Что стоит знать о требованиях закона и работе на кассе, рассказали эксперты Контур.Маркета. Будет полезно и кассиру, и руководителю.
Кассой называют и совокупность наличных денег организации, и контрольно-кассовую технику, на которой проводят расчеты. Подробнее о том, чем касса организации отличается от ККТ, рассказали в статье.
Правила работы с кассой организации регламентируют инструкции Центробанка РФ, а ККТ — Закон № 54-ФЗ. В этой статье мы говорим о правилах работы на контрольно-кассовой технике, которую еще называют онлайн-кассой.
Содержание
Какие требования к применению касс есть в законе
Работу с онлайн-кассой регулирует Закон № 54-ФЗ. Он обязывает компании и ИП применять кассу при каждом расчете за товар, работу или услугу. Вот что считается расчетом:
- Прием денег. Это привычная ситуация, когда оплачивают товар или услугу в момент покупки.
- Выплата денег. Не все выплаты относятся к расчетам. Например, онлайн-касса нужна при возврате товара, выдаче выигрыша в казино, а при выплате зарплаты применять кассу не нужно.
- Прием авансов. Это когда вносят сумму, которую потом потратят на товары или услуги компании, к примеру, депозит для бронирования столика в ресторане.
- Зачет авансов, то есть трата суммы, которую заплатили ранее. Например, расходуют ресторанный депозит при заказе блюд и напитков.
- Продажа в кредит. В эту группу попадают случаи, когда сначала получают товар или услугу, а оплачивать их будут позже. Например: покупатель забрал ноутбук из магазина уже сейчас и будет в течение года вносить за него ежемесячные платежи.
- Оплата кредита. Сюда относят каждый взнос за покупку, которой уже пользуются или услугу, которая уже оказана. Например, упомянутый ежемесячный взнос за ноутбук.
Факт расчета подтверждает кассовый чек. Требования к кассовому чеку перечислены в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Нужно не только сформировать его на кассе, но и передать покупателю. Чаще всего кассир выдает бумажный чек, но если до момента расчета покупатель попросит прислать ему еще и электронную версию, обязательно это сделать. Либо отправить только электронный чек с согласия покупателя.
Об этом сказано в п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ
После того, как кассир рассчитал покупателя, касса передает чек оператору фискальных данных (ОФД), а оператор онлайн отправляет этот чек в ФНС. Если кассир продает маркированный товар, ему нужно еще и отсканировать код Data Matrix, чтобы добавить код маркировки в чек и обменяться данными с Честным ЗНАКом. Подробнее о документах для Честного ЗНАКа расскажем в следующем разделе.
Торговать без кассы нельзя. Если налоговая узнает, может выписать штраф за неприменение ККТ (ст. 14.5 КоАП):
Но есть исключения, компании и ИП, которые могут не применять онлайн-кассу. Они перечислены в ст 2. Закона № 54-ФЗ
- Для должностных лиц и ИП: 25-20% от суммы расчета, минимум 10 000 рублей.
- Для юридических лиц: 75-100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей.
Чтобы не нарушить закон, рекомендуем предусмотреть подменную кассу: если основная сломается, можно не отказывать клиентам, а продолжить работу на запасной технике. А еще советуем держать в запасе несколько мотков чековой ленты.
Если кассир все-таки нарушил и рассчитал клиента без кассы, исправить ошибку поможет чек коррекции. Главное сформировать его как можно скорее: до того, как инспекторы узнают о нарушении. Как правильно оформить чек коррекции рассказали в статье.
Какие документы можно оформлять на кассе
На кассе формируют не только чеки и чеки коррекции. Есть и другие фискальные документы.
Список фискальных документов есть в п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ
Первый документ, который касса формируется после регистрации называется отчет о регистрации ККТ. В нем перечислены все реквизиты, которые владелец указывает при фискализации кассы: наименование и адрес пользователя, заводской и регистрационный номер ККТ и другие.
Если владелец меняет фискальный накопитель (ФН) или данные, которые указаны в карточке кассы, например ОФД, кассу нужно перерегистрировать. После этого она сформирует отчет о перерегистрации ККТ.
Каждый раз, когда кассир начинает работу на кассе, формируется отчеты об открытии смены с номером новой смены и именем кассира. Без этого документа не получится сформировать чек.
Завершение рабочей смены касса тоже сопровождает отчетом — отчетом о закрытии смены. Этот документ заменил Z-отчет, в нем показано, сколько всего документов было сформировано за смену.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно сформировать в течение дня. Он поможет узнать, что фискальные документы перестали поступать ОФД.
Отчет о закрытии фискального накопителя формируют, когда меняют ФН или снимают кассу с учета.
Еще есть документ, который формирует не касса, а ОФД — это подтверждение оператора о том, что он принял от кассы отчет или чек.
В формате фискальных документов 1.2, который применяют продавцы маркированных товаров, есть еще четыре дополнительных документа:
- запрос о коде маркировки;
- уведомление о реализации маркированных товаров;
- ответ на запрос;
- квитанции на уведомление.
Касса формирует запрос и уведомление в Честный ЗНАК и получает от него ответ на запрос и квитанцию.
Посмотреть отчеты и чеки, созданные на кассе, можно в личном кабинете ОФД.
Передавайте чеки в ФНС и Честный ЗНАК, смотрите отчеты по кассе в личном кабинете. Три месяца бесплатного ОФД от Контур.Маркета
Памятка для кассира
Шаг 1. В начале работы откройте смену на кассе.
Шаг 2. Формируйте чек для каждого расчета и передавайте его покупателю. Как формировать чеки при оплате, возврате или авансе в кассовой программе Контур.Маркета показали в видеошпаргалках:
Шаг 3. В течение смены контролируйте две вещи:
- Все документы переданы ОФД. В отчете о текущем состоянии расчетов количество неотправленных документов должно быть нулевым. Если есть «зависшие» документы, проверьте интернет, восстановите соединение и дождитесь передачи.
- Смена не превышает 24 часа. Такие длинные смены запрещены законом. Если вовремя не сформировать отчет о закрытии смены, ФН заблокируется. Чтобы возобновить продажи, достаточно закрыть старую смену и накопитель позволит торговать дальше.
Шаг 4. Закройте смену на кассе.
