Учет движения персонала

Основные типы документов для учета движения персонала:

• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на другую должность;
• приказ об увольнении;
• приказ о приеме на работу по совместительству;
• приказ о совмещении (профессий/должностей).

Замещение временно отсутствующего работника возможно с отрывом от работы и без отрыва от работы. В первом случае оформите приказ о временном переводе, во втором случае можно оформить приказ о совмещении (профессий/должностей). Также можно временно принять на работу другого сотрудника либо оформить совместительство для основного работника организации.

Приказы по личному составу регистрируются в журнале приказов. Система учета движения персонала должна быть четкой, систематизированной. Нумерация документов должна быть сквозной и единой для учетной программы и бумажных экземпляров.

Срок хранения: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет.

Прием на работу

Принимая сотрудника на работу, отдел кадров должен оформить множество документов:

1. Подготовить заявление о приеме на работу, которое подписывает сотрудник собственноручно.
2. Под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.
3. Составить трудовой договор в двух экземплярах: одна копия хранится у работника, другая — у работодателя. Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами.
4. На основании трудового договора издать приказ о приеме на работу по форме Т-1, не позднее чем через три дня ознакомить с ним сотрудника под подпись.
5. Внести сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. Трудовая книжка хранится у работодателя (по основному месту работы) до момента увольнения сотрудника.
6. Оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. В ней также должна стоять подпись сотрудника.
7. Если сотрудник подлежит воинскому учету, направить сведения о приеме сотрудника в военный комиссариат.

На основании приказа о приеме на работу бухгалтерия заводит работнику индивидуальный лицевой счет.

Увольнение

В зависимости от основания увольнения порядок действий может различаться. Стандартная процедура при увольнении работника по собственному желанию выглядит так:

1. Работник от руки пишет заявление об увольнении, указывает дату. Этот день будет последним днем работы сотрудника.
2. На основании заявления отдел кадров издает приказ об увольнении по форме Т-8.
3. Оформляется записка-расчет и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, компенсации за неиспользованные дни отпуска и других выплат.
4. Специалист кадрового отдела вносит запись об увольнении в трудовую книжку с указанием основания. Трудовая книжка выдается сотруднику в последний день работы.
5. В личную карточку вносится запись об увольнении. Сотрудник должен быть под подпись ознакомлен с записями в личной карточке.
6. Если сотрудник подлежит воинскому учету, необходимо направить сведения об увольнении сотрудника в военный комиссариат.