Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Попробовать

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — внедрение в работу компании системы, которая упрощает создание, подписание, отправку и хранение документов. Когда бизнес планирует автоматизировать процессы, он включает систему электронного документооборота в организацию делопроизводства. Обмен документами становится не бумажным, а цифровым, поэтому занимает меньше времени.

Системы электронного документооборота в компании бывают разных видов, в зависимости от предназначения: обмен данными внутри организации, с партнерами, контролирующими органами, для работы с конкретным видом документации. Документы, которыми обмениваются в таких системах, равнозначны бумажным с печатью и личной подписью. Юридически значимый ЭДО обеспечивают операторы, которые прошли проверку ФНС, например СКБ Контур. Контур предоставляет клиентам Диадок — систему для электронного документооборота с контрагентами.

Автоматизировать работу важно любой компании, но особенно полезно предприятиям с разветвленной структурой и большим количеством документов, требующих согласования. Скорость движения информации влияет на работу организации — чем меньше сотрудники тратят времени на рутину, тем лучше производительность.

Варианты автоматизации электронного документооборота на предприятии могут быть следующими:

Переход на систему ЭДО со стандартной функциональностью. Подразумевается, что компания оптимизирует обмен данными с контрагентами: отправку, получение, подписание. Специальные модули не подключают.
Автоматизация внутри сервисов ЭДО с помощью покупки дополнительных решений. Например, в Диадоке можно подключить маршруты согласования, которые позволят настроить перемещение документов между сотрудниками и подразделениями.
Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой компании. Это требует дополнительной подготовки, но делает управление информационными потоками эффективнее. Подробно о возможностях интеграции в Диадоке пишем здесь.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и приобрести квалифицированную электронную подпись, которая приравнена к собственноручной.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Почему нужна автоматизация

Чем крупнее компания, тем сложнее внутренние процессы, что провоцирует появление проблем: отсутствие связи между отделами, сложности с поиском информации, как следствие, потери документов, их дублирование и задержки ответов контрагентам. Это влияет на качество работы, создает больше рутинных задач, загружает сотрудников. Посмотрим, как электронный документооборот участвует в системе автоматизации делопроизводства и помогает справляться с подобными сложностями.

Проблема	Решение	Стандартная функциональность	Дополнительная услуга
Рутинные операции, отнимающие время: печать, подписание, отправка	ЭДО позволяет отказаться от бумажных документов.	+
Сложный поиск документов среди отделов	Отправка и подписание внутри сервиса мгновенные Расширенный поиск в сервисе — сотрудникам не требуется идти в архив	+
Затянутое согласование из-за количества участников	Настраиваемые маршруты помогают выстроить последовательную цепочку, в которой файл движется автоматически от одного сотрудника к другому		+
Большие расходы на бумагу, принтеры, комплектующие, пересылку	ЭДО оптимизирует расходы, отправка электронных документов дешевле по сравнению с бумажными аналогами	+
Потеря и повреждение бумажных документов	Система ЭДО хранит информацию на облачном сервере	+
Риск случайной передачи конфиденциальной информации третьим лицам	Все операторы ЭДО передают данные по зашифрованным каналам, а доступ к документам защищен	+
Сложные процессы	В ЭДО сохраняется история работы, можно просматривать путь от создания до отправки, оценивать время движения	+
Много типовых документов	ЭДО позволяет настроить шаблоны с частичным автозаполнением		+

Такая система поможет отделам компании работать слаженно, сохранять конфиденциальность документооборота, уменьшать количество ошибок и ускорять обмен с контрагентами и внутри организации.

Цели автоматизации

Помимо решения общих задач, о которых писали ранее, автоматизация поможет справиться с локальными проблемами, оптимизировать процессы, характерные для конкретной сферы.

Для определения приоритетных целей необходимо проанализировать работу компании изнутри, выявить слабые места и точки роста. Это позволит подобрать подходящие технологии электронного делопроизводства и документооборота.

Разберем несколько примеров.

Приоритет компании — снижение расходов без падения качества работы. Целью автоматизации станет уменьшение затрат на печать и пересылку. Рассчитать экономию легко — сравните привычные расходы со стоимостью отправки электронных документов.
Организация быстро выросла, процессы перестали быть прозрачными: много документов теряется, отделы не взаимодействуют, нет информирования по статусам задач, секретарь не справляется с распределением потока входящих. В таком случае цель — создание единой системы работы, а в приоритете будет автоматизация документооборота за счет использования электронных документов. Их нельзя потерять, потоки поступающих документов легко разделить, а история действий хранится в системе, что позволяет контролировать делопроизводство на всех этапах.
У компании много клиентов, которым каждый месяц нужно готовить и отправлять пакеты документов. Тогда целью будет оптимизация работы с данными. Переход на ЭДО поможет сократить время на подготовку и отправку документов, снизить количество ошибок, ускорить получение подписи второй стороны и оплаты услуг.

Цели автоматизации процессов электронного документооборота могут комбинироваться — экономия, уменьшение трудозатрат, повышение лояльности клиентов. А могут быть специализированными, допустим, в компании планируют оптимизировать кадровый документооборот. После определения целей приступают к выбору решения. В первом случае организация может использовать систему ЭДО с контрагентами — Контур.Диадок, а во втором — подключить дополнительный модуль Диадока для кадрового документооборота.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться

Преимущества системы автоматизации

Помимо плюсов, о которых говорили выше, системы автоматизации помогают компаниям:

Ускорить обработку больших объемов информации.
Быстрее готовить документы для представления в налоговую по требованию.
Улучшить репутацию за счет ускорения работы и снижения количества ошибок.
Получать доступ к файлам из любого места через веб-клиент или мобильное приложение.
Сделать взаимодействие между подразделениями понятным, повысить лояльность сотрудников.
Увеличить скорость распространения информации внутри предприятия.
Хранить документы в защищенном электронном архиве.
Создать регламенты работы, контролировать исполнение.
ЭДО — не только хороший способ преобразовать и ускорить бизнес-процессы. Использование электронных документов, автоматизация документооборота и перевод рутинных операций в цифровое пространство — средство повысить конкурентоспособность на рынке, сохранить клиентов, улучшить климат внутри компании. Кроме того, оптимизация делопроизводства с внедрением системы электронного документооборота позволяет организовать работу подразделений компании.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Оставить заявку

Вопрос-ответ

Делопроизводство — система операций с документами, которая включает обработку, регистрацию, поиск и другие действия. Документооборот — движение документов внутри делопроизводства. То есть оптимизация ЭДО — часть автоматизации делопроизводства.

В первую очередь выбор программы зависит от целей и задач, которые ставит перед собой компания. Кроме них выделяют общие критерии: технические возможности, интеграция с учетными системами, дополнительная функциональность и положительные отзывы клиентов.

Диадок предлагает клиентам два направления автоматизации — интеграционные решения и дополнительные опции. В первом случае вы можете перенести работу с электронными документами в свою учетную систему с помощью решений: модуля для 1С, коннектора, API Диадока. К дополнительным опциям относятся шаблоны, маршруты согласования, теги, международный ЭДО, сверка взаиморасчетов и другие. Больше о возможностях сервиса читайте здесь.