Юридически значимый ЭДО

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.

Что такое ЮЗЭДО

Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).

Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.

Преимущества ЮЗДО

Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.

Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:

  • придавать электронным документам равнозначную бумажным юридическую силу;
  • представлять их в государственные контролирующие органы, если невозможность этого не оговорена законодательно;
  • получать доступ к файлам и работать с ними, в том числе подписывать, с любого устройства;
  • безопасно и результативно выстраивать ЭДО с организациями-контрагентами;
  • участвовать в тендерах, госзакупках;
  • органично встроить ЭДО в процессы внутри организации;
  • ускорить расчеты по сделкам;
  • отслеживать статус каждого отправления.

Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.

Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов

Подробнее

Критерии юридически значимого ЭДО

Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:

  • документ содержит ряд реквизитов — название и номер, наименование организации, подпись, имя подписанта, дату;
  • гарантируются целостность и подлинность подписи.

В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.

Программное обеспечение для работы с КЭП и структура сертификата определяются ФСБ, а выдать ЭП может только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры. КЭП принимается госструктурами, а для ведения ЭДО с партнерами не нужны дополнительные соглашения.

Кто использует ЮЗЭДО

Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:

  • создания и отправки организационных, нормативных, распорядительных актов;
  • ведения и оформления финансовой отчетности;
  • участия в торгах на коммерческих и федеральных площадках и проведения закупок по 44-ФЗ;
  • ведения кадрового и других учетов;
  • регистрации онлайн-касс в ФНС и заключения договора с оператором фискальных данных.

Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.

Поддержка ЮЗДО в Диадоке

Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:

  • позволит создавать и отправлять клиентам, партнерам (если контрагент подключен к ЭДО) и контролирующим организациям документацию с электронной подписью;
  • сохранит документы в электронном архиве и предложит понятный поиск по файлам;
  • отследит статус каждого отправленного документа;
  • ускорит и упростит процесс обработки документов;
  • отвечает пожеланиям пользователей к системам ЭДО юридически значимых документов.

К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.

При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.


Распространение электрօнного документооборота предполагает, что цифровой вариант дօкумента будет обладать такой же юридическօй силօй, как и его бумажная версия.

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для  принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

Организациям необходимо обмениваться электронными документами не только с контрагентами, но и подавать их в различные государственные структуры, например, Пенсионный фонд (ПФР).

Российское законодательство разрешает подписание договора через ЭДО — электронный документооборот. В этом случае не нужно распечатывать документы, отправлять их по почте или с курьером, долго ждать согласований на стороне контрагента и возвращения подписанного оригинала. При этом электронный договор равнозначен бумажному.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.