Отчетность в СФР 2025 году

В СФР отчитываются все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели. Если есть хоть один сотрудник — СФР будет ждать от работодателя отчетность. В статье расскажем, когда и какую.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Юлия Нестерова Эксперт, автор статей в Контур.Экстерне

Кто регистрируется и отчитывается в СФР

Как только в организации или ИП появляется сотрудник по трудовому договору — СФР автоматически регистрирует их как работодателей. Самостоятельно регистрироваться в СФР им не нужно.

Есть исключение — регистрироваться самостоятельно должны те ИП, которые нанимают физлиц по договору ГПХ и в этом договоре прописано условие об уплате  взносов на травматизм. Тогда согласно пп. 4 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, предприниматель должен зарегистрироваться в течение 30 дней со дня заключения такого договора. Для этого нужно подать в СФР заявление, заверенную копию паспорта ИП и копию договора ГПХ — лично, через МФЦ, почтой или через портал Госуслуг.

На практике регистрироваться в СФР предпринимателям нужно заранее, поскольку при заключении договора ГПХ подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 отправляют не позднее следующего дня после заключения договора.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Какие отчеты сдавать в СФР

В СФР сдают один отчет ЕФС-1, но разные разделы в разные сроки в зависимости от повода, смотрите таблицу:

Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.

Помимо отчета ЕФС-1, при трудоустройстве сотрудника работодатель должен отправить в СФР сведения о застрахованном лице (п. 15 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ) — в течение трех дней с момента получения сведений от работника по форме из Приказа ФСС от 04.02.2021 № 26.

Если у СФР не хватает данных для назначения проактивного пособия, он может запросить их у работодателя. Перечень таких сведений — в п. 22-23 правил из Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Предоставить их нужно в течение двух рабочих дней при оформлении единовременного пособия при рождении ребенка, в остальных случаях — в течение трех рабочих дней.

Настройка электронного документооборота с СФР

Если у работодателя меньше 10 сотрудников, отчитываться в СФР он может как на бумаге, так и в электронном виде, но если больше — только в электронном виде.

Система электронного документооборота с СФР называется СЭДО и работает через Кабинет страхователя на сайте СФР и операторов электронного документооборота, например, Контур Экстерн.

Чтобы отправлять отчеты в электронном виде через портал СФР, авторизуйтесь в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) с учетной записью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Создать учетную запись юридического лица в ЕСИА можно на портале Госуслуг. Отчеты для отправки подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Чтобы отправлять отчеты в электронном виде через оператора:

• заключите договор с оператором ЭДО;
• получите УКЭП;
• заполните заявление на подключение к ЭДО с СФР;
• отправьте заявление через оператора, подписав электронной подписью.

В течение двух дней фонд рассмотрит заявление и подключит вас к системе электронного документооборота.

Состав отчета ЕФС-1

Титульный лист нужно заполнять всегда, какой бы раздел ЕФС-1 ни сдавали.

Подраздел 1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате зарегистрированного лица» — кроме сотрудников на полной ставке подают в том числе на совместителей, по срочным и бессрочным трудовым договорам. В отчет также включают данные о сотрудниках на договорах ГПХ, кроме договоров:

• купли-продажи имущества;

• аренды;

• с самозанятыми.

Подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подают при кадровых изменениях. Не подают, если сведения о кадровом изменении составляют государственную тайну (п. 10 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Подраздел 1.2 Раздела 1 «Сведения о страховом стаже» сдают не по всем сотрудникам, а только по тем, у кого есть особенности начисления стажа, при выходе на пенсию, в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Годовой отчет подают, если в отчетном периоде у работодателя были сотрудники, перечисленные в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Например, трудились на вредных и опасных работах, были периоды простоя или отстранения от работы.

Подраздел 1.3 Раздела 1 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» сдают муниципальные учреждения, деятельность которых есть в Приказе Минтруда от 28.12.2023 N 900Н по всем своим сотрудникам. В отчете указывают размеры зарплат сотрудников, включая доплаты, надбавки и премии.

Подраздел 2 Раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии» подают вместе с подразделом 1.2, если сотрудник был занят на вредных или опасных работах. В разделе отражаются характер и условия труда, дающего право на досрочное назначение пенсии.

Подраздел 3 Раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» подают по тем работникам, за которых перечисляются дополнительные взносы на накопительную пенсию. В разделе указывают, сколько взносов было перечислено по каждому сотруднику.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» содержит данные о взносах на травматизм, медосмотрах и спецоценке.

Подраздел 2.1 Раздела 2 «Расчет сумм страховых взносов» содержит данные для расчета взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Подраздел 2.1.1 Раздела 2 «Сведения о базе и взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям» должны заполнять:

• организации, у которых подразделения выделены в самостоятельную классификационную единицу, то есть занимаются не основным видом деятельности организации, а каким-то иным, из-за чего у них отличается класс профессионального риска;

• государственные или муниципальные учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджета;

• работодатели, у которых есть разные тарифы или надбавки по травматизму.  

Подраздел 2.2 Раздела 2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ» заполняют работодатели, которые временно направляют своих сотрудников по договору о предоставлении труда персонала для работы у другого юрлица или ИП. Данные заполняют по каждой принимающей организации в отдельной строке.

Подраздел  2.3 Раздела 2 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года». Данные в этом разделе указываются по состоянию на начало года и в течение года не меняются. Новые организации и ИП, у которых данные на начало года отсутствуют, проставляют в графах раздела нули.

Ответственность за нарушения

При первом нарушении штраф могут заменить предупреждением, а при повторных — ужесточить.

Частые ошибки при сдаче отчетности в СФР

Если при проверке отчета СФР выявляет технические ошибки, составляет протокол проверки отчетности. Код результата обозначает, насколько серьезная ошибка:

Код 20 — небольшая ошибка. Отчет принят, данные приняты в обработку, исправлять их не требуется, но данные нужно проверить.

Код 30 — серьезная ошибка. Отчет принят, но данные нельзя принять в обработку, требуется подать корректировку.

Код 50 — критическая ошибка. Отчет не может быть принят.

В графе «Код проверки» протокола указывается код ошибки. Полный список таких кодов и их расшифровка — в Приказе СФР от 23.11.2023 № 2315. Наиболее частые ошибки:

Помимо технических ошибок, частое нарушение — пропуск срока подачи отчета. Данные о приеме, увольнении или приостановке договора нужно отправлять не позднее следующего рабочего дня, задержка даже на один день чревата штрафом.

Самые распространенные ошибки — неверные суммы взносов к уплате и расхождение в нарастающем итоге при заполнении раздела 2 ЕФС-1. Поэтому заполняйте отчеты за полугодие, 9 месяцев и год с учетом данных, которые подавали ранее.

Если СФР нашел расхождения, исправить их и подать корректирующий отчет нужно в течение 5 рабочих дней. Контур.Экстерн предоставит актуальные формы отчетов, поможет корректно заполнить их в соответствии с порядком заполнения, проверит контрольные соотношения внутри отчета и сравнит с предыдущими данными.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы