Более половины рабочего времени руководитель отеля тратит на документы. Дело даже не в объеме бюрократии! Чтобы заполнить один отчет, иногда приходится долго собирать и сводить воедино цифры к нему. Отчет по форме 1-КСР как раз из таких. Рассказываем, что это такое и как сервис Контур.Отель помогает заполнить его за один день вместо трех.
Что такое отчет 1-КСР
Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель
Аббревиатура КСР расшифровывается как «коллективное средство размещения», то есть отель на бюрократическом языке. Форма 1-КСР — это специальная форма, в которую руководитель отеля заносит статические данные о постояльцах.
- Куда? В отделение Росстата по местонахождению отеля (а не регистрации бизнеса). Если у гостиницы несколько филиалов, то отчеты по ним оформляются и подаются отдельно. Например, отель «Незабудка» в Нижнем Тагиле будет отчитываться в Управление Росстата по Свердловской области, хотя учредитель ООО «Незабудка» зарегистрирован в Перми.
- Кто? Все, кто в каком-то виде временно сдает жилье постояльцам. Это и традиционные отели, от хостелов и кемпингов до бутик-отелей, спа и санаториев. Пишут отчет и менее очевидные места для ночлега — типа круизных лайнеров. Есть место для сна? Готовьте отчет!
- Когда? Краткую форму 1-КСР ежеквартально сдают лица, которые предоставляют места для размещения круглый год на регулярной основе. Срок сдачи — на 15-й день после отчетного квартала. Годовую форму 1-КСР представляют с 1 января по 1 февраля года, следующего за отчетным.
Коллективные средства размещения, которые работают сезонно, сдают только годовую 1-КСР за фактически отработанный период. - А если нет? Сдать придется в любом случае, а за пропуск срока грозит штраф: 20–70 тыс. рублей для компаний и 10–20 тыс. рублей для должностных лиц.
Как заполнить отчет 1-КСР
Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля. Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД
Сама по себе форма несложная, отель должен в обобщенном виде указать сведения о своих гостях — количество ночей, гражданство и возраст. И Росстат любезно опубликовал образец и понятные указания по заполнению. Но это всё равно огромный объем работы, ведь данные о гостях насчитывают более 50 параметров! А если отель не ведет учета в автоматизированной системе, если не пользуется такими сервисами, как Контур.Отель, то простая форма в Росстат превращается в ежеквартальную головную боль руководителя.
Чтобы избежать таких сложностей и не тратить несколько дней на заполнение формы 1-КСР, можно воспользоваться возможностями Контур.Отеля, где во вкладке с отчетами предусмотрена статистика по гостям. Руководитель просто получит готовые цифры с удобной разбивкой по странам — и никаких дополнительных вычислений и путаницы с кодами.
Разберемся, как заполнять отчет 1-КСР и чем Контур.Отель может быть полезен.
Титульный лист
Оформляется по образцу — так же, как и в других статистических формах, с обязательным указанием названия и адреса отеля, кода по ОКПО и отчетного периода.
Раздел 1. Общие сведения о коллективном средстве размещения
В первых двух таблицах (строки 101–123) нужно галочками отметить наиболее подходящие варианты: тип отеля по формату, включая профиль у санаториев, систему налогообложения, сезонность, количество звезд. Этот раздел можно один раз заполнить и сохранить на будущее, поскольку эти сведения меняются крайне редко.
Раздел 2. Номерной фонд
Количество номеров и их категории — это простые вопросы, а вот общая площадь — уже сложнее. Радует, что и этот раздел достаточно посчитать и заполнить один раз, чтобы в будущем просто копировать сведения из отчета и отчет.
Сохраните заполненный файл с отчетом и используйте для нового отчетного периода. В следующий раз разделы 1 и 2 уже не придется заполнять заново — только перепроверить.
Раздел 3. Сведения о размещенных лицах
В первой таблице раздела 3 (строки 301–305) нужно показать общие цифры — количество ночей, которые гости суммарно провели в гостинице, и количество гостей с разбивкой по возрастам (до 18 и после 55 лет). И это звездный час Контур.Отеля: чтобы руководителю не пришлось вручную перебирать все паспортные данные, пересчитывать ночи каждого постояльца и отдельно выделять иностранцев, сервис Контур.Отель уже подготовил эти данные. Для большего удобства в программе использованы даже те же или очень похожие наименования граф: «Число ночевок», «Из них лица до 18 лет», «Численность размещенных лиц», «В том числе иностранных граждан». Достаточно просто перенести посчитанные Контур.Отелем значения.
К этому разделу прилагается Справка 1 — «Распределение численности размещенных иностранных граждан по стране гражданства». Здесь нужно показать, сколько человек из каждой страны приехало. Каждой стране присвоен специальный код, и если гостиница не использует Контур.Отель, то руководителю придется вручную сверяться со справочником в поисках кода страны. Контур.Отель автоматически сверится и подставит нужный год, а руководителю останется только перенести эти данные в файл с отчетом.
Раздел 4. Распределение численности размещенных лиц по целям поездок
Каждого гостя отель должен спросить о целях поездки. Форма 1-КСР предлагает шесть вариантов:
- отпуск;
- образование;
- лечение;
- паломничество;
- шопинг;
- работа и бизнес.
По каждому варианту нужно дать разбивку на граждан России и иностранцев. Здесь снова пригодится Контур.Отель с его автоматической разбивкой.
Обратите внимание, что количество гостей в строках 401 и 402 должно совпасть с количеством гостей в строках 303 и 304 соответственно!
Раздел 5. Распределение численности размещенных лиц по продолжительности пребывания
Здесь нужно указать, как распределяются гости по длительности проживания, причем с разбивкой на гражданство. Разделы 3, 4 и 5 требуют трудоемких расчетов, и без специальных программ подготовка этих цифр занимает до трех дней. В сервисе Контур.Отель учтена эта потребность, и нужные цифры высчитываются автоматически. Стоит администратору заполнить данные о бронировании — как статистика уже посчитана. Один клик — и файл с таблицей в формате xlsx уже открыт у руководителя. Остается только скопировать цифры в отчет.
Раздел 6. Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности
Этот раздел посвящен деньгам: все доходы и расходы указываются в виде единой цифры, без конкретизации и пояснений. Такую цифру оперативно можно взять в разделе «Отчеты» сервиса Контур.Отель.
Заключение
Форму 1-КСР нужно сдавать каждый квартал, и это может казаться раздражающе частым. Облегчить эту работу может автоматический сбор данных. Руководитель задает в системе Контур.Отель нужный период — и сразу получает уже готовые цифры для формы 1-КСР в одном файле. А сэкономленное время лучше потратить на развитие бизнеса.