Как учитывать расходники в салоне красоты

Зачем следить за расходными материалами 

Представим, что будет, если не контролировать количество выданного в парикмахерский зал материала. 

Салон купил упаковку перчаток за 300 рублей, в ней 100 штук. Упаковки должно хватить примерно на месяц, потому что в день их нужно две-три пары на окрашивание и завивку. Но через две недели в упаковке осталось меньше десятка пар. При этом загрузка салона не изменилась. Воровство? Или мастера не относятся к материалам с должной бережливостью? 

В примере с перчатками салон понесет копеечный убыток, если это единичный случай. Но если в салоне не следят ни за дешевыми материалами, ни за дорогими брендовыми средствами, то за полгода может накопиться значительная сумма перерасхода. Пора платить аренду, а нужных 300 000 рублей нет, потому что мастера систематически нарушали нормы расхода.

На закупку всех материалов парикмахерская или салон красоты тратит 12—25% от суммы всех переменных расходов. Обидно, если часть из этих денег потрачена впустую из-за того, что руководитель не обязывает сотрудников следить за нормами расхода. Еще обиднее, если мастера пользуются отсутствием учета и уносят какие-то материалы с собой, например чтобы обслужить постоянную клиентку на дому «мимо кассы». 

Три основных шага к учету расходников

Если нет программы для автоматизации учета в сфере услуг, следить за материалами можно в Excel или бумажном журнале. Это зависит от количества мастеров и потока посетителей.     

Установить нормы расхода — это первый шаг к правильному учету материалов. Нормы нужно прописать для каждого средства и для конкретной процедуры. 

Например, составляем карту окрашивания волос разной длины. В левый столбец вписываем нужные материалы, а в остальных столбцах указываем, какое количество потребуется для оказания услуги.  

Записывать фактический расход — это второй шаг. В конце каждого рабочего дня нужно фиксировать, сколько материалов израсходовали фактически. В какой таблице это делать, решает руководитель. Мастера могут записывать расход в свои таблицы, а вечером отдавать администратору для сведения данных в общий отчет. 

Фиксировать факт нужно, чтобы учесть перерасход. Например, у клиентки густые пористые волосы, ей не хватит 60 мл краски, выделенных по норме. Значит, нужно указать, что по факту на окрашивание ушло 80 мл. Еще пример — клиентка пролила кофе на пеньюар, и его заменили, в результате записали в расход две 2 штуки. 

Чтобы указать фактический расход за процедуру, добавим в нашу таблицу новые столбцы.  

Если процедуру провели по нормам, то можно зафиксировать просто факт оказания услуги. А если произошел перерасход, отразите его в своей таблице норма/факт.  

Подсчитать общий расход за день — третий шаг. Собираем данные с мастеров и вносим в свой журнал. Его лучше вести по дням. В начале смены нужно указать остаток с прошлого дня, в столбце «Приход» — сколько выдали в зал в начале смены. Далее заполняем расход по норме и расход фактический, а в конце дня — текущий остаток. Например, общая сводка по расходу может выглядеть так. 

При ежедневном учете и четком заполнении таблицы будет хорошо видно, кто из сотрудников сколько и чего потратил из расходных материалов. 

Чтобы учет велся регулярно, и руководитель видел точную и актуальную информацию, рекомендуем назначить ответственных за исполнение нормативов и заполнение отчетов. Вслед за ежедневным учетом расходников нужно внедрить обязательную ежемесячную инвентаризацию.