Инвентаризация помогает узнать, расходится ли фактическое количество товара с тем, что показывает учетная система. А еще позволяет выявить слабые места торговой точки, например, недобросовестность сотрудников или проблемы с хранением товара.
Инвентаризация и ревизия: в чем разница
Инвентаризация проводится силами сотрудников магазина, общепита или предприятия сферы услуг. Владелец или директор сам решает, когда нужно её провести.
Иногда во время инвентаризации считают не только товар и продукты, но и имущество: кассовые аппараты, стеллажи, бытовые приборы в подсобных помещениях. Это необходимо в случае продажи или ликвидации магазина, пропаже вещей, при смене управляющего или если магазин затопили соседи.
Ревизия — плановая или внезапная проверка бизнеса представителей органов госконтроля. Задача ревизоров: выяснить, не нарушает ли предприятие закон. А еще ревизию проводят перед сменой управляющего состава сотрудников: чтобы передать в новые руки актуальные данные по товару и имуществу магазина.
Для чего нужна инвентаризация в магазине
В магазин (общепит, предприятие услуг) поступает партия товара: десять упаковок яблочного сока. Три из них продали в течение дня, значит, в магазине осталось ещё семь. Однако при пересчёте оказалось, что пачек сока пять, а одна из них ещё и повреждена.
Чтобы выявить подобные расхождения и вовремя разобраться с их причинами, магазины проводят инвентаризации.
Инвентаризация помогает проверить фактические остатки, состояние товара на складе и на витринах, убедиться в добросовестности сотрудников, ответственных за товар.
Проверка фактических остатков
Невнимательность продавцов, воровство или слабая система учета (например, тетрадь для ведения остатков, куда продавцы забывают записать продажу) влияют на расхождение учетных данных с фактическими.
Инвентаризация помогает выявить три типа расхождений:
- Недостача, это когда товаров оказалось меньше, чем числится в товароучетной системе.
- Излишек — когда товаров по факту больше, чем указано в товароучке.
- Пересортица — излишек одного товара покрывает недостачу похожего, например, такое происходит с одинаковыми товарами разного цвета, размера и другими характеристиками (обувь, одежда, крепеж, материалы для ремонта).
Проверка состояния товара
При инвентаризации выявляют товар с истекшим сроком годности или испорченный из-за неправильного хранения. Если таких позиций много — это сигнал пересмотреть оборудование для хранения и проинструктировать ответственного. Возможно, ситуацию исправит дополнительный холодильник или заказ меньшего количества скоропортящихся продуктов.
Проверка работы сотрудников
Причиной расхождений может быть невнимательность кассира или воровство. В обоих случаях есть смысл подумать о камерах наблюдения или противокражной системе.
Как проводят инвентаризацию
Как часто проводить инвентаризацию, решает владелец магазина. Как правило это зависит от специфики ассортимента и частоты поставок. В небольших торговых точках, которые специализируются на скоропортящихся товарах, инвентаризацию проводят каждый день. В магазинах побольше или несвязанных с продуктами — раз в неделю, месяц или квартал.
В больших гипермаркетах инвентаризацию проводят регулярно, но выборочно. Сотрудники выбирают одну категорию товара и пересчитывают единицы товара, заодно проверяя состояние, срок годности и соответствие ценников.
Правила проведения инвентаризации в магазине зависят от того, ведет предприятие бухгалтерский учет или не ведет. Например, ИП в отличие от ООО, имеют право бухучет не вести.
- Если бухучет обязателен, то факт инвентаризации нужно фиксировать по формам первичной документации, описанным в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
- Если обязанности вести бухучет нет, компании предпочитают инвентаризировать товар с помощью своей товароучетной системы и не составлять документы по утвержденным бланкам (они перечислены ниже).
Инвентаризация происходит в четыре этапа: нужно выбрать подходящее время, подготовить бланки (если вы обязаны вести бухучет), подсчитать остатки, выявить расхождения.
Выбор удобного времени
Чтобы учёт товара был точным, проводить инвентаризацию нужно, когда движение товара на паузе: все поставки приняты и оприходованы, касса закрыта и не происходит списаний. По возможности инвентаризацию проводят ночью, оплачивая дополнительную смену или переработку сотрудникам. Если магазин круглосуточный, товар считают рано утром, чтобы минимизировать потерю покупателей.
Подготовка бланков
Для инвентаризации понадобится три документа.
- Приказ о проведении инвентаризации. Его выпускает и подписывает директор. Скачайте бланк постановления об инвентаризации в RTF или Excel.
- Бланк инвентаризационной описи. Нужен для учета товара. Его можно составить в свободной форме или заполнить готовую форму. Рекомендуем указывать в описи полное наименование товара, чтобы избежать путаницы. Скачайте бланк описи в Excel.
Опись можно составлять одним из двух способов: с указанием остатков и без. В первом случае будет проще посчитать расхождения. Во втором — исключить риск сокрытия недостачи или излишков сотрудниками. - Ведомость учета результатов инвентаризации. Составляют, когда весь товар посчитали. Скачайте бланк ведомости в Excel.
Подсчет остатков
Для удобства считают не все товарные остатки, а по группам. Например, сначала овощи и фрукты, а затем переходят в отдел с консервами. Заодно сотрудники проверяют наличие и читаемость штрихкодов.
Товары, у которых истек срок годности или повредилась упаковка, считают отдельно. В дальнейшем их придется списать и утилизировать.
Что помогает ускорить инвентаризацию: ТСД и мобильные приложения
Выявление расхождений
Полученное по факту количество товаров сравнивают с остатками из учётной системы. Выявленные расхождения вносят в ведомость учета результатов инвентаризации. Этот документ дает владельцу магазина право внести изменения в учетную систему и взыскать убытки с виновных.
Заключительные шаги — списать недостачу, оприходовать излишки и сделать выводы: как минимизировать расхождения в будущем.
Экономьте время на учете товаров. Автоматизируйте приемку, инвентаризацию и сверку остатков с помощью Контур.Маркета. Попробуйте бесплатно 14 дней.
Попробуйте Маркет для сферы услуг 14 дней бесплатно
Что говорят об инвентаризации реальные предприниматели
Инвентаризация в общепите отличается от розничной подсчетом остатков: продукты на кухне, в баре, на складе и других местах хранения считаются отдельно. В остальном — используют те же принципы и бланки.
Арина Малетина
Управляющая кафе «Брускетта» (г. Рязань)Раз в месяц или при уходе сотрудника мы распечатываем бланки для инвентаризации всех позиций, ингредиентов и всего, что есть в заведении. Опытные повара и бармены могут на глаз определять вес или объём, но при этом, конечно, мы всё перепроверяем на весах или мерниками. Часто в барах, где очень много алкогольных позиций, делают стикеры на бутылках, чтобы записывать изменения объёма. При отклонениях в итогах мы сначала выясняем, на каком этапе могла произойти ошибка. Если не находим концов — вычитаем недостачу со всех сотрудников кафе.
В сфере услуг частота проведения инвентаризации зависит от сезонности или уровня нагрузки. Например, салон красоты может инвентаризировать остатки раз в три недели, а в низкий сезон — раз в полтора-два месяца. Учет расхождений зависит от того, насколько они серьезные и входят ли в разумные пределы погрешности.
Соня Безуевская
Владелица салона «Да, свои» (г. Санкт-Петербург)Если в тридцати видах красителя не сходится по 1-2 грамма, ничего не делаем. А если в упаковке не хватает 30-60 грамм, ищем причины. Поднимаем историю записей: расход сначала записывает мастер, а потом в CRM-систему переносит администратор. Как правило, всё быстро находим. На первый раз ошибку прощаем, на второй — предупреждаем, на третий — грядёт взыскание с материально ответственных лиц (до этого еще не доходило). Если расходятся категории, которые система считает автоматически, то сверяем вручную. Часто оказывается, что неверно внесли приход товара. У нас многоэтапная система учета, и все друг за другом проверяют. Инвентаризация обычно показывает расхождения в рамках 3 %, всё, что до 10 %, мы считаем нормой.
Инвентаризацию можно и не проводить, считают предприниматели, которые сами отвечают за все процессы от приемки до работы на кассе.
Ольга Борсук
Владелица магазина «То да сё» (г. Норильск)Я сама закупаю товар и сама его продаю. Раньше я работала без выходных, сейчас всё-таки решила, что отдыхать нужно — поэтому магазин закрыт по понедельникам. Когда я в отпуске, меня сменяет подруга. Я лично слежу за тем, какие позиции скупают лучше всего, чтобы заказать их побольше в следующий раз. Своих покупателей я знаю в лицо, знаю, что они любят. Иногда они на телефоне мне показывают, какие товары хотят видеть в магазине. С этим, конечно, есть сложности: в Норильске не достать какие-то вещи, которые продают на материке. Поэтому в инвентаризации не вижу необходимости: я просто считаю валовую прибыль и вычитаю из неё налоги, аренду и коммунальные платежи.
Чек-лист для инвентаризации
- Выберите время для проведения инвентаризации, чтобы минимизировать или ограничить поток покупателей и клиентов
- Соберите рабочую группу: сотрудников, которые помогут с подсчетом товаров.
- Распечатайте необходимые бланки: приказ о проведении инвентаризации (не обязательно), бланк инвентаризационной описи, ведомость учета результатов (понадобится по окончании работ).
- В назначенное время пересчитайте товар: поделите его на категории и двигайтесь в одном направлении при подсчете, чтобы не запутаться. Данные учета вносите в бланк инвентаризационной описи.
- Сравните результаты из бланка инвентаризационной описи с данными в своей учетной системе.
- Расхождения внесите в ведомость учета результатов.
- Оприходуйте излишки, спишите недостачу. При необходимости удержите штрафы с виновных лиц.
