Зачем рознице переходить на электронный документооборот — Контур.Маркет — СКБ Контур

Зачем рознице переходить на электронный документооборот

9 февраля 2022

ЭДО — это создание, обработка и передача документов в электронном виде. В отличие от обычного обмена файлами в электронном формате, в ЭДО документы подписываются сертификатом электронной подписи, что дает документам правовой статус. То есть цифровой документ — полный аналог документа бумажного. Зачем розница переходит на ЭДО, рассказали эксперты Контур.Маркета.

В тренде обмен документами без бумаг

Госсектор активно внедряет различные электронные сервисы, упрощает взаимодействие с гражданами и бизнесом. Этот процесс подстегнула пандемия, когда личные встречи стали затруднительны. И сейчас большинство сфер жизни россиян так или иначе связаны с цифровизацией. 

У бизнеса в последние годы тоже было много изменений:

  • Работает механизм обязательного досудебного обжалования решений контрольно-надзорных органов через Госуслуги (Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ).
  • В Трудовом кодексе появились поправки об электронном кадровом документообороте: теперь можно принимать на работу и увольнять онлайн (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
  • Изменился критерий по численности сотрудников в организациях, которым разрешено отправлять отчеты в ПФР и ФСС на бумажных носителях. Раньше это могли делать компании с численностью до 25 человек, теперь — только до 10 (Федеральный закон от 30.12.2021 № 474-ФЗ).
  • Заработала национальная система прослеживаемости, которая предусматривает только электронный вид передачи универсальных передаточных документов, или УПД (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ).

Маркировка ускорила внедрение ЭДО в рознице

Обязательная маркировка стартовала в России в 2019 году с непродовольственных товаров, постепенно ее требования распространили на ряд  продуктов питания. Со временем единая национальная система маркировки охватит все отрасли промышленности.

Использовать ЭДО уже обязательно для розницы, которая продает такие маркированные товары:

  • табачные изделия;
  • шины и покрышки;
  • парфюм;
  • фотокамеры и лампы-вспышки;
  • одежда, домашнее белье и другие изделия легпрома;
  • лекарства.

Раньше можно было не использовать ЭДО: ставить такие товары на баланс и выводить из оборота через личный кабинет оператора маркировки. Но эту возможность закрыли с 1 января 2022 года (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464).

С сентября 2022 года требование применять ЭДО распространится и на молочную продукцию.

Что получает розница при переходе на ЭДО

Экономия времени и денег. Автоматизированный обмен документами между контрагентами и контролирующими органами происходит моментально. Не надо ждать, пока почта или курьер доставят отправление. Электронная доставка существенно дешевле, и не надо тратиться в прежнем объеме на бумагу и расходники для принтера. 

Сколько можно сэкономить на расходниках

Работая с поставщиками и бухгалтером, предприниматель отправляет и принимает порядка 100 документов в год. 

Распечатка каждого листа ему обходится в 1 500 ₽ в год (1,5 ₽ за лист), отправка почтой — в 5 000 ₽ в год (примерно 50 ₽ за одно отправление). Итого около 6 500 ₽ в год он тратит на бумажные документы, и в 10 раз больше, если отправляет не почтой, а курьером. 

Подключив ЭДО, предприниматель будет платить 5 — 9 ₽ за отправление (входящие бесплатно), в год получится 500 — 900 ₽.

В результате ИП сэкономит в год 5 000 — 6 000 ₽.  

А еще стоит учесть экономию рабочего времени сотрудников, которые оформляют и согласовывают документы. Расходы на хранение тоже имеют значение. Компаниям, у которых небольшой офис, не приходится искать место для хранения документов: покупать ящики, стеллажи, следить за условиями и сроками хранения документов.

Проверьте, сколько вы можете сэкономить при переходе на ЭДО, на калькуляторе Контур.Диадока

Автоматизация товароучета. Через ЭДО магазин может получать накладные не только на маркированные товары, но и на другую продукцию, не подлежащую маркировке. В этом случае постановка товара на баланс магазина становится проще и быстрее. 

Человеку не приходится вручную переписывать данные с бумажной накладной в учетную систему: поскольку накладная поступает уже в электронном виде, остается ее только проверить и оприходовать. Вместо пары часов на работу с накладными уходит 10-15 минут. 

Кроме того, исключаются ошибки из-за человеческого фактора, например, пересортица или неверный подсчет остатков. А у бухгалтера упрощается первичный учет и ведение финансовой отчетности.

market

Задайте вопрос нашему специалисту

Узнайте, какая техника и ПО понадобится для автоматизации учета, маркировки и ЭДО

Оптимизация работы с кадрами. Кадровик создает в среднем 50 документов в год на каждого сотрудника компании. Российское трудовое законодательство предусматривает более 80 разновидностей документов, с которыми имеет дело кадровик. Некоторые бумаги нужно хранить 45 — 75 лет. 

ЭДО значительно упрощает работу кадровика: всё надежно хранится в электронном виде, а нужное легко найти по кнопке поиска. 

А еще ЭДО позволяет компании обойтись меньшим количеством сотрудников. Это актуально, поскольку ближайшие десятилетия российский бизнес ощущает последствия демографического провала 1990-х: средний возраст работников увеличивается, а молодежи приходит немного. 

Безопасность данных и контроль за движением документов. Бумажные документы — широкое поле для мошенничества, подделок и подтасовок. Уровень надежности у электронных документов гораздо выше. Документы подписывают сертификатом электронной подписи, после этого в них невозможно ни дописать что-то, ни подчистить. Они имеют юридическую силу.

В личном кабинете оператора ЭДО можно в любой момент узнать, какой статус у документа, отправленного контрагенту или в госорган. 

Есть ли недостатки

Во-первых, при переходе на ЭДО многие предприниматели обнаружат ошибки, которые были сделаны при бумажном документообороте. Отсутствующие подписи и документы, неправильные даты… Все это придется исправлять.

Во-вторых, внедрение ЭДО своими силами в крупной компании — не самый простой процесс, к этому нужно привлекать специалистов. ИП перейти на ЭДО проще, особенно если в месяц отправляете меньше сотни документов.

С чего начать внедрение ЭДО и почему стоит поспешить

Отложить внедрение ЭДО, конечно, можно. Если вы готовы платить штрафы за нарушения при продаже маркировки, возиться с бумагами, доверять их доставке, тратить больше времени денег и человеческих ресурсов на обработку документов.

Еще в 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного ЭДО и планирует повсеместно внедрить ее к 2024 году. Для бизнеса это будет выглядеть как постоянное введение дополнительных требований о том, что тот или иной документ должен быть электронным. Например, по словам министра транспорта Виталия Савельева, с 2023 года может стать обязательным применение электронных транспортных накладных, сейчас оно добровольное (Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ). 

Чтобы не приостанавливать бизнес-процессы и не терять на этом средства, можно готовиться к переходу заранее:

  • получите консультацию у оператора ЭДО;
  • оформите сотрудникам сертификаты электронной подписи;
  • подготовьте техническую базу, локальные нормативные документы, допсоглашения с контрагентами.

Для розницы есть готовые решения ЭДО, включающие модули для работы с маркировкой. Например, магазин может использовать модификатор «Маркировка» в Контур.Маркете. В него уже входит ЭДО от Контур.Диадока.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи