Какие расходы учитываются при налоге на прибыль

База для уплаты налога на прибыль — это разница между налоговыми доходами и расходами. С учетом доходов проблем обычно не возникает, а вот учет расходов нередко вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье собрали главную информацию о налоговых расходах, порядке их признания и оформления. Поговорим также о расходах, которые учесть не получится.

Что такое расход по налогу на прибыль

Перечень расходов, учитываемых плательщиками налога на прибыль, открыт. Это значит, что на ОСНО можно учесть любые расходы, которые соответствуют трем критериям (п. 1 ст. 252 НК РФ): они обоснованны, документально подтверждены и не указаны в ст. 270 НК РФ.

Обоснованность расходов

Обоснованными считаются экономически оправданные расходы, которые можно оценить в денежной форме. 

Обоснованными с точки зрения налога на прибыль считаются расходы в интересах бизнеса — для деятельности, направленной на получение дохода. Причем обоснованность расходов не предусматривает оценку со стороны ФНС их целесообразности, рациональности и эффективности (п. 3 Обзора правовых позиций КС и ВС, письмо ФНС от 15.11.2024 № БВ-4-7/13022), а оценивается с учетом намерений налогоплательщика получить экономический эффект. 

Расходы организации должны соотноситься с характером ее деятельности, а не с получением прибыли. Они учитываются независимо от наличия доходов в налоговом периоде (письмо Минфина от 24.06.2022 № 03-03-06/1/60328, Постановление АС Северо-Кавказского округа от 17.01.2023 № Ф08-14615/2022 по делу № А63-16488/2021).

Бремя доказывания необоснованности расходов возлагается на налоговые органы (Определение КС от 04.06.2007 № 320-О-П). 

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Попробовать бесплатно

Документальное подтверждение

Каждый налоговый расход подтверждается первичным документом, который необходим и для бухучета: один первичный документ, составленный в бумажной или электронной форме, одновременно позволяет отразить расход и в бухгалтерском, и в налоговом учете (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ). Он должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством о бухучете. К первичным документам относится также бухгалтерская справка.

Если речь идет о расходах, понесенных за рубежом, когда у налогоплательщика нет первичного документа, составленного по российским правилам учета, подтвердить их можно документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в стране, на территории которой понесены расходы. 

Если нет первички, непосредственно обосновывающей расход, подтвердить его могут иные документы, косвенно свидетельствующие о факте и сумме расхода. Например, расходы в виде суточных командированному лицу подтверждаются пакетом документов: 

• приказом о направлении в командировку, в котором отражена связь поездки с деятельностью компании;

• проездными или иными документами, подтверждающими длительность нахождения работника в командировке.

Не учитываемые расходы

Даже если расход связан с бизнесом, его не получится отразить в налоговом учете, если он упомянут в ст. 270 НК РФ (письмо Минфина от 11.02.2025 № 03-03-06/1/12032).

Например, если компания, занимающаяся грузоперевозками, платит штраф за нарушение ее сотрудником-водителем правил дорожного движения, штраф не учитывается в налоговых расходах, хоть и связан с бизнесом (п. 2 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 29.05.2023 № 03-03-06/1/49228). 

Перечень не учитываемых расходов, приведенный в ст. 270 НК РФ, открыт. Это значит, что нельзя учесть не только обозначенные в нем суммы (например, дивиденды, выданные авансы), но и иные, если они не соответствуют приведенным выше критериям — не являются обоснованными и документально подтвержденными (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Группировка налоговых расходов

Глава 25 Налогового кодекса предусматривает многоуровневую группировку налоговых расходов.

Производственные и внереализационные расходы

Если расходы могут быть отнесены одновременно к нескольким группам, компания вправе самостоятельно определить, куда их отнесет (п. 4 ст. 252 НК РФ). Например, услуги банков можно включить либо в состав внереализационных (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ), либо в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Прямые и косвенные расходы

Каждый вид налоговых расходов, кроме внереализационных, классифицируется в зависимости от учетной налоговой политики компании в качестве прямого или косвенного расхода (п. 1 ст. 318 НК РФ). Но такую классификацию используют только те, кто применяет метод начисления (ст. 271, 272 НК РФ). Если у вас кассовый метод (ст. 273 НК РФ), делить на прямые и косвенные не надо.

Косвенные и внереализационные расходы признаются для налога на прибыль в периоде их совершения. А вот прямые учитываются иначе. У компаний, изготавливающих продукцию или выполняющих работы, прямые расходы признаются только в части проданной в отчетном периоде продукции, выполненных работ. Остальная часть прямых расходов формирует налоговую себестоимость незавершенного производства и признается в периоде реализации продукции, работ.

Компании, оказывающие услуги, тоже разделяют затраты на прямые и косвенные, однако могут признавать прямые налоговые расходы по мере их совершения — как и косвенные, без формирования налоговой стоимости незавершенного производства (п. 2 ст. 318 НК РФ). 

Торговые компании учитывают в качестве прямых затрат стоимость приобретенных товаров, а также расходы на их доставку от поставщика до своего склада (ст. 320 НК РФ).

Верная классификация налогового расхода влияет на момент его признания и величину, учитываемую в том или ином периоде.

Расходы, связанные с производством и реализацией

Рассмотрим основные составляющие налоговых расходов и порядок их признания в налоговом учете.

Материальные расходы (ст. 254 НК РФ)

К материальным относят:

• расходы на сырье, материалы и полуфабрикаты, используемые в производстве продукции (выполнении работ); 

• затраты на приобретение ОС и НМА стоимостью не более 100 000 руб. без НДС; 

• стоимость работ (услуг) производственного характера. 

К материальным приравниваются некоторые затраты на природоохранные мероприятия, технологические потери, потери от недостач и порчи ценностей в пределах установленных норм естественной убыли.

При методе начисления датой осуществления материальных расходов признается (п. 2 ст. 272 НК РФ) дата передачи в производство сырья и материалов. А для услуг (работ) производственного характера — дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ).

При кассовом методе расходы на сырье и материалы учитываются по мере их списания в производство, а также перечисления оплаты поставщикам сырья и материалов (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Материальные расходы в виде затрат на сырье и материалы, а также на комплектующие изделия и полуфабрикаты всегда относятся к прямым. Иные виды материальных расходов, чаще всего, тоже включаются в прямые. Таким образом, большая часть материальных расходов у компаний, занимающихся производством или выполнением работ, учитывается для целей налога на прибыль только по мере реализации продукции (работ), при изготовлении (выполнении) которых они понесены.

Расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ)

В состав расходов на оплату труда включаются любые выплаты, начисленные работникам по условиям трудовых (коллективных) договоров: зарплата, премии, надбавки, оплата в размере среднего заработка. Исключение — суммы, указанные в ст. 270 НК РФ, например, материальная помощь (кроме матпомощи при рождении ребенка).

Некоторые виды расходов на оплату труда нормируются — учитываются не в полном размере, а исходя из установленных норм. Так, траты на ДМС можно учесть, если работник застрахован на срок не менее года. Причем расходы компании на ДМС не могут превышать 6% от общих налоговых расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Расходы на оплату труда при методе начисления признаются в периоде, в котором начисляются выплаты (зарплата, премия и другие), независимо от того, когда фактически перечислены средства работникам (п. 4 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе — признаются по факту перечисления средств работникам.

Расходы на оплату труда работников, занятых в процессе производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также страховые взносы с зарплаты включаются в состав прямых.

Начисленная амортизация

Суммы амортизации ОС, НМА, капвложений в арендованное имущество признаются в составе налоговых расходов на последнее число месяца (п. 3 ст. 272 НК РФ). Компании, применяющие кассовый метод, признают амортизацию только тех объектов, которые оплачены поставщикам (изготовителям) (подп. 2 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Амортизация по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг, относится в состав прямых налоговых расходов.

Прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ)

Перечень таких расходов открыт: арендные (лизинговые) платежи; налоговые платежи, учитываемые для целей налога на прибыль, включая страховые взносы за работников; командировочные, представительские, рекламные и другие.

В общем случае прочие расходы, связанные с производством и реализацией, относятся к косвенным. Но если расход непосредственно связан с выпуском продукции, выполнением работ (например, арендная плата за производственное оборудование), он считается прямыми (Постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2017 № Ф07-413/2017 по делу № А05-12521/2015).

В составе прочих, связанных с производством и реализацией, присутствуют нормируемые расходы, например, рекламные (п. 4 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления прочие производственные расходы признаются в том периоде, к которому относятся. При кассовом методе — учитываются по мере их возникновения и после оплаты. 

Внереализационные налоговые расходы

В состав внереализационных включаются расходы, не связанные с реализацией товаров (работ, услуг): проценты по кредитам и займам; отрицательная курсовая разница; пени, штрафы и неустойки по договорам налогоплательщика с третьими лицами (п. 1 ст. 265 НК РФ).

Глава 25 НК РФ разрешает учитывать убытки, приравненные к внереализационным расходам, однако перечень убытков, принимаемых к налоговому учету, закрыт (п. 2 ст. 265 НК РФ). К таким убыткам относят, например, списываемые безнадежные долги, не покрытые налоговым резервом по сомнительным долгам; потери от чрезвычайных ситуаций и другие.

Момент признания зависит от вида внереализационного расхода. Проценты по долговым обязательствам признаются ежемесячно в течение срока действия обязательства (п. 8 ст. 272 НК РФ). Пени, штрафы, неустойки — на дату вступления в силу решения суда об их взыскании или на дату признания обязанности по уплате таких сумм контрагенту (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе расходы должны быть оплачены.

Иные расходы

Расходы на ремонт и содержание ОС (ст. 260 НК РФ)

Расходы на ремонт и содержание как собственных, так и арендованных ОС признаются в налоговом учете при методе начисления по факту их совершения, то есть выполнения ремонта (п. 5 ст. 272 НК РФ). 

Если ремонтируете ОС, используемое в производстве продукции, выполнении работ, то расходы на ремонт безопаснее учитывать в составе прямых (Определение ВС от 23.12.2021 № 307-ЭС21-24536 по делу № А05-4852/2020).

Расходы на обязательное и добровольное страхование (ст. 263 НК РФ)

Перечень расходов на обязательное и добровольное страхование включает все виды страхования имущества, в том числе арендованного, а также некоторые виды страхования ответственности. Порядок их учета зависит от длительности договора и особенностей уплаты страховой премии. 

Например, если договор страхования заключен на несколько отчетных (налоговых) периодов с единовременной уплатой страховой премии, то расход в виде премии распределяется на срок действия договора, начиная с даты ее уплаты, пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Расходы на продажу имущества, имущественных прав (ст. 268 НК РФ)

Стоимость товаров, приобретенных для перепродажи, — прямой налоговый расход. Она списывается по одному из методов, установленных в налоговой учетной политике (п. 3 ст. 268 НК РФ): по стоимости первых по времени приобретения (ФИФО); по средней стоимости;по стоимости единицы товара.

К прямым расходам торговой компании, подлежащим распределению между товарами, проданными и непроданными на конец отчетного периода, относятся также затраты на доставку товара от поставщика до собственного склада. Остальные налоговые расходы торговой компании, кроме внереализационных, — косвенные, то есть признаются по мере совершения (ст. 320 НК РФ).

При продаже иного имущества (кроме товаров), имущественных прав в состав расходов включаются затраты на приобретение проданного имущества (получения имущественных прав), а также расходы, связанные с продажей, например, стоимость предпродажной подготовки служебного авто.

Расходы на формирование резервов

Компании, применяющие метод начисления в налоговом учете, некоторые траты могут учесть авансом — путем резервирования предстоящих расходов. При этом регулярные отчисления в резерв признаются налоговыми расходами по мере их осуществления, а сами расходы покрываются за счет резервов в периоде их совершения. 

Глава 25 НК РФ разрешает создавать по выбору, зафиксированному в налоговой учетной политике, например, такие резервы:

Правила признания расходов на формирование резервов, а также их списания за счет резервов установлены для каждого вида резерва.

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Чек-лист для безошибочного учета налоговых расходов

Чтобы минимизировать риски претензий от налоговиков, скачайте этот чек-лист и проверяйте расходы по следующему алгоритму:

В некоторых ситуациях расходы учитываются в особом порядке. Речь идет как об отдельных видах деятельности (например, выполнении работ с длительным производственным циклом или НИОКР, освоении природных ресурсов), так и отдельных операциях (например, сделки с ценными бумагами или уступка прав требования, расчеты в валюте или в рублях, если обязательство номинировано в валюте или условных единицах).

Все расходы зарегистрируйте в налоговых регистрах на основании первичных документов. Данные из регистров отразите в декларации по налогу на прибыль, формируя налоговую базу.

Забытые расходы, не отраженные своевременно, можно учесть в течение 3 лет с момента, когда должен быть уплачен налог на прибыль за период, к которому расходы относятся (подп. 1 п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Однако с 01.01.2025 не получится учесть в текущем периоде суммы, относящиеся к периодам до 2025 года, так как ставка налога на прибыль увеличилась (письмо Минфина от 15.05.2025 № 03-03-06/1/47786). Это означает, что расходы, не учтенные до 2025 года, можно заявить только в уточненных налоговых декларациях за те периоды, к которым они относятся (п. 1 ст. 81 НК РФ).