Документооборот с контрагентами: разбираемся вместе

Закон об электронном документообороте

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах.

Письмо о переходе на ЭДО

Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.

Нужно ли печатать документы из ЭДО

Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы? 

Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы

К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.

Идентификатор участника ЭДО

Идентификатор, или ID, — это уникальный номер. Идентификатор участника ЭДО оператор электронного документооборота присваивает пользователям системы. Идентификационный номер выдается организации по ИНН-КПП. Компании с одинаковым ИНН и разными КПП будут работать с электронными документами под своими идентификаторами.

Если отправили документ в Диадоке, его можно отозвать?

Законодатель не предусмотрел возможность отзыва подписанного в электронном формате документа. Закон не устанавливает для этого ни регламента, ни инструкций.

Новый формат документов в Диадоке: заполняем полномочия подписанта

Если работаете со счетами-фактурами или подписываете другие файлы в новом формате, укажите полномочия подписанта, заполнив соответствующие поля. В Диадоке это необходимо сделать однократно. При дальнейшей работе данные подставляются автоматически.

Счет‑фактура в Диадоке: в каком формате выгружать

К выгрузке прибегают, когда нужно переместить большое количество документов из Диадока в учетную систему компании. Выгружать файлы можно, если электронный документооборот (ЭДО) налажен с помощью интеграционного решения или коннектора. В веб-версии Диадока такой возможности нет.

Формализованные и неформализованные документы в Диадоке

В чем разница и как работать с каждым видом?

Электронная подпись: как выбрать

Для подписания документов пользователю Диадока понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). 

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Изменения в УПД с 01.10.2017

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм.

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

УПД: как с ним обращаться

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру (СФ) и накладную/акт. Его можно представлять в ФНС как основание для получения вычета по НДС. У бумажной и электронной версии УПД есть свои особенности при использовании.

Подпись для электронного документооборота (ЭДО)

Именно электронная подпись для ЭДО один из необходимых элементов, которые обеспечивают ему юридическую значимость. Электронная подпись в Диадоке — это только КЭП. Так удобнее для пользователей.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.