Электронный документооборот с контрагентами

Мы преследовали цель сделать документооборот компании максимально эффективным, надежным и быстрым, но при этом менее трудоемким и затратным. Можно с уверенностью сказать, что эта цель была достигнута. Это было непросто, потому что потребовалось пересмотреть и перестроить внутренние бизнес-процессы компании. Но мы считаем, что результат того стоит. В данный момент идет активное подключение к обмену электронными документами поставщиков. Подробный кейс.

За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны. Наконец-то мы избавились от ошибок в VIN номерах,за счет настроенного автоматического контроля их совпадения, чего сильно не хватало при бумажном документообороте. Подробный кейс.

Документооборот в АЛД Автомотив должен решить целый ряд нетривиальных задач, это повысит эффективность работы компании в целом. Мы реализуем внутренний документооборот силами одного сервиса, внешний — другого. Диадок отлично подошел для внешнего обмена электронными документами, нам было очень легко установить его интеграционный модуль и настроить отправку исходящих документов. Теперь дело за реализацией следующих двух важных задач: подключения к ЭДО как можно большего числа наших клиентов и организации внутреннего электронного документооборота. Подробный кейс.

Проведенный пилотный проект показал, насколько более прозрачным и быстрым стал обмен документами. С переходом на ЭДО наши сотрудники все меньше документов обрабатывают на бумаге и все больше в электронном виде. Их подписание происходит оперативно, а когда необходима корректировка, мы узнаем об этом сразу. Мы увидели, что и клиенты перестали испытывать неудобства, связанные с получением и дальнейшим учетом бумажных документов. Подробный кейс.

Многие организации на Урале и в Пермском крае уже используют системы электронного документооборота при отправке отчетности в налоговую службу, а также для получения документов за электроэнергию, услуги ЖКХ и связи, для переписки с госорганами. Преимущество системы ЭДО — в ее удобстве: документы можно просмотреть в любое время в любом месте, где есть интернет, и с любого устройства: с компьютера, смартфона или планшета. Подробный кейс.

Сейчас корпоративные клиенты МегаФона могут не только выбрать удобные и экономичные тарифные планы, и воспользоваться самым быстрым мобильным интернетом, но и благодаря сервису Диадок бесплатно и максимально оперативно получать закрывающие документы без очередей и потери времени. Работа с электронными документами значительно экономит время наших клиентов и сотрудников. Более того, мы значительно снизили расходы на доставку документов курьерскими и почтовыми службами. Подробный кейс.

Особое внимание наша компания уделяет поддержке клиентов на всех этапах грузоперевозки. Мы уведомляем клиентов о доставке груза по смс, электронной почте, телефону. Возможность обмена с клиентами юридически значимыми документами в электронном виде, несомненно, стала дополнительным конкурентным преимуществом на рынке транспортных услуг. Хочется отметить, что конструктивный подход и готовность к взаимодействию со стороны специалистов команды Контур.Диадок, а также понятный механизм интеграции (API Диадок) с исчерпывающей документацией позволили провести работу в кратчайшие сроки. Подробный кейс.

Переход на электронный документооборот дал положительный финансовый эффект в виде экономии на приобретении бумаги, печати и доставке документов. Когда половина наших потребителей перейдет на ЭДО, мы рассчитываем на ежегодную экономию более чем 5,5 миллионов. Не менее важным для компании стал и, скажем так, организационный результат: автоматизация подготовки и отправки документов заметно увеличивает производительность труда сотрудников. Эта работа стала занимать меньше сил, освободилось время для выполнения других обязанностей. Подробный кейс.

Уфанет — оператор связи, который стремится постоянно расширять перечень своих услуг, ориентируясь как на требования отдельных абонентов, так и на тенденции рынка в целом. Мы убедились на собственном опыте, что ЭДО — отличное решение, позволяющее снизить наши затраты и затраты партнеров и перейти на современный удобный уровень ведения бизнеса. Сегодня уже многие из наших абонентов имеют сформировавшееся положительное мнение как об ЭДО в целом, так и о системе Контур.Диадок в частности. Подробный кейс.

Специалисты Диадока сопровождали проект на каждом этапе, предлагали идеи, всегда быстро реагировали на возникающие вопросы. Нам было приятно работать с этой профессиональной командой. Сейчас доставка документов дилерам занимает вместо недели всего 30 минут. Разница в удобстве и эффективности до и после ЭДО — просто колоссальная. Примечательно, что такой эффект достигнут даже без интеграции с нашей учетной системой. Подробный кейс.

Внедрение Диадока решило наши основные задачи по документообороту: автоматизации, ускорения документооборота и приостановления дальнейшего роста огромного бумажного архива. Важно, что теперь, при истребовании ИФНС мы не копируем и не заверяем 40000 листов бумаги, а просто выгружаем счета-фактуры из Диадока за несколько минут и отправляем через интернет. При помощи и активном консультировании команды Диадока система ЭДО интегрирована в нашу учетную систему. Наши специалисты могут продолжать работать в привычной для себя программе, но с рядом новых возможностей. Что касается наших менеджеров по реализации продукции, то они полностью освобождены от задач по оформлению счетов-фактур и могут сконцентрироваться на своей основной деятельности. Подробный кейс.

Диадок — очень удобный сервис, который отвечает всем нашим требованиям. Он дал нам возможность очень быстро начать переход к электронному документообороту, и мы планируем перевести на ЭДО всех клиентов и интегрировать Диадок с нашей учетной системой. Мы рассчитываем за счет этого сократить трудозатраты сотрудников и ускорить получение оплаты от наших клиентов. Подробный кейс.

Непростой задачей для вендора стало обеспечение оповещения системы Лайф.doc о смене статуса документа. Специалисты СКБ Контур в короткие сроки доработали коннектор, который автоматически отслеживает состояние переданных документов. Кроме того, клиенты уже оценили удобный переход из системы интернет-факторинга в Лайф.doc и обратно, без повторной аутентификации. Подробный кейс.

Нам остается только отслеживать документы, не подписанные покупателем, и напоминать ему об этом, что экономит до 80% времени сотрудников. По мере распространения ЭДО мы ждем еще сокращения затрат на обслуживание печатной техники, запчастях, возможном сокращении персонала работающих с бумажными документами. Особый плюс для нас — это то, что внедрение ЭДО не потребовало перестройки наших рабочих процессов. Все они остались привычными и удобными для наших сотрудников, поэтому не вызвали негатива, как бывает с нововведениями. Подробный кейс.

С помощью команды Диадока были успешно реализованы наши дополнительные требования к системе. Например, разработан функционал, позволяющий в наших системах узнавать статус документа по имени файла. Также был разработан специальный коллектор документов, позволяющий отправлять файлы из разных систем, объединяя их по имени. Подробный кейс.

В настоящее время мы видим повышение производительности отделов; исключение расходов на распечатку и подписание документов в тех бизнес-процессах, которые переведены на ЭДО. Клиенты оперативно получают документы, а мы со своей стороны имеем возможность это проконтролировать. Наконец, электронная база это не бумажный архив. Она позволяет просто и быстро находить нужные документы для ответов на запросы контролирующих органов. Подробный кейс.

Очевидными преимуществами электронного документооборота являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также очень важные плюсы ЭДО — это прозрачность, наглядность и доступность в любой момент всей истории документооборота с конкретным клиентом. Подробный кейс.

Очень удобно, что в результате интеграции мы по-прежнему можем работать в своей учетной системе 1С, нет необходимости совмещать несколько программ. Вдвойне приятно, что интеграция не вызвала никаких дополнительных сложностей и была проведена в кратчайшие сроки. Сегодня на ЭДО переведено более четверти контрагентов. К ним относится и один из наших крупнейших клиентов — социальная сесть «В КОНТАКТЕ». Совместно с командой Диадока мы ведем работу по дальнейшему переводу на ЭДО наших контрагентов. Подробный кейс.