Шахматка для гостиницы

Ведете шахматку в Excel? Автоматизируйте процесс с Контур.Отелем! На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони с подключенных площадок бронирований заносятся автоматически.

Шахматка — это временная диаграмма занятости номеров, или, по-другому, календарный график, который гостиницы используют, чтобы отмечать статус номеров (свободен или забронирован).

Как вести шахматку для гостиницы

Большинство гостиниц ведут шахматку на бумаге — распечатывают ее из Excel и, когда приходит бронь, вручную штрихуют нужный квадратик.

К сожалению, в такой шахматке мало места и сложно отразить следующую информацию:

  • Был ли оплачен номер.
  • Пожелания от клиента. К примеру, гость хочет номер с видом на море или в отдалении от бассейна, но вам некуда это записать.
  • Ранние и поздние заезды. Чтобы отражать информацию о ранних или поздних заездах, все администраторы гостиницы должны пользоваться единой системой условных обозначений. В противном случае сотрудники просто не поймут отметок друг друга.
  • Статус оплаты номера.
  • Полный список гостей, которые разместятся в номере и контактная информация. Как правило, в ячейку бумажной шахматки входит только фамилия одного гостя.

Когда в шахматке мало места, администраторы записывают данные на дополнительных листках бумаги, которые легко теряются. В результате есть риск потерять важную информацию и даже бронь.

Шахматку можно вести в электронном виде. Например, в сервисе Контур.Отель.

Работать в электронной шахматке просто. Даже если раньше вы пользовались только бумажной шахматкой, у вас не возникнет вопросов.

На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони, которые принимает администратор, заносятся вручную, а брони с подключенных интернет-площадок бронирований заносятся в шахматку автоматически.

Чтобы забронировать номер для гостя, надо выбрать даты, и на экране отразится информация о свободных и занятых номерах в эти дни. Забронировать номер со статусом «занят» на указанный срок не получится.

Вы можете добавлять всю необходимую информацию в бронировании:

  • ФИО гостей, которые будут проживать в номере, а так же любая дополнительная и важная информация о заезде, чтобы учесть пожелания гостя или предупредить о действии со стороны персонала гостиницы;
  • поздний выезд или ранний заезд;
  • откуда поступила бронь;
  • контакты гостя. Если гость что-то забудет, вы легко найдете его номер телефона и позвоните ему;
  • сумма к оплате за проживание уже посчитана, а если номер не оплачен, эта информация сразу видна в шахматке при наведении курсора на бронирование.

С Контур.Отелем вам не придется делать двойную работу. Сервис автоматически формирует уведомления для регистрации гостей в МВД на основании данных, которые вы занесли в шахматку.

Регистрируйте гостей в МВД прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель.

Попробовать бесплатно

Другие статьи по теме «Управление гостиницей»

Нужна ли миграционная карта иностранцу, прибывшему через Беларусь?

Рассмотрены правила регистрации иностранцев, прибывших через Беларусь. 

Учет гостей

Какие штрафы грозят за нарушение сроков постановки и снятия с учета?

Узнайте суммы штрафов за несвоевременную постановку и снятие с учета иностранных граждан и граждан РФ. 

Учет гостей

Как начать электронный документооборот с МВД?

Узнайте, как отчитываться в МВД о постояльцах в электронном виде.

Учет гостей

Где в миграционной карте указаны дата и КПП въезда?

Ориентируйтесь на печать КПП. В ней есть иконка, которая соответствует типу КПП: например, если КПП расположен в аэропорту, то на печати будет иконка самолета.

Учет гостей

Журнал регистрации гостей

Гостиница может скачать в интернете образец журнала регистрации гостей, распечатать его и заполнять на бумаге. Но зачем? Журнал вообще не нужно «вести». В сервисе Контур.Отель он формируется автоматически на основании отправленных уведомлений для МВД. Чтобы подготовить журнал, достаточно указать даты въезда и выезда.

Учет гостей

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.