До EDI в компании действовала система автозаказа. За каждым поставщиком в сети закреплен менеджер, который контролирует заказы и при необходимости может редактировать их. Схема выглядела так:
Если расхождений не было, сеть подписывала документ, если были — составляла акт расхождений. Затем стороны искали причины расхождений и устраняли их.
«Объем бумажных документов увеличивался, сверка документов занимала все больше времени, приемка проводилась медленно. В определенный момент мы поняли, что остро нуждаемся в дополнительном инструменте, с помощью которого можно управлять отношениями с поставщиками, совершенствовать работу с заказами, упростить приемку и сверку первички. EDI — как раз такой инструмент», — поясняет Евгений Пинемасов, представитель торговой сети.
В марте 2015 года «Батыр» провел тендер, в котором участвовали ведущие EDI-провайдеры. Сеть анализировала тендерную документацию, число и состав подключенных к тому или иному провайдеру поставщиков, проводила встречи и в результате выбрала СКБ Контур. В течение мая 2015 года «Батыр» и Контур сформировали проектную команду, проанализировали действующую схему заказа, разработали Устав проекта и продумали техническую реализацию.
«Батыр» использует товароучетную систему RunRetail. Чтобы напрямую обмениваться с поставщиками EDI-сообщениями, сеть воспользовалась специальным интеграционным модулем. Так как он разработан именно для данной системы, не потребовалось кардинально менять бизнес-процессы. На то, чтобы установить и настроить модуль ушло три недели.
В результате сеть получила цепочку из четырех типовых EDI-сообщений: ORDERS (заказ) – ORDRSP (подтверждение заказа) – DESADV (уведомление об отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке). Интеграционное решение дает возможность впоследствии расширить ее за счет юридически значимых документов, которые нужно подписывать сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Тогда «Батыр» сможет обмениваться с поставщиками закрывающими документами, необходимыми для бухгалтерского и налогового учета.
После внедрения интеграционного модуля настал черед подключать первых поставщиков. На первом этапе в нем участвовали двое поставщиков. Затем, чтобы быстрее получить репрезентативные результаты, число пилотных поставщиков увеличилось до 10. Тестовый период прошел успешно и не выявил серьезных препятствий и ошибок между сторонами при электронном заказе. Поэтому по результатам проектная команда приняла решение о массовом подключении поставщиков к системе EDI.Контур.
В это же время сеть работала со своими сотрудниками, которым предстояло познакомиться с новым сервисом: наставники разъясняли суть процесса, обучали и показывали, что изменится в их работе.
В период пилотного проекта сеть доработала документы, которые регламентируют взаимоотношения с поставщиками, под новые условия. В частности, добавила в типовой договор поставки положения о работе через EDI и разработала дополнительное соглашение, которое регулирует обмен EDI-сообщениями.
Большая часть поставщиков «Батыра» впервые столкнулась с системой электронного заказа. Понадобилась большая и кропотливая работа проектной команды, чтобы рассказать и объяснить, что такое EDI, в чем преимущества такой формы заказа и что для этого понадобится конкретно от каждого сотрудника. Обучение проходило в разных форматах: семинары, вебинары, индивидуальные совещания.
«Это принесло плоды. Сегодня подавляющая часть поставщиков работают с нами через EDI. Неохваченным остался очень небольшой процент, в который вошли мелкие поставщики, либо поставщики с биржевой ценой на продукцию. Теперь нам не терпится перевести в электронный вид бухгалтерские документы. Мы рассчитываем, что это и нам, и поставщикам существенно сэкономит операционные затраты, ускорит наш документооборот и избавит нас от расхождений и ошибок», — уточняет Евгений Пинемасов.
Сейчас интеграционное решение, которое позволит «Батыру» перейти на юридически значимый электронный документооборот, находится на финальной стадии разработки. В итоге сеть получит следующую схему документооборота:
Готовность решения запланирована на 2017 год.
Старт обязательной электронной ветеринарной сертификации сдвинут с 1 января на 1 июля 2018 года.
В Москве в конференц-центре Newsroom прошел бизнес-завтрак для компаний, участвующих в обороте продукции, подконтрольной Госветнадзору.
За сентябрь в регионе сформировано 188 тыс. электронных ветеринарных сопроводительных документов.