Новости /

«Гипербола» перешла на EDI.Контур с 80 % поставщиков

22 июля
Сегодня гипермаркет работает через систему электронного заказа EDI.Контур со 154 из 190 поставщиков. До конца 2016 года «Гипербола» намерена перевести в электронный вид взаимоотношения с 95 % поставщиков.

Предпосылки

«Гипербола» — это уникальный для Урала проект. Сегодня он включает два крупных продуктовых гипермаркета в Екатеринбурге, при создании которых учтен лучший мировой опыт ритейла. У «Гиперболы» 193 поставщика. Документы гипермакета формируются в товароучетной системе Gestori. До внедрения EDI «Гипербола» использовала автозаказ. Он базировался на фиксированном перечне товаров, сформированном на основе номенклатуры Gestori. При необходимости категорийный менеджер менял количество товара в заказе, и эта информация отправлялась поставщику. Стороны согласовывали номенклатуру, цены и количество. Четкой системы при этом не было. Времени уходило много, на приемке товара неизбежно появлялись расхождения, документооборот увеличивался, так как документы приходилось переделывать. Чтобы решить эти проблемы, в конце 2014 года было принято решение о переходе на электронный заказ EDI.

Задачи

С помощью EDI «Гипербола» планировала:

  • выстроить четкий бизнес-процесс заказа: с момента его отправки до приемки товара и формирования закрывающих документов;
  • обеспечить согласованные действия всех участников процесса заказа и приемки товара;
  • сократить и упростить приемку товара;
  • контролировать заказ и поставку на каждом этапе.

Дмитрий Рогулькин, руководитель отдела информационных технологий торговой сети «Гипербола»: «Выбирая провайдера, мы в первую очередь оценивали опыт: число и уровень реально запущенных и работающих решений документооборота. Также для нас было важно, сколько в целом поставщиков успешно работают через данного провайдера. Выбор почти сразу пал на СКБ Контур. Он соответствовал нашим требованиям, у нас уже был положительный опыт взаимодействия на примере системы электронной отчетности Контур.Экстерн. Центральный офис СКБ Контур, как и наш, расположен в Екатеринбурге, это ускоряет и облегчает контакты наших IT-специалистов с разработчиками СКБ Контур».

Решение

Главная техническая часть проекта была реализована за три месяца. Большую часть этого времени IT-специалисты «Гиперболы» дорабатывали и тестировали терминалы сбора данных. Нужно было научить их и Gestori работать с заказами в новом формате.

Дмитрий Рогулькин: «При EDI поставка принимается по черновику товарной накладной. А раньше мы принимали товар по заказу. Нужно было доработать и настроить наше программное обеспечение. В частности, мы научили Gestori формировать заказ по новому принципу и обмениваться информацией с поставщиком через провайдера. И мы доработали программное обеспечение терминалов сбора данных, чтобы они работали с новым типом заказов, подтвержденных поставщиком».

Полное техническое внедрение EDI.Контур в документооборот «Гиперболы» заняло полгода. Сейчас гипермаркет использует цепочку ORDERS-ORDRSP-DESADV-RECADV - [INVOIC] ЭСФ+ЭТОРГ12.

Категорийный менеджер отправляет поставщику заказ напрямую из Gestori, в которую загружены цены по договору поставки. Поставщик получает заказ, подтверждает или корректирует его и отправляет категорийному менеджеру «Гиперболы», чтобы он подтвердил. Весь обмен информацией происходит через товароучетные системы поставщика и сети, поэтому расхождения в номенклатуре, пропуски информации или ошибки сводятся практически к нулю.

Пилот

В пилотном проекте «Гиперболы» участвовали Хладокомбинат № 3, ТД «Сыробогатов», ООО «Прометей» и Уктусский молочный завод. С этими поставщиками, которые находятся в одном регионе с гипермаркетом, было удобно тестировать EDI.

Во время пилота сеть столкнулась с проблемами при отправке заказа по EDI и при получении подтверждения от поставщика. Чтобы их решить, пришлось исправлять алгоритм обработки EDI-сообщений в Gestori.

Также в этот период наглядно проявились ошибки, связанные с человеческим фактором на стороне поставщиков: нарушался регламент обмена, возникали сбои и т.д. Чтобы избежать этого, «Гипербола» внесла в договор дополнительный пункт о штрафных санкциях для поставщиков.

Дмитрий Рогулькин: «Большинство крупных и средних поставщиков приветствовали новый формат взаимодействия. С EDI им самим проще согласовывать заказы и отгружать товар. Но некоторые отреагировали негативно. Думаю, во многом это связано с тем, что автоматизация процессов повышает уровень ответственности сторон. Человеческим фактором уже не оправдаешься. Кроме того, мы заключили с поставщиками дополнительное соглашение о штрафных санкциях на случай, если поставка не соответствует заказу. Команда СКБ Контур плотно работала с поставщиками, поэтому их сотрудники довольно быстро научились работать с системой, не провоцировать сбои и соблюдать регламент».

После завершения пилота в течение 1,5 месяцев было подключено сразу около 70 поставщиков. Сейчас их число уже достигло 154.

Результаты

С помощью системы EDI.Контур «Гипербола» решила все задачи, которые поставила на старте проекта:

  • Товар принимается быстро за счет того, что расхождения почти исчезли. Если раньше акты расхождений по причинам «отсутствует в заказе», «отсутствует в товароучетной системе», «недовоз» или «излишки» составляли 50 % все актов расхождений, то теперь причины «отсутствует в заказе» и «отсутствует в товароучетной системе» сократились до нуля. Число актов расхождений из-за «недовоза» и «излишков» сократилось более чем в три раза.

Дмитрий Рогулькин: «Надо понимать, что EDI — не средство от всех болезней, оно не избавит от спорных моментов, связанных с браком, боем или потерей товарного вида на этапе приемки. Также надо понимать, что даже после всех согласований не исключено, что грузчик на складе поставщика банально может что-то перепутать. Но расхождения после внедрения EDI сокращаются очень значительно, прежде всего за счет того, что поставщик и заказчик при согласовании поставки говорят на одном языке. Если можно так выразиться, на формализованном языке обмена EDI-сообщениями».

  • Нагрузка на штат приемщиков и операторов снижена, персонал переориентирован на другие задачи.
  • В разы сократилось время, которое затрачивает бухгалтерия на сверку первичных документов с поставщиками.

Сейчас «Гипебола» завершает цепочку — внедряет электронные счета-фактуры и ТОРГ-12 — с теми поставщиками, которые уже четко и без сбоев работают с ней через EDI. Параллельно идет привлечение оставшихся поставщиков к работе через EDI.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Ритейл

  • 30
    ноября

    Марафон осенних сетей

    Осенью к EDI.Контур подключились 30 торговых сетей с суммарной сетью более 1000 поставщиков. Помимо EDI-сообщений, юридически значимые электронные документы могут принимать торговые сети «Монетка и Райт», «Кировский», «Я Любимый». Для сети «Монетки и Райт» СКБ Контур стал первым провайдером юридически значимого электронного документооборота.

  • 17
    ноября

    СКБ Контур собрал поставщиков Москвы на конференцию по EDI и ЭДО

    11 ноября в Москва-Сити 150 представителей ритейла обменялись опытом использования электронного документооборота. Реальные кейсы внедрения EDI и ЭДО рассказали торговые сети Азбука Вкуса и Детский мир, поставщики ГРАТ-ВЕСТ и «Савушкин продукт-Москва».

  • 26
    октября

    Отключение статусных сообщений на INVOIC для поставщиков Ашан

    СКБ Контур и Ашан меняют регламент работы с поставщиками для упрощения процесса поставки.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.