Правила работы на кассе в магазинах, кафе и барах

Что стоит знать о требованиях закона и работе на кассе, рассказали эксперты Контур.Маркета. Будет полезно и кассиру, и руководителю.

Формируйте чеки по закону с кассовым ПО Маркета

Узнать больше

Кассой называют и совокупность наличных денег организации, и контрольно-кассовую технику, на которой проводят расчеты. Подробнее о том, чем касса организации отличается от ККТ, рассказали в статье. 

Правила работы с кассой организации регламентируют инструкции Центробанка РФ, а ККТ — Закон № 54-ФЗ. В этой статье мы говорим о правилах работы на контрольно-кассовой технике, которую еще называют онлайн-кассой. 

Какие требования к применению касс есть в законе

Работу с онлайн-кассой регулирует Закон № 54-ФЗ. Он обязывает компании и ИП применять кассу при каждом расчете за товар, работу или услугу. Вот что считается расчетом:

Прием денег. Это привычная ситуация, когда оплачивают товар или услугу в момент покупки. 

Выплата денег. Не все выплаты относятся к расчетам. Например, онлайн-касса нужна при возврате товара или выдаче выигрыша в казино, а при выплате зарплаты применять кассу не нужно.

Узнайте, как оформлять чеки приема и возврата денег в статье Контур.Маркета.

Прием авансов. Это когда вносят сумму, которую потом потратят на товары или услуги компании, к примеру, депозит для бронирования столика в ресторане.

Зачет авансов, то есть трата суммы, которую заплатили ранее. Например, расходуют ресторанный депозит при заказе блюд и напитков.

Продажа в кредит. В эту группу попадают случаи, когда сначала получают товар или услугу, а оплачивать их будут позже. Например: покупатель забрал ноутбук из магазина уже сейчас и будет в течение года вносить за него ежемесячные платежи.

Оплата кредита. Сюда относят каждый взнос за покупку, которой уже пользуются или услугу, которая уже оказана. Например, упомянутый ежемесячный взнос за ноутбук.

Факт расчета подтверждает кассовый чек. Требования к кассовому чеку перечислены в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Нужно не только сформировать его на кассе, но и передать покупателю. Чаще всего кассир выдает бумажный чек, но если до момента расчета покупатель попросит прислать ему еще и электронную версию, обязательно это сделать. Либо отправить только электронный чек с согласия покупателя.

Об этом сказано в п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ

Торговать без кассы нельзя. Если налоговая узнает, может выписать штраф за неприменение ККТ (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):

Но есть исключения — это компании и ИП, которые могут не применять онлайн-кассу. Они перечислены в ст. 2 Закона № 54-ФЗ

• Для должностных лиц и ИП: 25–50% от суммы расчета, минимум 10 000 рублей.
• Для юридических лиц: 75–100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей. 

При этом важно не только купить кассу, но и правильно ее зарегистрировать. За нарушение порядка регистрации кассы тоже предусмотрены штрафы (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Рассказали, как зарегистрировать и настроить кассу по закону, в этой статье.

Чтобы не нарушить закон, рекомендуем предусмотреть подменную кассу: если основная сломается, можно не отказывать клиентам, а продолжить работу на запасной технике. А еще советуем держать в запасе несколько рулонов чековой ленты.

Если кассир все-таки нарушил и рассчитал клиента без кассы, исправить ошибку поможет чек коррекции. Главное — сформировать его как можно скорее: до того, как инспекторы узнают о нарушении. Как правильно оформить чек коррекции, рассказали в статье.

Какие документы можно оформлять на кассе 

На кассе формируют не только чеки и чеки коррекции. Есть и другие фискальные документы. 

Список фискальных документов есть в п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ

Первый документ, который формирует касса, называется отчет о регистрации ККТ. В нем перечислены все реквизиты, которые владелец указывает при фискализации кассы: наименование и адрес пользователя, заводской и регистрационный номер ККТ и другие.

Если владелец меняет фискальный накопитель (ФН) или данные, которые указаны в карточке кассы, например ОФД, кассу нужно перерегистрировать. После этого она сформирует отчет о перерегистрации ККТ. 

Каждый раз, когда кассир начинает работу на кассе, формируется отчет об открытии смены с номером новой смены и именем кассира. Без этого документа не получится сформировать чек.

Завершение рабочей смены касса тоже сопровождает отчетом — отчетом о закрытии смены. Этот документ заменил Z-отчет, в нем показано, сколько всего документов было сформировано за смену.  

Отчет о текущем состоянии расчетов можно сформировать в течение дня. Он поможет узнать, что фискальные документы перестали поступать ОФД.

Отчет о закрытии фискального накопителя формируют, когда меняют ФН или снимают кассу с учета. 

Еще есть документ, который формирует не касса, а ОФД — это подтверждение оператора о том, что он принял от кассы отчет или чек. 

В формате фискальных документов 1.2, который применяют продавцы маркированных товаров, есть еще четыре дополнительных документа: 

• запрос о коде маркировки;
• уведомление о реализации маркированных товаров;
• ответ на запрос;
• квитанции на уведомление.

Касса формирует запрос и уведомление в Честный знак и получает от него ответ на запрос и квитанцию. 

Посмотреть отчеты и чеки, созданные на кассе, можно в личном кабинете ОФД. Как это выглядит в кабинете ОФД Контура, смотрите в демоверсии.

Как продавать на кассе маркированные товары

Маркировка позволяет отследить путь продукта от производителя до покупателя и выявлять подделки. Маркировать продукты должен производитель или импортер, а магазины и заведения общепита должны отчитываться о приемке, а затем — о продаже этих продуктов на кассе. 

Для этого рознице и общепиту нужно зарегистрироваться в системе Честный знак и настроить рабочее место. Касса, кассовая программа и ОФД должны поддерживать формат фискальных документов 1.2. Еще понадобится 2D-сканер для считывания кодов маркировки на упаковке.

Во время продажи кассиру нужно отсканировать код Data Matrix. Касса добавит товар в чек и автоматически отправит информацию в Честный знак. На основании этой информации система примет решение о выводе кода из оборота.

Что такое разрешительный режим на кассе

Для некоторых групп маркированных товаров ввели разрешительный режим. Это значит, что перед продажей верхнеуровневое кассовое ПО должно связаться с Честным знаком и проверить код маркировки. Если по данным системы с товаром всё в порядке, его можно добавить в чек. Если нет — кассир увидит уведомление с причиной, по которой товар продавать нельзя. Проверка проходит автоматически и не задерживает очередь.

С 1 апреля 2024 года такую проверку должны проходить табачные изделия, пиво и слабоалкогольные напитки в кегах. С 1 мая 2024 этот режим обязателен для продажи упакованной воды и молочной продукции в крупных торговых сетях. Постепенно разрешительный режим введут и для других товаров. Подробности рассказали в статье «Как разрешительный режим изменит работу с маркировкой».

Перейти на разрешительный режим работы обязательно. Если не сделать этого, магазин или заведение общепита могут оштрафовать на сумму до 100 000 рублей. Эти меры предусмотрены ст. 15.12.1 КоАП РФ.

Как перейти на разрешительный режим работы 

Шаг 1. Получите в Честном знаке специальный ключ для проверки маркированных товаров. Если работаете в Контур.Маркете, токен из Честного знака не потребуется. Нужно только включить проверку кодов маркировки и один раз авторизоваться в Честном знаке с помощью КЭП. 

Шаг 2. Обновите кассовую программу до версии, которая поддерживает новый режим проверки.

Шаг 3. Проинструктируйте кассиров и объясните им, как работать по-новому.

Что делать, если код не прошел проверку

Если код не прошел проверку в Честном знаке, касса уведомит об этом. Продавать такой товар незаконно. Чтобы не задерживать очередь, можно пробить аналогичный продукт. А что делать с самим товаром, рассказали в статье. 

Если же во время проверки возникли проблемы с соединением с вашей стороны, касса позволит пробить товар без проверки в Честном знаке. Принять меры по устранению проблемы нужно в течение 72 часов с момента отключения интернета. Если же проблема на стороне Честного знака, объявление будет на сайте системы. Коды можно не проверять всё время, пока Честный знак устраняет проблемы, и еще 72 часа после.

Как продавать алкоголь на кассе 

Магазины при продаже бутылок и других тар добавляют позицию в чек и проводят продажи. У крепкого алкоголя необходимо дополнительно отсканировать в момент продажи акцизную марку и таким образом списать его в ЕГАИС. А о продаже слабого алкоголя, например пива, отчитываются в ЕГАИС с помощью актов. Похожие правила действуют и в общепите, который продает только слабоалкогольные напитки. Фактом продажи всей бутылки считается момент ее вскрытия. 

Если же в кафе, баре или ресторане есть крепкий алкоголь, то с 1 июля 2024 года нужно отчитываться о каждой порции:

Продали «чистую» порцию, например бокал вина, следует сформировать чек с указанием миллилитров и отправить его в ЕГАИС. Для этого нужен универсальный транспортный модуль (УТМ), который подключен к кассе. Рекомендуем заранее указать в карточке товара объемы фасовок, предусмотренные вашим меню. 

Продали целую бутылку, нужно также через УТМ на кассе отправить чек о продаже в ЕГАИС. 

Использовали спиртное для коктейля или блюда, для списания порции касса не нужна, на ней нужно просто сформировать чек на продажу и добавить в него проданный коктейль. А в ЕГАИС нужно отправить акт списания на каждую порцию в миллилитрах. Причина списания — «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)».

Памятка для кассира

Шаг 1. В начале работы откройте смену на кассе.

Шаг 2. Формируйте чек для каждого расчета и передавайте его покупателю. Как формировать чеки при оплате, возврате или авансе в кассовой программе Контур.Маркета показали в видеошпаргалках для моделей MSPOS и для моделей Штрих-М.

Шаг 3. В течение смены контролируйте две вещи:

Все документы переданы ОФД. В отчете о текущем состоянии расчетов количество неотправленных документов должно быть нулевым. Если есть «зависшие» документы, проверьте интернет, восстановите соединение и дождитесь передачи.

Смена не превышает 24 часа. Такие длинные смены запрещены законом. Если вовремя не сформировать отчет о закрытии смены, ФН заблокируется. Чтобы возобновить продажи, достаточно закрыть старую смену, и накопитель позволит торговать дальше. 

Шаг 4. Закройте смену на кассе.

Чтобы ваши сотрудники чувствовали себя уверенно и пользовались кассой без задержек и ошибок, скачайте памятку от Контур.Маркета и повесьте их над кассой. В ней расписан пошаговый алгоритм работы в нашей кассовой программе.

Формируйте чеки по закону с кассовым ПО Маркета

Узнать больше