Обмениваться документами по почте между отделами больше не нужно, это делает коммуникацию более простой и быстрой. — Контур.Фокус — СКБ Контур

ФК «Динамо-Москва»

Обмениваться документами по почте между отделами больше не нужно, это делает коммуникацию более простой и быстрой.

О компании

ФК «Динамо-Москва» был основан в 1923 году. Сегодня это один из старейших футбольных клубов России. На счету клуба 11 побед в чемпионатах страны, семь национальных кубков и один суперкубок. 

Цель

С приходом нового руководства ФК «Динамо-Москва» полностью изменил подход к управлению клубом. В частности, чтобы автоматизировать бизнес-процессы, было решено использовать систему ECM на базе Microsoft SharePoint (конструктор процессов Performika), доработав ее с помощью программы для проверки контрагентов. У интегратора, услугами которого пользовался клуб, уже был успешный опыт внедрения API Контур.Фокуса, поэтому остановились на этом сервисе. 

Цели перехода на API Контур.Фокуса:

  • автоматическое заполнение данных; 
  • упрощение процесса согласования контрагентов;   
  • первичная оценка контрагентов; 
  • соблюдение регламента проверки.

В год требовалось проверять от 1,5 до 2 тыс. контрагентов (поставщики товаров и услуг, а также другие партнеры клуба).

Решение

API Контур.Фокуса интегрировали в систему ECM в 2020 году. Весь процесс занял около двух недель. После перехода на API Контур.Фокуса инициаторам достаточно ввести ИНН, остальные данные о контрагенте система заполняет автоматически. 

Уровень проверки на благонадежность в клубе отличается в зависимости от суммы сделки. Первичная проверка включает экспресс-анализ, по результатам которого компании ранжируются по степени риска. Красный — требует немедленного внимания, желтый — стоит приглядеться, зеленый — все в порядке, беспокоиться не о чем.

Если сумма сделки превышает установленный порог или сервис обнаруживает признаки риска, юрлицо проходит более глубокий анализ в службе безопасности. 

В нужный момент система сама напоминает инициатору о том, что компания должна пройти повторную проверку. Затем в клубе выбирают один из двух вариантов: завершить сотрудничество или начать перепроверку. При выборе второго варианта данные о контрагенте обновляются автоматически.

Доступ к системе есть у службы безопасности, а также у всех сотрудников, которые могут инициировать сделки. 

Результат

Сроки согласования договоров сократились. Обмениваться документами по почте между отделами больше не нужно, это делает коммуникацию более простой и быстрой. 

Инициатору требуется заполнить всего две карточки в своей информационной системе (до этого приходилось вносить данные в пять бумажных бланков вручную). Данные собраны в одном месте и доступны всем заинтересованным лицам. Потерять их невозможно. 

Благодаря автозаполнению удалось полностью исключить ошибки из-за человеческого фактора. В списке контрагентов больше не встречаются пересечения по названиям организаций и ИНН. 

Первичный автоматический анализ позволил избавить от лишний работы службу безопасности. Теперь специалисты проверяют только тех контрагентов, которые действительно требуют их внимания.  

Регламент по проверке строго соблюдается. Инициатор договора и служба безопасности вовремя запускают перепроверку контрагента, так как получают напоминание от системы.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.