании должен подписать приказ и довести его до подчиненных. Процесс выглядит так:

1. Регламент согласуют с начальниками отделов. 
2. Руководитель утверждает документ. 
3. Сотрудники с помощью подписей подтверждают, что ознакомились с содержанием регламента и согласны соблюдать указанные требования.

Если содержание по каким-либо причинам меняется, процесс согласования запускается заново. За любые корректировки несет ответственность руководитель предприятия.

Как внедрить регламент системы электронного документооборота

После утверждения регламента руководителем компании начинается внедрение ЭДО в работу организации. В документе будет указана дата вступления в силу — именно с того момента сотрудники должны начать следовать новым правилам. 

На этапе внедрения коллеги учатся пользоваться системой электронного документооборота. Параллельно настраивается оборудование и программное обеспечение, сотрудников инструктируют по поводу нормативных актов и мер информационной безопасности. 

Первое время пользователи могут испытывать сложности в освоении новой системы. Чем подробнее и проще составлен регламент, тем быстрее пройдет адаптация.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

Оставить заявку

Работа с первичными документами

При переходе на электронные первичные документы необходимо внести изменения в учетную политику компании, ст. 21 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Важно включить в нее информацию об использовании ЭДО:

• указать возможность работы с электронными документами;
• ввести правила работы с системой ЭДО, способы хранения и обмена;
• определить перечень электронных документов;
• указать ответственных за подписание сотрудников.

Образец регламента электронного документооборота

Образец регламента ЭДО можно найти в интернете или составить самостоятельно. Регламент должен обеспечивать:

• оперативный контроль всех этапов работы с документами;
• поиск нужной информации;
• правила формирования ролей внутри ЭДО;
• порядок действий в случае возникновения внештатной ситуации.

Приведем пример регламента.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.В. Иванов
01 марта 2022

Регламент электронного документооборота ООО «Компания»

1.1. Назначение
Настоящий Регламент определяет порядок электронного документооборота в Компании.

1.2. Область применения
Требования и правила настоящего Регламента распространяются на все категории работников.
Настоящий регламент описывает этапы жизненного цикла документа в системе электронного документооборота.

1.3. Нормативные ссылки
Регламент разработан на основании требований законодательства РФ:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
• Гражданского кодекса РФ;
• Налогового кодекса РФ;
• Приказа Минфина РФ № 14Н от 05.02.2021 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной КЭП».

1.4. Порядок согласования регламента, утверждения, внесения изменений, дополнений
Настоящий регламент проходит обязательную процедуру согласования с руководителями отделов Компании и утверждается генеральным директором. Изменения и дополнения проходят процедуру согласования и утверждения.

2. Ответственность
Работники Компании несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента. 
2.1. Список ответственных
… 

3. Контроль использования системы электронного документооборота. 
Контроль исполнения требований настоящего Регламента осуществляют руководители отделов, структурных подразделений, генеральный директор. 

4. Порядок работы с документами
4.1. Обмен электронными документами, подписанными квалифицированной электронной подписью, является юридически значимым электронным документооборотом. 
4.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Компании.
4.3. Время создания, отправки и получения всех электронных документов регистрируется автоматически внутри системы ЭДО.
4.4. Передача участником ЭДО электронных документов означает согласие участника на использование и обработку персональных данных, содержащихся в передаваемых документах.
4.5. Подписание электронных документов осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи с действующим сертификатом. 
4.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5. Конфиденциальность
Участники ЭДО не имеют права разглашать конфиденциальную и/или являющуюся собственностью одной из сторон информацию, содержащуюся в договорах и соглашениях, заключенных между участниками электронного документооборота.

Генеральный директор 
ООО «Компания»
В.В. Иванов                                  ___________________________________

Для составления регламента скачайте образец.
 
Каждый пункт в предлагаемом примере можно расписать подробнее в соответствии с запросом компании. Детали использования системы ЭДО зависят от внутренних процессов, а также выбранного способа работы — веб-интерфейса или интеграции в учетную систему компании. 

Указанный регламент создается не только для фиксации факта перехода на ЭДО, но и как инструмент, который поможет сделать этот переход быстрым и простым. 

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться