В чем разница и как работать с каждым видом?
Формализованные документы
Такие документы можно принимать, обрабатывать и проверять автоматически. Налоговый кодекс требует соблюдать формат для электронных счетов-фактур, который утвержден ФНС в виде xml. Сегодня есть два приказа ФНС, утверждающих формат:
Также налоговая утвердила форматы для первичных документов, но 402-ФЗ не обязывает их соблюдать. С первичкой можно работать в любом формате: рекомендованном приказом или утвержденном самой организацией. Здесь действуют три приказа ФНС:
Электронные документы будут юридически значимыми, если подписаны КЭП и имеют все нужные реквизиты.
Неформализованные документы
Представлены файлами с любым другим расширением: doc, xlsx, jpg, pdf и др. Для их юридической значимости также необходима электронная подпись.