Как запустить КЭДО и что делать дальше: ответы на вопросы с вебинара

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное как для компаний, так и для работников. Такие правила устанавливают ст. 22.2 ТК РФ. Перейти может только часть сотрудников, но на практике, если руководители компании приняли для себя решение о переходе на КЭДО, то сотрудники намного проще принимают нововведение.

Чтобы документы имели юридические силу, их нужно создавать, подписывать и хранить в соответствии с требованиями ст. 22.1–22.3 ТК РФ и использовать для документооборота либо госплатформу «Работа в России», либо информационную систему работодателя, которая разработана с учетом правил трудового законодательства.

Поэтому для обмена юридически значимыми электронными документами нужен сервис КЭДО.

Да, тогда это нужно отразить в регламенте о ведении кадрового ЭДО и подписать его только с теми подразделениями, которые готовы работать в КЭДО. Также необходимо будет собрать согласия о переходе на кадровый ЭДО у сотрудников этих подразделений.

Да, но если это необходимо, можно найти другие способы познакомиться или увидеться с сотрудниками лично. Электронный документооборот позволяет сэкономить время на рутинные задачи с подписанием и передачей бумажных документов для обеих стороны документооборота.

Сэкономленное время можно использовать для более интересных рабочих задач или продуктивных встреч-знакомств с сотрудниками.

Да, такой вариант возможен. Некоторые компании переводят в КЭДО только часть кадровых процессов, которые генерируют самый большой объем документов, например трудоустройство и оформление отпусков.

О разных сценариях внедрения Контур.КЭДО вы можете узнать в разделе Кейсы клиентов.

Изменить электронный документ после подписания или создания и отправки нельзя. Необходимо его удалить или аннулировать, а затем создать новый исправленный вариант — в Контур.КЭДО реализованы обе эти возможности.

Оба варианты возможны. Можно отправить один документ на всех с листом ознакомления в электронном виде. Либо можно отправить общий документ и сервис сам сформирует для каждого сотрудника акт об ознакомлении.

Авансовые отчеты можно отправлять и согласовывать в сервисе КЭДО, схема работы с этим документом выглядит так:

1. Сотрудник заполняет в электронном виде авансовый отчет по окончании командировки, в сервисе Контур.КЭДО подписывает его электронной подписью и отправляет в бухгалтерию. К отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие расходы: чеки, счета, путевые листы, договор аренды жилья.
2. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет. При необходимости запрашивает дополнительные документы. Если все корректно, то бухгалтер подписывает отчет в Контур.КЭДО, а сотрудник сразу видит, что статус отчета в сервисе сменился на «Документооборот завершен».
3. На основании утвержденного электронного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, сотрудник сдает в кассу неизрасходованные средства или получает сумму перерасхода.

И авансовый отчет, и приказ на командировку можно не печатать и хранить в электронном виде.

В виде архива документов. Электронный архив формируется в сервисе в формализованном виде согласно приказу 578н. То есть архив достаточно только выгрузить, дополнительно перерабатывать для представления в ГИТ не понадобится.

Архивация проходит на стороне вашей организации любым способом. Кадровые электронные документы с большим сроком хранения (50, 75 лет или постоянным) компании передают в государственные и коммерческие архивы. Однако некоторые можно оставить внутри сервиса КЭДО. Подробнее о том, какие документы получится хранить в Контур.КЭДО, рассказываем в статье.

По аналогии с бумажными документами: можно запросить объяснительную, составить акт и применить санкции.

Ограничений по типам документов нет. Например, помимо кадровых, в сервисе также можно отправлять и подписывать внутренние и бухгалтерские документы: авансовые отчеты, справки 2-НДФЛ, договоры ГПХ, расчетные листы, отчеты о проведение СОУТ и другие.

Только приказ об увольнении, согласно ст. 22.1 ТК РФ это один из видов документов, которые нельзя перевести в КЭДО. Но приказ о приеме к таким не относится — его можно отправлять и подписывать в электронном виде.

Исправить первоначальный документ нельзя, его неизменность фиксируется электронными подписями. Можно аннулировать документ, создать новый и исправить ошибки, в нем же отразить, что он заменяет аннулированный с указанием реквизитов прошлого документа, а затем переотправить с новыми датами.

В Контур.КЭДО подписать документы задним числом не получится. Подробнее о возможных сценариях работы в этой ситуации рассказываем в статье.

Распечатывать нет необходимости, трудовой договор хранится в личном кабинете сотрудника и доступен для выгрузки в любое время.

Для подтверждения использования электронной подписи каждому сотруднику приходит уникальный код в смс-сообщении. Отправлять и подписывать документы можно из мобильной версии Контур.КЭДО, зайти туда получится как и на любую страницу в интернете — установка дополнительных приложений не потребуется.

Вариант с размещением одного стационарного компьютера с выходом в интернет также возможен. Такой способ будет еще эффективнее, если сопроводить этот участок печатными инструкциями по использованию сервиса — это минимизирует трудности работников, которые только начали использовать КЭДО.

Предоставляется работодателем или бесплатно выпускается через Госключ. Выпустить неквалифицированную электронную подпись (НЭП) для сотрудника можно прямо из сервиса Контур.КЭДО меньше чем за полчаса.

Хранятся на балансе работодателя, срок действия одной подписи 12 месяцев. Если сотрудник уволился, его лицензия и личный кабинет автоматически перераспределяются на другого работника, а подпись выпускается новая.

При входе в сервисе кандидат подписывает согласие о переходе на КЭДО с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Затем когда работодатель и кандидат приняли решение о трудоустройстве, компания выпускает для нового сотрудника НЭП. Сам трудовой договор и приказ о приеме на работу работник подписывает с помощью НЭП.

Для получения НЭП в сервисе КЭДО должна быть подтвержденная учетная запись на госуслугах. Получить подтверждение можно по следующей схеме.

Распечатка не требуется. Электронные документы, подписанные НЭП в Контур.КЭДО, юридически значимы аналогично бумажным, так как соглашение о признании НЭП подписывается при первом входе в сервис. Без соглашения, документ подписанный НЭП, не имеет юридической силы.

По вашему запросу поддержка Контур.КЭДО отключает НЭП сотрудника. А доступ к личному кабинету остается до тех пор, пока не аннулируете почту, по которой он будет заходить в свои старые документы. Либо можно поменять доступ на его личную почту, тогда доступ к старым докам останется.

Да, за каждой компанией закрепляется выделенный менеджер внедрения, который сопровождает на всех этапах перехода. Специалист помогает с выбором документов и процессов для перевода в КЭДО, формированием внутренних инструкций для использования сервиса и обучением.

Для запуска кадрового ЭДО эксперты Контур.КЭДО подготовили необходимые шаблоны ЛНА: положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и соглашение об ЭДО и ЭП. Шаблоны удобно кастомизировать с учетом особенностей каждой организации.

Стоимость зависит только от количества сотрудников — в Контур.КЭДО вы покупаете лицензии на каждого. Ограничения по количеству документов нет.

Работник может зайти в Контур.КЭДО с любого удобного устройства: смартфона, планшета или компьютера. Мобильная и веб-версии сервиса не требуют установки дополнительных приложений.

Установка не требуется, нужно только дать доступ в личный кабинет сотрудника с помощью приглашения, которое придет в смс или по электронной почте. Далее сервис можно использовать с любого удобного устройства: компьютера, планшета или мобильного телефона.

Отслеживать появление новых документов для подписания или согласования в Контур.КЭДО удобно с помощью смс- или email-уведомлений. Например, если сотруднику будет необходимо подписать новый электронный документ, который кадровик отправил ему в сервисе, на телефон или электронную почту работника придет соответствующее напоминание. Уведомления будут приходить до момента, пока сотрудник не подпишет документ.

Да, в таком случае в личном кабинете у сотрудника будет переключающийся список по организациям внутри группы компаний, к документам которых у него есть доступ.

Права редактировать эту вкладку есть только у администраторов со стороны компании. Чаще всего это только сотрудники отдела кадров.

Есть прямые интеграции с 1С, SAP и Контур.Персоналом. Также возможна интеграция по API с любыми системами.

В Контур.КЭДО есть модуль для бесшовной работы с документами и карточками сотрудников прямо из 1С. Расширение для 1С оплачивается отдельно.

Модуль 1С устанавливается как обычное расширение для этой программы, интеграция занимает около двух часов.

Оба варианта возможны. Специалисты по внедрению Контур.КЭДО будут сопровождать интеграцию на каждом этапе, даже если компания решит проводить ее собственными силами.

Трудностей не будет, Контур.КЭДО поддерживает такой вариант интеграции с 1С.