Аренда имущества сотрудника

Организация может использовать в своей работе имущество сотрудника. Частая ситуация — аренда автомобиля. Расскажем, как оформить аренду автомобиля и учитывать в налогах арендную плату.

Как передать автомобиль в аренду

Арендовать автомобиль можно с экипажем или без него. В первом случае сотрудник не только передает автомобиль в аренду, но еще выступает в роли водителя и выполняет техническое обслуживание. Во втором — просто предоставляет автомобиль.

На практике бывает, что директор организации использует для рабочих поездок личный автомобиль. Может ли директор подписать договор аренды как со стороны арендодателя — сотрудника, так и со стороны арендатора — организации? Может, препятствий для этого нет. Директор — представитель организации, поэтому договор аренды заключает не с самим собой, а с организацией в качестве сотрудника.

Автомобиль передают в аренду на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. Организация может использовать специальную унифицированную форму ОС-1 или произвольную. По договору можно предусмотреть ежемесячные акты на оказание услуг аренды, но это не обязательно.

Налоги и взносы с арендной платы

Арендная плата, которую получил сотрудник, облагается НДФЛ. Организация выступает налоговым агентом и должна удержать НДФЛ при выплате арендной платы. 

Выплаты по договору аренды без экипажа не облагаются страховыми взносами. Если организация арендует автомобиль с экипажем, то сотрудник не только передает собственность в аренду, но и оказывает услуги. С вознаграждения за услуги нужно заплатить страховые взносы.

Договор аренды с экипажем можно заключить только с сотрудником, который является ИП, потому что у него должны быть свои сотрудники: шофер и механик. Если сотрудник не ИП, заключите два договора: договор аренды и договор на услуги по управлению и техническому обслуживанию автомобиля. С вознаграждения по договору об оказании услуг нужно будет заплатить страховые взносы.

На УСН «Доходы минус расходы» сумму арендной платы можно включить в состав расходов. Затраты на ГСМ также списываются в расходы. Для подтверждения расхода используются чеки и путевые листы. 

Отчитаемся по НДС

Эльба автоматически заполнит декларацию по НДС 5% и рассчитает налоги

Попробовать бесплатно