Электронный документооборот и электронная подпись — Контур.Диадок — СКБ Контур

Подпись для электронного документооборота (ЭДО)

Именно электронная подпись — один из необходимых элементов, которые обеспечивают ЭДО юридическую значимость.

Электронный документооборот и электронная подпись тесно взаимосвязаны. Для придания документам юридической значимости их необходимо подписать. Поэтому электронная подпись в системе электронного документооборота — необходимое условие для его законности.  

Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) стал неактуальным с тех пор, как прекратил действовать Закон «Об электронной цифровой подписи» и вступил в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сейчас по отношению к электронным документам и документообороту корректно употреблять словосочетание «электронная подпись». Она бывает разных типов.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) самодостаточна: документ, которым она подписана, по умолчанию обладает юридической силой. Исключение составляют случаи, когда законом установлено требование выставлять документ исключительно на бумаге.

Неквалифицированной электронной подписью (НЭП) также можно визировать документы, но потребуются еще гарантии в виде дополнительного соглашения между контрагентами. В нем должно быть оговорено, что стороны считают оригиналами документы, подписанные НЭП.

Важно: КЭП и НЭП для использования в электронном документообороте должны соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В ряде случаев электронные документы можно подписать только КЭП, иначе они не будут обладать юридической силой. Это счета-фактуры, универсальные передаточные документы, их исправленные и корректировочные пары. В связи с этим в Диадоке в основном применяется КЭП. У подавляющего числа пользователей она уже есть, так как только ею можно подписывать электронную отчетность в ФНС. И с КЭП не нужно тратить время на заключение дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом.

Как подписать документ в Диадоке

Электронную подпись нельзя в прямом виде «поставить» на документ. Файл подписи создается криптографическим способом, когда пользователь обращается к сертификату КЭП. То есть подписание — это формирование файла подписи для конкретного документа.

Сам процесс зависит от того, где пользователь хранит свой сертификат КЭП для ЭДО, который позволяет проверить подлинность подписи:

  • Если на ПК или в реестре — нажмите «Подписать» в ящике Диадока. Система обратится к сертификату и сформирует файл КЭП.
  • Если на съемном носителе, предварительно нужно вставить флешку или рутокен (гораздо реже — дискету, съемный жесткий диск) в компьютер или ноутбук, чтобы система увидела сертификат.

Рассмотрим, как подписать документ в системе ЭДО Диадок. В первую очередь нужно понять, есть ли у сотрудника право подписывать документы. Это можно проверить на вкладке «Настройки» в разделе «Персональные настройки». Если подписание недоступно, нужно обратиться к администратору ящика вашей компании в Диадоке. 

В Диадоке можно подписывать каждый документ по отдельности или сразу несколько документов. 

Перейдите на вкладку с входящими документами. Для подписания одного документа откройте его, нажав на ссылку с названием. На странице документа кликните кнопку «Подписать».

Чтобы подписать один или больше документов, отметьте галочками нужные документы на странице входящих и нажмите кнопку «Подписать».

После нажатия на кнопку «Подписать» появится окно, в котором нужно подтвердить действие. Выберите «Подписать и завершить документооборот». Статус документа изменится на «Подписан».

В случае с исходящими документами применение электронной подписи в документообороте происходит следующим образом. Вы формируете документ, вносите необходимые сведения в форму. После нажатия на кнопку «Подписать» документ сразу отправится контрагенту.

diadoc

Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.


ЭДО в строительстве

Сроки завершения строительства напрямую зависят от отлаженного обмена документами, поэтому компании тратят на документооборот много кадровых и финансовых ресурсов. Автоматизировать этот процесс можно при помощи ЭДО. В статье рассказываем о внедрении электронного документооборота в отрасли и его преимуществах. 

Вход в систему ЭДО Диадок

Вход в личный кабинет системы электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок можно осуществить двумя способами: по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Рассмотрим алгоритмы подробнее.

Когда ЭДО станет обязательным

С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Как работать с ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.