Увольнение в КЭДО

Увольнение сотрудника — один из тех внутренних процессов организации, которые можно перевести в онлайн. Разберем, как происходит увольнение через кадровый электронный документооборот, его преимущества и особенности, а также ответим на вопрос, можно ли отозвать заявление на увольнение.

Законно ли увольняться через КЭДО

Как и большинство кадровых процессов, увольнение через КЭДО абсолютно законно. Использование электронного документооборота в трудовых отношениях регулируют статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ. Это означает, что работник может подать заявление на увольнение в КЭДО, а работодатель обязан его рассмотреть.

Переведите кадры в онлайн

В сервисе КЭДО от Контур.Диадока вы можете создавать, подписывать и отправлять кадровые документы в электронном виде.

Попробовать

Оформить заявление об уходе из компании онлайн можно, если иное не было определено при переходе организации на электронный формат взаимодействия. Однако такой переход допустим только с согласия сотрудника.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Процесс увольнения онлайн

Процедура увольнения через систему электронного документооборота с точки зрения законодательства не отличается от увольнения с использованием бумажных форм. Технически процесс увольнения сотрудника в КЭДО — это отключение его от сервиса. После этого он теряет доступ в сервис и освобождает лицензию для нового сотрудника. Увольнение проходит в несколько этапов:

Запустить увольнение

Если инициатор увольнения работник, он оформляет заявление на увольнение по собственному желанию в электронном виде, где указывает причину и нужную дату прекращения трудового договора. После этого документ автоматически фиксируется в системе и передается на рассмотрение руководителю.

Увольнение по инициативе работодателя также оформляется электронно. Основания для расторжения трудового договора перечислены в ч. 1 ст. 81 ТК РФ: неоднократное неисполнение трудовых обязанностей или одно грубое нарушение, ликвидация фирмы или прекращение деятельности ИП, прогул, появление на работе пьяным, хищение, разглашение тайны и другие. 

Также можно разорвать трудовые отношения при непрохождении работником испытательного срока (ст. 71 ТК РФ). Подписать соответствующие уведомления, приказы и служебные записки можно в КЭДО. Главное урегулировать это локальным нормативным актом и применять соответствующие виды электронных подписей (ст. 22.3 ТК РФ).

Согласовать увольнение

Руководитель или уполномоченное лицо получает задание в сервисе и подписывает документ. При необходимости в Контур.КЭДО можно добавить в шаблон больше одного согласующего, например непосредственного и функционального руководителей.

При соблюдении сроков работник не обязан визировать свое увольнение. Достаточно подать соответствующее заявление и заранее предупредить работодателя об уходе: в общем случае — за две недели, во время испытательного срока — за три дня, для руководителя организации — за месяц.

Сформировать приказ

После согласования заявление переходит в отдел кадров, который формирует проект приказа об увольнении. Далее документ уходит на подпись уполномоченному лицу.

Подписать бумажный экземпляр

Приказ об увольнении входит в число документов, которые необходимо оформлять на бумаге. Нужно ознакомить работника с приказом под подпись и по его требованию выдать копию документа. Для удобства кадровика можно дублировать этот приказ и в КЭДО, чтобы весь документооборот по увольнению был и в электронном виде.

Рассчитать сотрудника

Работодатель обязан произвести окончательный расчет с сотрудником в последний рабочий день. Он включает выплату заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и других положенных сумм (ст. 140 ТК РФ ТК РФ).

Передать необходимые документы

В последний рабочий день отдел кадров выдает работнику обязательные документы:

• трудовую книжку, если та ведется в бумажном виде (ст. 84.1 ТК РФ);
• выписку по форме СТД-Р, если трудовая ведется электронно (ст. 66.1 ТК РФ);
• выписку из ЕФС-1 с подразделами 1.1, 1.2, 2, 3.

По запросу работника не позднее чем за три дня со дня заявления нужно выдать:

• копию приказа об увольнении;
• справку о доходах;
• другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ).

Подробнее о том, какие документы работник должен получить при увольнении, — в статье.

Увольнение во время отпуска и больничного

Работник имеет право подать заявление на увольнение во время отпуска или больничного. В этот период запрещено лишь увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).

Если работодатель отказывается увольнять

Уволиться по собственному желанию — право работника. Если организация отказывает в увольнении, не издает соответствующий приказ и не производит расчет в последний день, можно обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию или добиться увольнения через суд. На основании его решения запись в трудовую может внести и ваш новый работодатель.

Подписывайте и отправляйте кадровые электронные документы в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Какие есть электронные способы подачи заявления

Ранее заявление могли принять в виде скана или фотографии документа по электронной почте, в мессенджерах Whatsapp и Telegram. Нынешние нормы об электронном документообороте этого не допускают.

В общем случае электронное заявление об увольнении можно направить только через КЭДО, если в организации действует положение о нем, сам сотрудник давал на него согласие и подписал документ усиленной электронной подписью. В противном случае у работодателя возникают законные сомнения в необходимости увольнения.

Это подтверждается судебной практикой. Истцам отказывают в попытке принудить работодателя к увольнению, если заявление отправлено по электронной почте и не подписано электронной подписью. Суды ссылаются на невозможность идентифицировать работника и зафиксировать факт получения заявления (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 9 апреля 2024 г. по делу N 33-8325/2024 и решение Кировского районного суда г. Курска Курской области от 3 июля 2023 г. по делу N 2-706/2023).

Особый порядок действует только для дистанционных работников, которые могут направить заявление на увольнение в электронном виде, но только при использовании усиленной НЭП. При этом каждая сторона должна подтвердить получение документа в определенный локальным нормативным актом срок (ст. 312.3 ТК РФ).

Преимущества увольнения через КЭДО

Кадровый ЭДО упрощает процесс увольнения для работодателя и сотрудника. Вот основные преимущества:

Скорость: все документы формируются и передаются в считанные минуты.

Прозрачность: система фиксирует каждый этап процесса, исключая возможность потери документов или ошибок.

Удобство: работник может подавать заявление удаленно, без необходимости личного присутствия в офисе.

Экономия: сокращается объем бумажной работы, затраты на печать и отправку документов.

Отзыв заявления об увольнении

Сотрудник имеет право отозвать заявление на увольнение, для этого достаточно подать соответствующее заявление. Сделать это можно в КЭДО, если сотрудник давал согласие на электронный документооборот и заявление на отзыв входит в список документов, которыми организация может обмениваться онлайн.

Последний срок, когда еще не поздно отменить свое увольнение, — окончание дня, который указан в заявлении последним рабочим. Поэтому не рекомендуется отключать работника от системы КЭДО раньше последнего рабочего дня, это могут расценить как препятствие праву работника на отзыв заявления об увольнении по собственному желанию. Но и затягивать с отключением работника от сервиса не стоит, оптимально это сделать на следующий рабочий день после увольнения.

Заявление об отзыве заявления об увольнении должно быть подписано работником электронной подписью: УКЭП или УНЭП.

Работодатель имеет право отклонить отзыв заявления, если на место работника уже приглашен другой сотрудник и такая договоренность закреплена письменно, например подписан трудовой договор.

Восстановить работника в Контур.КЭДО можно на вкладке «Уволенные» в разделе «Сотрудники». Выберите новую должность сотрудника или укажите старую.

Татьяна Смирнова
эксперт по трудовому праву

КЭДО — не только удобный обмен документами между работодателем и сотрудником, но и способ защитить права обеих сторон. Подписанные в системе КЭДО от Контура документы обладают юридической значимостью. Так, работник может отстоять свое право на увольнение по собственному желанию, если по какой-то причине организация отказывается это сделать. С другой стороны, предъявление электронного документа поможет работодателю защитить и его права, если сотрудник уклоняется от исполнения трудовых обязанностей до окончания отработки.

Увольнение через КЭДО — это быстрый, удобный и законный способ завершения трудовых отношений. Такой подход ускоряет процесс и делает его более прозрачным для обеих сторон.

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться