Методические материалы /

Связь модуля «Путевые листы и ГСМ» с «Контур-Бухгалтерия Бюджет»

09.11.2016

1) Первое, что нужно сделать — это проверить настройку в списке основных счетов: Настройка → Основные счета

Для наименований Счет Горючее и Счет Смазочные материалы должен быть установлен счет 1053

2) Далее следует перейти в пункт меню Настройка → Прочие настройки и открыть пункт «Формирование бухгалтерских документов по путевым листам». 

Рассмотрим заполнение колонок в этой настройке:

  • «По водителям». Следует поставить галочку в том случае, если водители в вашей организации являются материально-ответственными лицами, и когда будут передаваться документы по движению ГСМ, именно в МОЛ будет ставиться сам водитель, который указан в путевом листе. Если же у вас МОЛ по ГСМ отличается от водителя, данную колонку заполнять не нужно.
  • «МОЛ». В данной колонке из справочника выбирается МОЛ, на которое будет ставиться все движение ГСМ. Заполняется в том случае, если, например, водителей несколько, а в бухгалтерии МОЛ по ГСМ — другой человек (т.е. если водители не являются МОЛ, и первая колонка не заполнена).
  • «МОЛ (склад)». Здесь нужно указать МОЛ, которое будет ставиться в качестве склада. Заполняется в том случае, если водитель получает горючее не по заправкам, а со склада. Используется также в качестве промежуточного звена при передаче от одного водителя другому.
  • В остальных пяти колонках необходимо указать коды хоз. операций для учета документов по движению: приходного ордера, авансового отчета, внутреннего перемещения на склад и со склада, акта списания. Это нужно для того, чтобы у сформировавшихся в бухгалтерии документов автоматически проставился нужный код алгоритма хоз. операции.

3) Далее следует сделать настройку справочника горючего: Справочники → Горючее

Для всех видов горючего, которые используются у вас в путевых листах, нужно заполнить колонки «Код ТМЦ» и «Наименование ТМЦ».

В поставочном варианте в программе не настроено соответствие каждого вида топлива с кодом ТМЦ, но настроить его необходимо для того, чтобы в бухгалтерии видеть движение горючего.

4) Для того, чтобы правильно формировались бухгалтерские документы по движению горючего, нужно заполнить в шапке путевого листа поле ИФ. Если ИФ не проставлен, бухгалтерские документы будут формироваться без источников.

5) Кроме того, в путевом листе появилась еще одна закладка, которая отражает расход горючего в разрезе ИФ: «Расход по ИФ». Если вы завели всю информацию при создании путевого листа, то заполнять вручную ее не нужно. Программа рассчитает расход на этой закладке исходя из остатков, которые сложились по источникам по предыдущим путевым листам. Если же у вас остаток по горючему был на нескольких ИФ, и вы предпочитаете сначала, например, списывать с одного источника, а затем с другого, то в этом случае вы самостоятельно можете заводить новые строки в этой закладке. При этом следует помнить, что сумма строк в колонке «Расход» должна совпадать с расходом в закладке «Движение горючего» в колонке «Расход по факту». Программа сообщит вам, если это условие не будет соблюдаться. 

6) От способа выдачи горючего зависит то, какие документы будут формироваться в бухгалтерии. Поэтому далее следует перейти на закладку «Все заправки» в путевом листе и заполнить колонку «Способ выдачи».

Ниже приведена таблица соответствий способов выдачи документам, которые будут сформированы в бухгалтерии:

Способ выдачи Документ
1 По топливной карте Приходный ордер
2 За наличные Авансовый отчет
3 Со склада Документ на внутреннее перемещение

Если на закладке «Движение горючего» заполнить колонку «Сдано», то в этом случае по путевому листу должен сформироваться документ «Накладная на внутреннее перемещение» (количество литров горючего, которое сдается на склад). Если же вы передаете от одного водителя другому или с одной машины на другую, то производится эта передача следующим образом: в путевом листе по первой машине на закладке «Движение горючего» нужно заполнить колонку «Сдано» (вы сдаете на склад), а тот водитель, который принимает это горючее, должен в закладке «Все заправки» указать «Способ выдачи» — со склада.

После заполнения путевого листа его нужно учесть.

Для каждого путевого листа в реестре путевых листов будет видно, какие документы созданы, либо должны быть созданы по данному путевому листу. В нашем примере, поскольку была указана заправка за наличные, программа указывает, что по путевому листу должен быть создан Авансовый отчет: по галочке в колонке «нужен» видно, что он еще не создан.

7) Поскольку произошел фактический расход горючего, требуется создать Акт списания. Для создания документов по движению в реестре путевых листов существует две кнопки: 

Работа с ними производится следующим образом: сначала нужно выделить путевые листы, по которым требуется создать документы в бухгалтерии по движению ГСМ. Затем в реестре следует нажать кнопку «Создать документы по движению МЗ». Для создания доступны два вида документов: по приходу и по расходу МЗ. Рекомендуется сначала создать документы по приходу МЗ и поставить их на учет, иначе в расходных документах могут не определиться остатки ГСМ с количеством и ценами.

После создания документа выводится протокол формирования: либо процедура прошла успешно, либо были какие-то ошибки. 

Созданные по приходу и расходу документы можно посмотреть по кнопке «Документы по движению МЗ». Их можно открывать, редактировать, ставить на учет.

Если по каким-то из выделенных путевых листов документы по движению ГСМ уже созданы, то повтороное создание документов по ним не производится.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.