Новости /

«Батыр» переводит документооборот на современные рельсы

26 января 2017
Сегодня торговая сеть работает через систему EDI.Контур с 200 из 350 поставщиков. Количество электронных заказов «Батыра» достигло 85 тысяч в месяц.

Эпоха автозаказа

До EDI в компании действовала система автозаказа. За каждым поставщиком в сети закреплен менеджер, который контролирует заказы и при необходимости может редактировать их. Схема выглядела так:

  1. Менеджер отправлял заказ на - поставщика.
  2. Далее следовал звонок или переписка сторон, чтобы уточнить заказ.
  3. Поставщик отгружал товар, сопровождая поставку бумажными документами, по которым сеть принимала товар.

Если расхождений не было, сеть подписывала документ, если были — составляла акт расхождений.  Затем стороны искали причины расхождений и устраняли их.

«Объем бумажных документов увеличивался, сверка документов занимала все больше времени, приемка проводилась медленно. В определенный момент мы поняли, что остро нуждаемся в дополнительном инструменте, с помощью которого можно управлять отношениями с поставщиками, совершенствовать работу с заказами, упростить приемку и сверку первички. EDI — как раз такой инструмент», — поясняет Евгений Пинемасов, представитель торговой сети.

Бизнес-процессы менять не потребовалось               

В марте 2015 года «Батыр» провел тендер, в котором участвовали ведущие EDI-провайдеры. Сеть анализировала тендерную документацию, число и состав подключенных к тому или иному провайдеру поставщиков, проводила встречи и в результате выбрала СКБ Контур. В течение мая 2015 года «Батыр» и Контур сформировали проектную команду, проанализировали действующую схему заказа, разработали Устав проекта и продумали техническую реализацию.

«Батыр» использует товароучетную систему RunRetail. Чтобы напрямую обмениваться с поставщиками EDI-сообщениями, сеть воспользовалась специальным интеграционным модулем. Так как он разработан именно для данной системы, не потребовалось кардинально менять бизнес-процессы. На то, чтобы установить и настроить модуль ушло три недели.

В результате сеть получила цепочку из четырех типовых EDI-сообщений: ORDERS (заказ) – ORDRSP (подтверждение заказа) – DESADV (уведомление об отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке). Интеграционное решение дает возможность впоследствии расширить ее за счет юридически значимых документов, которые нужно подписывать сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Тогда «Батыр» сможет обмениваться с поставщиками закрывающими документами, необходимыми для бухгалтерского и налогового учета.

Пилот: полет нормальный

После внедрения интеграционного модуля настал черед подключать первых поставщиков. На первом этапе в нем участвовали двое поставщиков. Затем, чтобы быстрее получить репрезентативные результаты, число пилотных поставщиков увеличилось до 10. Тестовый период прошел успешно и не выявил серьезных препятствий и ошибок между сторонами при электронном заказе. Поэтому по результатам проектная команда приняла решение о массовом подключении поставщиков к системе EDI.Контур.

В это же время сеть работала со своими сотрудниками, которым предстояло познакомиться с новым сервисом: наставники разъясняли суть процесса, обучали и показывали, что изменится в их работе.

Новый регламент для поставщиков

В период пилотного проекта сеть доработала документы, которые регламентируют взаимоотношения с поставщиками, под новые условия. В частности, добавила в типовой договор поставки положения о работе через EDI и разработала дополнительное соглашение, которое регулирует обмен EDI-сообщениями.

Большая часть поставщиков «Батыра» впервые столкнулась с системой электронного заказа. Понадобилась большая и кропотливая работа проектной команды, чтобы рассказать и объяснить, что такое EDI, в чем преимущества такой формы заказа и что для этого понадобится конкретно от каждого сотрудника. Обучение проходило в разных форматах: семинары, вебинары, индивидуальные совещания.

«Это принесло плоды. Сегодня подавляющая часть поставщиков работают с нами через EDI. Неохваченным остался очень небольшой процент, в который вошли мелкие поставщики, либо поставщики с биржевой ценой на продукцию. Теперь нам не терпится перевести в электронный вид бухгалтерские документы. Мы рассчитываем, что это и нам, и поставщикам существенно сэкономит операционные затраты, ускорит наш документооборот и избавит нас от расхождений и ошибок», — уточняет Евгений Пинемасов.

На пороге ЭДО

Сейчас интеграционное решение, которое позволит «Батыру» перейти на юридически значимый электронный документооборот, находится на финальной стадии разработки. В итоге сеть получит следующую схему документооборота:

  • поставщики направляют в электронном виде первичные документы по поставке;
  • они перегружаются в RunRetail;
  • там они автоматически сверяются с фактически поступившим товаром;
  • на основе полученных данных сотрудник решает, какие документы принимать к учету и выгружать их в бухгалтерию, а по каким работать с поставщиком на предмет расхождений.

Готовность решения запланирована на 2017 год.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Ритейл

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.