Юридическая сила электронного документа

В электронном документообороте подписание документа происходит при помощи технологии электронной подписи. В 63-ФЗ «Об электронной подписи» оговорены условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу.

Прежде всего, стоит разобраться, что означает термин «юридическая сила». Согласно действующему национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 юридическая сила документа — это его свойство вызывать правовые последствия. Например, договор, который  имеет юридическую силу, создает права и обязанности для подписавших его сторон. Нарушение условий  договора — обязанность оплатить штраф и т.д.

Бумажные и электронные  документы должны содержать определенные реквизиты, чтобы иметь юридическую силу и служить доказательством в государственных органах, включая суды. К таким обязательным реквизитам относятся:

  • название вида документа (кроме писем),
  • номер, который ему присваивает любая из сторон,
  • имя автора подписи и название организации, от лица которой он имеет право подписывать документ,
  • дату подписания,
  • собственно подпись.

В электронном документообороте (далее — ЭДО) подписание документа происходит при помощи технологии электронной подписи. Ее виды и порядок использования прописаны в федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — 63-ФЗ). Закон определяет три вида подписи:

  • усиленную квалифицированную,
  • усиленную неквалифицированную,
  • простую.

В этом же законе оговорены условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу. Рассмотрим отдельно особенность применения каждого вида подписи.  

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (или КЭП) — это вид подписи, который основывается на инфраструктуре закрытых и открытых ключей,  создается с помощью криптографических алгоритмов и максимально стандартизирован государством:

  • программное обеспечение для работы с КЭП должно быть сертифицировано ФСБ России,
  • структуру сертификата также определяет ФСБ,
  • выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию Минкомсвязи России.

КЭП подтверждает личность владельца и не позволит незаметно внести изменения в подписанный файл. Любой документ, если он был подписан квалифицированной электронной подписью,  в силу 63-ФЗ признается равнозначным документу на бумажном носителе, который был подписан собственноручной подписью.

Для некоторых видов электронных документов государство установило требование подписывать их только квалифицированной электронной подписью. Речь идет о формализованных документах: счетах-фактурах, УПД и их корректировках.

Чтобы формализованные электронные документы имели юридическую силу, необходимо:

  • создать их в соответствии с форматам, утвержденным органом исполнительной власти,
  • передать в соответствии с утвержденным порядком,
  • подписывать квалифицированной электронной подписью.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП также создается с помощью криптографических алгоритмов, базируется на технологии открытого и закрытого ключа, но в порядке ее выпуска больше свободы:

  • для средств электронной подписи не нужна сертификация ФСБ,
  • нет строгих требований к структуре сертификата,
  • чтобы выпускать НЭП, не нужна аккредитация Минкомсвязи.

В то же время 63-ФЗ устанавливает дополнительное условие для того, чтобы документ, подписанный НЭП, имел юридическую силу. Для этого необходимо соблюсти одно из двух условий:

  • В первом случае эта возможность должны быть прописана в отдельном нормативно-правовом акте, который утверждает государство или федеральный орган исполнительной власти (далее — ФОИВ).
  • Во втором случае участники ЭДО самостоятельно заключают соглашение, в котором договариваются, что НЭП обеспечивает юридическую силу тем документам, которыми они обмениваются (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ).

В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы, подписанные  сторонами НЭП, будут иметь юридическую силу.

Например, головная организация ведет электронный документооборот со своими «дочками». Между ними есть соглашение о том, что юридическую силу документам придает  НЭП. Однако если подписать НЭП договор с внешним контрагентом, он не будет иметь юридической силы без дополнительного соглашения с ним. Так же, как ФНС не примет счет-фактуру, подписанную НЭП.

Простая электронная подпись

Простая подпись создается без использования криптографических средств и  подтверждает лишь то, что ее создал определенный человек. Простая подпись чаще всего создается средствами той информационной системы, в которой ее используют, например:

  • одноразовый пароль из СМС при совершении банковских операций в мобильном банке,  
  • логин-пароль при входе в личный кабинет интернет-магазина или внутрикорпоративной системы ЭДО.

Простую подпись также можно использовать как равнозначную собственноручной. Эта  возможность должна быть установлена в отдельном нормативно-правовом акте или в соглашении между участниками ЭДО, в котором обязательно прописывают:  

  • Правила, согласно которым будут определять подписанта по его электронной подписи.
  • Обязанность пользователя хранить в секрете закрытую часть ключа простой подписи (например, не передавать никому СМС-код, присланный на телефон, или пароль в паре «логин-пароль»).

Основные факты

  1. Юридическую силу электронному документу обеспечивают:
    • обязательные реквизиты в документе,
    • электронная подпись лица, действующего от своего имени или обладающего правом действовать от лица организации.
    • соблюдение формата и способа передачи документа (для документов, формализованных государством или ФОИВ)
  2. КЭП — единственный вид подписи, который придает любому документу юридическую силу без необходимости подписывать  дополнительные соглашения между сторонами ЭДО. При соблюдении условий, перечисленных в 63-ФЗ, юридическую силу электронному документу могут придавать НЭП и простая подпись.  
  3. Участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой. Исключение составляют только случаи, когда государство или ФОИВ обязывает или, наоборот, запрещает использовать определенный вид подписи.

Другие статьи по теме «Документооборот с контрагентами»

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

Изменения в УПД с 01.10.2017

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм.

Документооборот с контрагентами

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Документооборот с контрагентами

УПД: как с ним обращаться

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру (СФ) и накладную/акт. Его можно представлять в ФНС как основание для получения вычета по НДС. У бумажной и электронной версии УПД есть свои особенности при использовании.

Документооборот с контрагентами

Подпись для электронного документооборота (ЭДО)

Именно электронная подпись для ЭДО один из необходимых элементов, которые обеспечивают ему юридическую значимость. Электронная подпись в Диадоке — это только КЭП. Так удобнее для пользователей.

Документооборот с контрагентами

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.