Система электронных замков решает сразу несколько задач в отеле. Причем открытие дверей в номер — далеко не главная из них. На небольшую пластиковую карточку, открывающую электронный замок, завязано всё — от контроля заселения и отъезда до экономии электричества. Разберемся, как отелю взять максимум от столь передового инструмента и как эффективно управлять системой замков.
Больше, чем замок
Эффективно управляйте отелем
Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 35 площадках бронирования в одном окне
Раньше на ключи от номеров вешали огромные брелоки и настойчиво просили сдавать ключи, выходя из гостиницы. Ведь потеря заветного ключика влекла за собой решаемые, но неприятные проблемы для отеля: нужно было искать дубликат, заказывать новый ключ или даже менять замки во имя безопасности.
С появлением электронных замков об этих сложностях забыли. Теперь при заселении гость получает компактную пластиковую карточку, которая через специальную программу привязана к его бронированию. На ней записано точное время заезда и отъезда, а также доступ к отельным помещениям. Например, с ней гость сможет попасть в свой номер и ресторан или вызвать лифт на свой этаж, но не зайдет в служебное помещение или на чужой этаж.
Карты можно выдавать не только постояльцам, но и сотрудникам — и настраивать доступ только туда, куда им правда нужно по работе. И с помощью системы замков получается отследить маршрут каждой карты. Таким образом, электронный замок и ключ от него можно назвать полноценным инструментом для управления отелем.
С точки зрения технологии электронные замки бывают:
- Магнитные: они замыкаются картами с магнитной полоской. В свое время это было прорывом! Но сами ключи-карты оказались хрупкими: они выходили из строя от случайных царапин, полученных в карманах и сумках путешественников, или попросту размагничивались.
- Бесконтактные: они работают от карт с технологией RFID. Достаточно поднести карточку к считывателю, как дверь открывается.
Системы различаются и по автономности:
- Офлайн-замки работают независимо друг от друга. Единожды запрограммированные при установке, они далее работают сами по себе, а обслуживаются с помощью специального устройства. Это самый распространенный (и недорогой) вариант.
- Онлайн-замки обладают радиомодулем и объединяются в сеть, а всё управление ведется онлайн с рабочего места администратора или оператора. Это, бесспорно, очень удобно, но вместе с тем и заметно дороже.
Неочевидная польза электронных замков для отельеров
Подключите Контур.Отель и эффективно управляйте отелем
На поверхности лежит очевидное преимущество замков нового типа: клиентам намного удобнее иметь дело с карточкой, чем возиться с классическими ключами. Но этим возможности электронных систем не ограничиваются! Посмотрим, какую еще пользу можно из них извлечь.
- Легко регулировать доступ в различные помещения.
Каждой отдельной карточке можно «разрешить» открывать определенные замки: например, войти в ресторан и открыть мини-бар с ней можно, а вот попасть в служебные помещения — уже нет.
- Нельзя сделать дубликаты ключей.
Обычные ключи можно просто скопировать и затем проникнуть в номер, чем порой пользуются злоумышленники. Скопировать карточку? Нереально.
- Не получится продать номер в обход кассы.
Все случаи открытия и закрытия хранятся в памяти замка. В сомнительных случаях эти сведения можно расшифровать и сравнить с финансовыми данными. Проделайте это пару раз на глазах у администраторов — и скорее всего, проблема «черных» продаж решится сама собой.
- Можно настроить единую систему управления отелем.
Например, с сервисом Контур.Отель: в нем есть специальная вкладка для управления ключами. Кстати, разные сервисы работают с разными системами электронных замков, и лучше заранее узнать об их совместимости.
- Можно создать приятные впечатления.
Более приятная процедура заселения и простота в использовании — гости обязательно оценят это. А отель сможет создать впечатление современного и технологичного.
- Легко настроить доступ по времени.
Ключ начинает и заканчивает работать в определенное время, и спорные ситуации здесь исключены. Если гостю нужен дополнительный доступ в отель (например, для позднего выезда), ему придется обсудить это с администратором.
- Можно отслеживать уборку.
Уже знаете, что уборка в номере вашего отеля занимает в среднем 20-25 минут? Тогда подозрительно, если кто-то из клининга провел в номере всего 12 минут. Возможно, следует перепроверить качество уборки!
- Можно экономить электричество и заодно свести к минимуму риск пожара.
Когда гость выходит из номера, забрав ключ, все электроприборы отключаются. В том числе те, которые гости привезли с собой, а это иногда бывают и пожароопасные предметы, например, кипятильник.
Как управлять электронными замками в отеле
Представим отель «Незабудка», в котором намечается косметический ремонт. Замки давно требовали замены, и, пользуясь случаем, можно поменять старые «обычные» замки на электронные. Как же «Незабудке» использовать потенциал электронных замков по максимуму?
Всё дело в управлении. Самый эффективный вариант — это объединить систему электронных замков с общим управлением отелем. «Незабудка» (как продвинутый отель) использует сервис Контур.Отель для автоматизации процессов. Контур.Отель умеет работать и с электронными замками, он поддерживает три системы: Orbita, iLocks и OZlocks. Таким образом, собственнику «Незабудки» имеет смысл выбирать замки одной из этих систем.
Когда все замки установлены, достаточно подгрузить нужную систему в разделе «Электронные замки». Тогда в карточке бронирования появится вкладка «Электронные ключи». Это и будет централизованное управление замками и ключами!
Гость забрал ключ-карточку с собой? Один клик — и ключ заблокирован, им нельзя воспользоваться.
Гость не может попасть со своим ключом в номер? Администратору достаточно приложить ключ к считывателю, чтобы увидеть, сколько ключей было выдано и как долго они действуют.
Пара слов о каждой системе, совместимой с Контур.Отелем:
- Замки Orbita работают на RF-картах (Mifare). Это одна их самых распространенных технологий, при которой замок идентифицирует ключ по радиочастоте. Компания работает уже более 10 лет и поставляет замки по всему миру. В России этой системой пользуется более 500 отелей.
- Замки iLocks, также оснащенные технологией Mifare, прошли испытания: производитель сделал стресс-тест на 1 млн открываний, что соответствует 80-100 годам в обычном режиме использования.
- Замки OZlocks могут открываться карточкой, брелоком или браслетом, а также смартфоном и даже удаленно. Для самых передовых решений производитель разработал категорию SMART.
Система электронных замков, завязанная в единую сеть с сервисом Контур.Отель, превращает обычные ключи от номеров — в золотые ключики. Безопасность, работа с персоналом, управление номерным фондом и даже маркетинг — вот сколько возможностей кроется в маленькой карточке. Но доступны они станут только в том случае, если тщательно настроить систему и с умом отладить все процессы.