Формализованные и неформализованные документы в Диадоке

22 октября 2020 3

В чем разница и как работать с каждым видом?

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Формализованные документы

Такие документы можно принимать, обрабатывать и проверять автоматически. Налоговый кодекс требует соблюдать формат для электронных счетов-фактур, который утвержден ФНС в виде xml. Сегодня есть два приказа ФНС, утверждающих формат:

№ 820: для УПД и счетов-фактур,
№ 189: для корректировочных счетов-фактур и УПД.

Также налоговая утвердила форматы для первичных документов, но 402-ФЗ не обязывает их соблюдать. С первичкой можно работать в любом формате: рекомендованном приказом или утвержденном самой организацией. Здесь действуют три приказа ФНС:

№ 552: для актов приемки работ,
№ 423: для актов приемки и расхождений,
№ 551: для ТОРГ-12.

Электронные документы будут юридически значимыми, если подписаны КЭП и имеют все нужные реквизиты.

Неформализованные документы

Представлены файлами с любым другим расширением: doc, xlsx, jpg, pdf и др. Для их юридической значимости также необходима электронная подпись.

Подключайтесь к ЭДО

Поможем настроить обмен электронными документами через Диадок

Подключиться

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

АБ

Александр Балыков 8 ноября 2023

Добрый день, с 27 мая 2022 года, в соответствии с приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ был утвержден формат PDF/A-3 для формализации договоров. Правильно ли я понимаю, что несмотря на утвержденный формат предоставления договоров в Диадок так же можно отправлять договора, соглашения и пр. документы в неформализованном формате и если они будут подписаны КЭП, то будут иметь юридическую силу .

СА

Светлана Амирова 11 июля 2023

Здравствуйте. Вы пишите -Также налоговая утвердила форматы для первичных документов, но 402-ФЗ не обязывает их соблюдать. Поясните пожалуйста, так можно или нельзя обмениваться с контрагентами Актами выполненных работ в неформализованном виде, например в эксель? Мало кто из контрагентов присылает Акты в xml, это или пдф или эксель. Налоговая примет такие акты?

Екатерина Зорина 18 августа 2023

Светлана Амирова, Добрый день! Форматы акта выполненных работ/приемки услуг, товарной накладной, акта приемки с расхождениями не являются обязательными для применения. Ими можно обмениваться в неформализованном виде, главное, чтобы документы отвечали всем требованиям к первичным документам, указанным в 402-ФЗ.

Другие статьи

Электронный документооборот в учетной политике организации

Учетная политика — основной документ, в котором прописаны правила и способы ведения бухгалтерского и налогового учета в организации. Если вы начали применять электронный документооборот (ЭДО), то потребуются дополнения в учетную политику организации. В статье расскажем о том, как это сделать.

Соглашение об ЭДО между контрагентами: когда нужно и как его составить

Первый шаг для перехода на безбумажный документооборот ― договориться с контрагентами. Один из способов это сделать — заключить соглашение об ЭДО между контрагентами.

Дата подписания в ЭДО

Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно.

Доверенность на подписание документов в ЭДО

С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний, которые работают с электронными документами, должны применять сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). В статье расскажем почему доверенность необходима и как она работает, а также разберемся в возможностях работы по старой схеме.

Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

ЭДО снижает затраты на оргтехнику и расходники, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Поэтому бумажный документооборот постепенно уступает место электронному. Тем не менее некоторые документы все еще оформляют на бумаге. В статье расскажем, какие документы нельзя перевести в ЭДО.

Все статьи

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте

Отправить заявку