Чем касса (ККТ) отличается от кассы предприятия

Бухгалтеры скажут, что касса — это совокупность всех денежных средств компании. Владелец магазина скажет, что касса — это устройство, которое печатает чеки. Поможем разобраться в том и другом, чтобы не запутаться в терминах. А еще объясним, какие законодательные акты регулируют работу с той и другой кассой. 

Готовая касса для работы по 54-ФЗ

Что такое касса

Раскроем суть двух терминов: один из них связан с техникой для расчета покупателей, другой — с бухгалтерией.

Касса как аппарат для формирования фискальных чеков. Более правильно называть это контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассой. Именно такими терминами оперирует Закон. 

Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ регулирует правила применения ККТ в магазинах, заведениях общепита и на предприятиях сферы услуг. Если точнее, то в ведении Закона находятся все расчеты с физлицами, между организациями и ИП. Что прописано в Законе: какие предприятия обязаны использовать онлайн-кассу, при каких именно расчетах нужна касса, как правильно формировать чеки при продаже или возврате. Есть и другие, более специфические вещи, например как правильно оформлять чеки платежным агентам.
 

Оксана Кобзева
Эксперт Контур.Маркета по кассовому законодательству

В том же Законе прописаны исключения, при которых можно не применять онлайн-кассу или случаи, когда бизнес может обойтись без услуг оператора фискальных данных. 

Какие ИП и юрлица могут работать без кассы. Обновленная памяткаКасса как деньги предприятия (операционная касса). Это совокупность всех наличных операций компании, например прием денег, хранение и выдача. Из кассы предприятия происходят все наличные расходы, которые связаны с деятельностью компании.

Порядок ведения кассовых операций регулирует Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Требования касаются наличных расчетов между ИП и организациями, в том числе кредитными и бюджетными. Для ИП предусмотрен упрощенный порядок, например не нужно вести кассовую книгу или устанавливать кассовый лимит.
 

Татьяна Евдокимова
Эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия

«Кассой» могут называть и отдельное помещение, и сейф в офисе, и даже ящик в письменном столе руководителя. 

Разные кассы — разные кассовые документы

Расчет на онлайн-кассе оформляется фискальным документом — кассовым чеком. Он может быть бумажный или электронный. 

Виды чеков, которые выдают покупателям

Если покупатель вернул товар, эта операция тоже оформляется кассовым чеком. А еще бывают чеки, которые касса печатает в качестве отчета:

• отчет о текущем состоянии расчетов (раньше назывался х-отчет) показывает, сколько денег пробили на кассе с начала смены к моменту формирования отчета. Таких отчетов может быть несколько в течение одной смены;
• отчет о закрытии смены (раньше назывался z-отчет) показывает, сколько денег пробили за всю текущую смену. Такой отчет снимают один раз, перед окончанием смены. 

Для компании-продавца чек — это подтверждение прихода денег на счет организации и в некоторых случаях форма отчетность в налоговую. Для клиента это подтверждение покупки и гарант того, что деньги можно вернуть в случае нарушения потребительских прав. Для ФНС чек — это инструмент контроля за компанией-налогоплательщиком.

Чем заменить привычные чеки

Кассовые документы — это часть более обширного и ёмкого понятия «кассовая дисциплина». Этот термин касается уже операционной кассы предприятия. 

Кассовая дисциплина обязательна для юрлиц и не обязательна для ИП (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). 

Вот какие документы нужно оформлять юрлицу в рамках кассовой дисциплины:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) о поступлении денег в кассу предприятия
• Расходный кассовый ордер (РКО) об изъятии денег из кассы организации, например для покупки канцтоваров или выдачи зарплаты
• Кассовая книга, в нее записывают все операции, который оформляли ПКО или РКО. 

ИП не обязательно работать с ордерами и кассовой книгой, но для выдачи зарплаты сотрудникам обязательно нужно оформлять расчетно-платежную или платежную ведомости.  

Как связаны онлайн-касса и касса предприятия

Рассмотрим варианты поступления оплаты от физических лиц. Физические лица могут оплачивать товары как наличными, так и банковскими картами. Факт получения наличных в кассу предприятия по итогу дня нужно фиксировать оформлением приходного кассового ордера. Поступления по платежным картам отражаются на банковском счете организации. При этом оба варианта платежей фиксируются на онлайн-кассе.

Пример. Магазин продал большую партию канцтоваров в офис. Оплата была между ИП и юрлицом через банк, такие платежи можно проводить без онлайн-кассы. Одновременно магазин продает ручки, тетради и карандаши обычным покупателям, то есть физлицам, и в этом случае применяет онлайн-кассу по требованиям Закона № 54-ФЗ. Таким образом, в кассе торгового предприятия числятся и деньги, поступившие через банк, и деньги, поступившие через онлайн-кассу. 

Чтобы правильно учесть поступления и расходы, бухгалтеру магазина нужно собрать информацию из разных мест: банковские выписки, накладные на поставку товара, выручка и возвраты на онлайн-кассе. 

Хорошо, если бухгалтерская программа интегрирована с учетной системой и кассовой программой. В этом случае бухгалтеру не нужно вручную переносить данные с ККТ и переписывать цифры с приходных и расходных накладных. Специалист получает из учетной системы готовую первичку сразу в электронном виде, а еще в бухучет автоматически поступают сведения о выручке, прибыли и даже рентабельности. 

Как происходит отправка данных в бухучет из Контур.МаркетаС внедрением онлайн-касс количество обязательных бухгалтерских документов сократилось. Например давно отменили справку-отчет кассира-операциониста и акт о проверке наличных денежных средств. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает в контролирующие органы с онлайн-касс в автоматическом режиме. Таким образом, онлайн-касса, кассовое ПО и учетные системы помогают бухгалтерам снизить количество рутины при подготовке отчетности. 

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно