С 1 января 2023 года бюджетные организации и централизованные бухгалтерии должны перейти на электронный документооборот. А ещё обеспечить безопасность и сохранность данных.
Какие правила диктует закон
Все электронные документы нужно хранить по особым правилам (п.2.30 Приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526). А именно:
- в архиве —должно быть не меньше двух экземпляров одного документа, при этом они они должны находиться на разных физических устройствах.
- еще у организации должны быть технические и программные средства для контроля, воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов.
На эти условия дополнительно обращает внимание Министерство Финансов РФ в письме от 27 мая 2022 г. № 02-07-10/50875. С учетом этих требований учреждение должно самостоятельно определить порядок хранения электронных первичных документов и регистров бухгалтерского учета. А после закрепить его в учетной политике.
Как соблюдать эти правила в программе КББ
В Контур.Бухгалтерии Бюджет есть модуль «Архив и ЭДО». Чтобы выполнять требования законодательства, обязательно регулярно сохраняйте страховую копию данных на отдельном носителе. Например, жестком диске другого ПК или сервера, внешнем жестком диске, флеш-носитель или других устройствах. Позаботьтесь об этом заранее, чтобы с 1 января 2023 года работать в соответствии с новым законом.