Система электронного документооборота в организации — Контур.Диадок — СКБ Контур

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

diadoc

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО

Характеристики и структура

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

  • оптимизировать расходы на печать и пересылку;
  • уменьшить количество рутинных задач;
  • ускорить делопроизводство;
  • наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. 

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения. 

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

  • создание и загрузка документов с компьютера;
  • согласование, подписание; 
  • отправка и получение;
  • настраиваемые шаблоны;
  • хранение информации о действиях с файлом;
  • поиск по ключевым словам;
  • автоматизированные маршруты движения;
  • разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Возможность Базовая версия Дополнительная функциональность
Создание и отправка электронных юридически значимых документов + +
Подписание документов электронной подписью + +
Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему + +
Поиск файлов с отбором по фильтрам + +
Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности  + +
Поиск и приглашение контрагентов + +
Обмен сообщениями в онлайн-сервисе + +
Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг + +
Интеграционные решения   +
Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару   +
Международный ЭДО   +
Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам   +
Создание электронного архива   +
Маршруты согласования   +
Шаблоны документов   +

diadoc

Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера

Преимущества и особенности использования

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее: 

  • Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя. 
  • Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи. 
  • Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи. 
  • Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами. 
  • Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов. 
  • Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
  • Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать. 

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Виды  электронного документооборота в делопроизводстве

Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов,  географии. Разберем детальнее.
 
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице. 

Вид Участники Документы Кто предоставляет сервис
Внутренний Сотрудники организации Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков 
Внешний Контрагенты: поставщики, клиенты Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты  Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур 
С контролирующими органами (B2G-обмен) Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

diadoc

Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами

Требования к системам электронного документооборота 

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений. 

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур. 

Также операторы ЭДО:

  • хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока; 
  • отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы. 

Также важны критерии:

  • применение КЭП;
  • опыт и надежность оператора;
  • автоматизация создания стандартных документов;
  • интеграция с 1С и другим ПО;
  • отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации. 

diadoc

Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО

Внедрение ЭДО в работу организации

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты. 

Порядок действий при внедрении следующий:

  1. Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать. 
  2. Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция. 
  3. Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО. 
  4. Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Вопрос-ответ

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

diadoc

Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте


Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Как добавить сертификат в ЭДО

Многие операции в сервисах ЭДО осуществляются с использованием электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Для формирования ЭП применяют сертификат с ограниченным сроком действия. Поэтому периодически клиентам системы ЭДО необходимо добавлять обновленный сертификат в личном кабинете. Кроме того, новые пользователи сталкиваются с необходимостью добавить сертификат в ЭДО перед началом работы. Расскажем, как это сделать.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.