Формализованные и неформализованные документы в ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Формализованные и неформализованные документы в Диадоке

В чем разница и как работать с каждым видом?

Формализованные документы

Такие документы можно принимать, обрабатывать и проверять автоматически. Налоговый кодекс требует соблюдать формат для электронных счетов-фактур, который утвержден ФНС в виде xml. Сегодня есть два приказа ФНС, утверждающих формат:

  • № 820: для УПД и счетов-фактур,
  • № 189: для корректировочных счетов-фактур и УПД. 

Также налоговая утвердила форматы для первичных документов, но 402-ФЗ не обязывает их соблюдать. С первичкой можно работать в любом формате: рекомендованном приказом или утвержденном самой организацией. Здесь действуют три приказа ФНС:

  • № 552: для актов приемки работ,
  • № 423: для актов приемки и расхождений,
  • № 551: для ТОРГ-12.

Электронные документы будут юридически значимыми, если подписаны КЭП и имеют все нужные реквизиты.

Неформализованные документы

Представлены файлами с любым другим расширением: doc, xlsx, jpg, pdf и др. Для их юридической значимости также необходима электронная подпись. 


Статьи по теме

Законодатель не предусмотрел возможность отзыва подписанного в электронном формате документа. Закон не устанавливает для этого ни регламента, ни инструкций.

Если работаете со счетами-фактурами или подписываете другие файлы в новом формате, укажите полномочия подписанта, заполнив соответствующие поля. В Диадоке это необходимо сделать однократно. При дальнейшей работе данные подставляются автоматически.

К выгрузке прибегают, когда нужно переместить большое количество документов из Диадока в учетную систему компании. Выгружать файлы можно, если электронный документооборот (ЭДО) налажен с помощью интеграционного решения или коннектора. В веб-версии Диадока такой возможности нет.

Для подписания документов пользователю Диадока понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). 

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.