Автоматизация электронного документооборота — Контур.Диадок — СКБ Контур

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

diadoc

Оптимизируйте работу с помощью системы электронного документооборота

Автоматизация документооборота — внедрение в работу компании системы, которая упрощает создание, подписание, отправку и хранение документов. Когда бизнес планирует автоматизировать процессы, он включает систему электронного документооборота в организацию делопроизводства. Обмен документами становится не бумажным, а цифровым, поэтому занимает меньше времени.
 
Системы электронного документооборота в компании бывают разных видов, в зависимости от предназначения: обмен данными внутри организации, с партнерами, контролирующими органами, для работы с конкретным видом документации. Документы, которыми обмениваются в таких системах, равнозначны бумажным с печатью и личной подписью. Юридически значимый ЭДО обеспечивают операторы, которые прошли проверку ФНС, например СКБ Контур. Контур предоставляет клиентам Диадок — систему для электронного документооборота с контрагентами.

Автоматизировать работу важно любой компании, но особенно полезно предприятиям с разветвленной структурой и большим количеством документов, требующих согласования. Скорость движения информации влияет на работу организации — чем меньше сотрудники тратят времени на рутину, тем лучше производительность.
 
Варианты автоматизации электронного документооборота на предприятии могут быть следующими:

  • Переход на систему ЭДО со стандартной функциональностью. Подразумевается, что компания оптимизирует обмен данными с контрагентами: отправку, получение, подписание. Специальные модули не подключают. 
  • Автоматизация внутри сервисов ЭДО с помощью покупки дополнительных решений. Например, в Диадоке можно подключить маршруты согласования, которые позволят настроить перемещение документов между сотрудниками и подразделениями. 
  • Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой компании. Это требует дополнительной подготовки, но делает управление информационными потоками эффективнее. Подробно о возможностях интеграции в Диадоке пишем здесь

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и приобрести квалифицированную электронную подпись, которая приравнена к собственноручной.

diadoc

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Почему нужна автоматизация

Чем крупнее компания, тем сложнее внутренние процессы, что провоцирует появление проблем: отсутствие связи между отделами, сложности с поиском информации, как следствие, потери документов, их дублирование и задержки ответов контрагентам. Это влияет на качество работы, создает больше рутинных задач, загружает сотрудников. Посмотрим, как электронный документооборот участвует в системе автоматизации делопроизводства и помогает справляться с подобными сложностями.

Проблема Решение Стандартная функциональность Дополнительная услуга
Рутинные операции, отнимающие время: печать, подписание, отправка ЭДО позволяет отказаться от бумажных документов.  +  
Сложный поиск документов среди  отделов Отправка и подписание внутри сервиса мгновенные 
Расширенный поиск в сервисе — сотрудникам не требуется идти в архив 
+  
Затянутое согласование из-за количества участников Настраиваемые маршруты помогают выстроить последовательную цепочку, в которой файл движется автоматически от одного сотрудника к другому   +
Большие расходы на бумагу, принтеры, комплектующие, пересылку ЭДО оптимизирует расходы, отправка электронных документов дешевле по сравнению с бумажными аналогами +  
Потеря и повреждение бумажных документов Система ЭДО хранит информацию на облачном сервере +  
Риск случайной передачи конфиденциальной информации третьим лицам Все операторы ЭДО передают данные по зашифрованным каналам, а доступ к документам защищен +  
Сложные процессы В ЭДО сохраняется история работы, можно просматривать путь от создания до отправки, оценивать время движения +  
Много типовых документов ЭДО позволяет настроить шаблоны с частичным автозаполнением   +

Такая система поможет отделам компании работать слаженно, сохранять конфиденциальность документооборота, уменьшать количество ошибок и ускорять обмен с контрагентами и внутри организации.

Цели автоматизации

Помимо решения общих задач, о которых писали ранее, автоматизация поможет справиться с локальными проблемами, оптимизировать процессы, характерные для конкретной сферы.

Для определения приоритетных целей необходимо проанализировать работу компании изнутри, выявить слабые места и точки роста. Это позволит подобрать подходящие технологии электронного делопроизводства и документооборота. 

Разберем несколько примеров.

  1. Приоритет компании — снижение расходов без падения качества работы. Целью автоматизации станет уменьшение затрат на печать и пересылку. Рассчитать экономию легко — сравните привычные расходы со стоимостью отправки электронных документов.
  2. Организация быстро выросла, процессы перестали быть прозрачными: много документов теряется, отделы не взаимодействуют, нет информирования по статусам задач, секретарь не справляется с распределением потока входящих. В таком случае цель — создание единой системы работы, а в приоритете будет автоматизация документооборота за счет использования электронных документов. Их нельзя потерять, потоки поступающих документов легко разделить, а история действий хранится в системе, что позволяет контролировать делопроизводство на всех этапах. 
  3. У компании много клиентов, которым каждый месяц нужно готовить и отправлять пакеты документов. Тогда целью будет оптимизация работы с данными. Переход на ЭДО поможет сократить время на подготовку и отправку документов, снизить количество ошибок, ускорить получение подписи второй стороны и оплаты услуг. 

Цели автоматизации процессов электронного документооборота могут комбинироваться — экономия, уменьшение трудозатрат, повышение лояльности клиентов. А могут быть специализированными, допустим, в компании планируют оптимизировать кадровый документооборот. После определения целей приступают к выбору решения. В первом случае организация может использовать систему ЭДО с контрагентами — Контур.Диадок, а во втором — подключить дополнительный модуль Диадока для кадрового документооборота. 

diadoc

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Преимущества системы автоматизации

Помимо плюсов, о которых говорили выше, системы автоматизации помогают компаниям:

  • Ускорить обработку больших объемов информации.
  • Быстрее готовить документы для представления в налоговую по требованию.
  • Улучшить репутацию за счет ускорения работы и снижения количества ошибок. 
  • Получать доступ к файлам из любого места через веб-клиент или мобильное приложение. 
  • Сделать взаимодействие между подразделениями понятным, повысить лояльность сотрудников. 
  • Увеличить скорость распространения информации внутри предприятия. 
  • Хранить документы в защищенном электронном архиве. 
  • Создать регламенты работы, контролировать исполнение. 
  • ЭДО — не только хороший способ преобразовать и ускорить бизнес-процессы. Использование электронных документов, автоматизация документооборота и перевод рутинных операций в цифровое пространство — средство повысить конкурентоспособность на рынке, сохранить клиентов, улучшить климат внутри компании. Кроме того, оптимизация делопроизводства с внедрением системы электронного документооборота позволяет организовать работу подразделений компании.

diadoc

Подключитесь к Диадоку и сэкономьте на печати, пересылке, доставке

Вопрос-ответ

Чем автоматизация документооборота отличается от автоматизации делопроизводства?

Делопроизводство — система операций с документами, которая включает обработку, регистрацию, поиск и другие действия. Документооборот — движение документов внутри делопроизводства. То есть оптимизация ЭДО — часть автоматизации делопроизводства. 

Как выбрать систему автоматизации ЭДО?

В первую очередь выбор программы зависит от целей и задач, которые ставит перед собой компания. Кроме них выделяют общие критерии: технические возможности, интеграция с учетными системами, дополнительная функциональность и положительные отзывы клиентов.

Какие готовые решения предлагает Диадок?

Диадок предлагает клиентам два направления автоматизации — интеграционные решения и дополнительные опции. В первом случае вы можете перенести работу с электронными документами в свою учетную систему с помощью решений: модуля для 1С, коннектора, API Диадока. К дополнительным опциям относятся шаблоны, маршруты согласования, теги, международный ЭДО, сверка взаиморасчетов и другие. Больше о возможностях сервиса читайте здесь.


Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Как добавить сертификат в ЭДО

Многие операции в сервисах ЭДО осуществляются с использованием электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Для формирования ЭП применяют сертификат с ограниченным сроком действия. Поэтому периодически клиентам системы ЭДО необходимо добавлять обновленный сертификат в личном кабинете. Кроме того, новые пользователи сталкиваются с необходимостью добавить сертификат в ЭДО перед началом работы. Расскажем, как это сделать.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.