Обязательная МЧД, внутренние документы и подписание задним числом: топ вопросов о кадровом ЭДО

Законодательство в сфере кадрового электронного документооборота (КЭДО) продолжает развиваться. Введение обязательных форматов и новые правила хранения кадровых документов в электронных архивах — это только часть изменений, которые вступили в силу в 2023 году. В этом материале разберем три популярных вопроса об электронном документообороте в кадрах.

Вопрос 1. Обязательно ли использовать МЧД в КЭДО?

Использование электронной доверенности в ЭДО стало полностью обязательным 1 сентября 2024 года. Но вопрос о применении МЧД в кадровом документообороте остается открытым.

С одной стороны, Трудовой кодекс позволяет кадровым специалистам подписывать те или иные виды документов от лица работодателя, если такие полномочия есть у них по трудовому договору или должностной инструкции. С другой стороны, в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» есть условие об обязательном использовании сертификата КЭП в сочетании с машиночитаемой доверенностью.

Эксперты Контура считают, что кадровые специалисты также могут продолжать подписывать электронные документы без доверенности, опираясь на должностные инструкции. Но более безопасный сценарий для работодателя — все-таки выпустить для работников кадровой службы компании МЧД и использовать их. Это позволит не создавать «лазейку» для тех сотрудников, которые могут счесть подписание документов без МЧД нарушением законодательства.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Вопрос 2. Какими внутренними документами можно обмениваться в электронном виде?

Согласно трудовому законодательству, в электронном виде все еще нельзя отправлять приказ на увольнение, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Все остальные кадровые документы — трудовые договоры, приказы, заявления, табели и другие — можно полностью переводить в цифровой вид.

То же касается и внутренних документов компании, например бухгалтерских. В сервисе Контур.КЭДО есть функциональность для создания, подписания и отправки бухгалтерской первички и других документов, которые не относятся к кадровым. Например, авансового отчета, справки 2-НДФЛ, договора ГПХ и других.

Также с 17 сентября 2023 года в электронном виде разрешено создавать и подписывать отчет о проведении спецоценки условий труда (СОУТ). Это один из документов по охране труда, который ранее вели только на бумаге. Подробнее о том, как работать с электронным отчетом по итогам СОУТ, рассказываем в статье.

Обменивайтесь кадровыми и внутренними документами онлайн за секунды в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать

Вопрос 3. Можно ли подписывать кадровые документы в КЭДО задним числом?

Короткий ответ: нет. Подписать кадровые электронные документы задним числом не получится, так как любая электронная подпись содержит точную информацию о дате и времени подписания документа — эти данные нельзя изменить. Если сотрудник подпишет документ позже установленного срока, сведения о дате подписания отразятся в файле описания электронной подписи.

Но есть сценарии, при которых подписание задним числом кажется неизбежным. Например, когда у сотрудников ненормированный рабочий день или они экстренно выходят в нерабочее время и кадровый специалист уже не может согласовать документ и выдать приказ.

В таких случаях организации поступают по-разному.

Способ 1. Некоторые отражают в локальных нормативных актах пункт о том, что в чрезвычайных ситуациях документ можно отправлять в бумажном виде.

Способ 2. Выставить срок для обработки документа, когда кадровый специалист направляет сотруднику документ в системе Контур.КЭДО. В российском законодательстве не описан четкий срок подписания документов, обычно для этого фиксируют срок в три дня. Тогда работнику будут приходить уведомления о необходимости подписать документ каждый день до момента, пока он его не подпишет. Если сотрудник все-таки нарушит сроки обработки, документ можно будет аннулировать, то есть признать недействительным. Если подписание еще актуально, нужно создать новый документ с новым сроком.

Способ 3. Подписывать в электронной форме текущими датами и приложить документы, обосновывающие невозможность подписать документ вовремя. Например, сотрудник не успел подписать уведомление о начале отпуска и приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом он уже его использовал. Чтобы завершить документооборот, работнику необходимо подписать документы текущими датами с приложением служебной записки. В ней можно указать, почему не получилось подписать в срок. 

Способ 4. Допустимо по соглашению сторон подписать документы текущей датой, но указать, что правовые последствия распространяются на отношения с определенного числа. Например, можно 15 июля заключить соглашение к трудовому договору об увеличении оклада и указать, что действовать оно будет на отношения, возникшие с 1-го числа. Не рекомендуем злоупотреблять этим способом или затягивать с подписанием: это может повлечь начисление процентов за задержку выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ).

Еще более подробные ответы на эти вопросы ищите в нашем видео: