Завершаем серию статей о том, как организовать товарный учет в розничном магазине. В первой статье мы описали, как сделать заказ и провести приемку, а во второй — как обновить цену и подготовить новые ценники. В третьей заключительной статье расскажем о работе с остатками.
Зачем нужна инвентаризация
Для корректного учета важно, чтобы товарные остатки в учетной системе и в торговой точке совпадали. Если данные в товароучетке не отражают реальную ситуацию на складе и на полках, становится сложно контролировать бизнес и планировать заказы.
Магазин ежедневно отражает в учетном сервисе движение товаров от поставки до продажи. Но есть и другие факторы, которые влияют на остатки, например, срок годности молочки подошел к концу, покупатель случайно уронил и разбил бутылку лимонада, кто-то украл палку колбасы и так далее.
Бывают ситуации, когда нужно зафиксировать потерю конкретного товара, не дожидаясь инвентаризации. Например: нашли пару пакетов молока с истекшим сроком годности. В этом случае достаточно внести изменения в товароучетную систему с помощью акта списания.
Необходимо периодически проводить инвентаризацию, то есть проверять фактические остатки товаров и сверять их количество с данными из учетной системы.
Инвентаризация решает сразу несколько задач:
- Понять, какие товары и в каком количестве есть в наличии.
- Определить качество товара. Во время инвентаризации удобно оценить товарный вид продукции, например, цельность упаковки и наличие ценника.
- Понять, как сотрудники справляются с работой. Причиной большой недостачи может быть не только порча, но и кража внутри коллектива или невнимательность охранников.
Как часто нужно пересчитывать остатки
С какой периодичностью проводить инвентаризацию, решает руководитель. Если магазин маленький и за прилавком стоит сам предприниматель, можно выкраивать время раз в две недели или даже в месяц. Ассортимент всегда на виду, да и сам у себя предприниматель воровать не станет. А в крупной торговой точке с большой проходимостью инвентаризацию проводят ежедневно. Управляющий выбирает отдел или товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках.
На время инвентаризации приходится закрыть какой-то из отделов или весь магазин. Если покупатели продолжат брать товары с полок во время пересчета, риск ошибок увеличится. Поэтому для пересчета выбирают утренние часы, когда меньше всего посетителей. А покупателям взамен товарных групп, которые попали под инвентаризацию, предлагают альтернативу.
Какие этапы инвентаризации можно выделить
Первый этап: подготовка. Нужно принять все товары, завершить поставки и закрыть для посещения отдел или весь магазин. Если в ходе инвентаризации товары появятся на полке или исчезнут, результаты исказятся. На бумаге отразится ложный излишек или недостаток.
Второй этап: инвентаризационная опись. Далее следует распечатать инвентаризационную опись с остатками из товароучетной системы. Затем в ней же сотрудники будут отмечать фактические остатки.
На заметку: если владелец магазина не доверяет сотрудникам, можно передать им экземпляр описи без указания остатков, чтобы работники не смогли подогнать количество товара и скрыть недостачу.
Третий этап: подсчет фактических остатков. На этом этапе считается фактическое количество товаров. Работники пересчитывают одну категорию товаров, фиксируют результаты и переходят к другой группе.
Пересчитывать товары можно двумя способами:
- Вручную, тогда сотрудники сами вносят результаты в электронный или бумажный документ.
- С помощью терминала сбора данных. ТСД — это устройство со сканером штрихкодов, которое запоминает отсканированные товары. Затем список всех отсканированных штрихкодов можно выгрузить в виде таблицы в Excel.
В процессе важно обращать внимание на состояние товара и его срок годности. Испорченную продукцию считают отдельно и делают в описи пометку. Затем такие товары нужно списать.
Четвертый этап: поиск расхождений. Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Расхождения записывают в новый документ — ведомость учета результатов инвентаризации.
Каждое расхождение — это убытки или ошибки в учете. Поэтому важно найти причину, чтобы не допустить подобных ситуаций в будущем.
Всего есть четыре вида расхождений:
- Излишки, они обычно возникают из-за ошибок в учете.
- Недостача, причиной может быть ошибка или воровство.
- Порча, это когда товар есть в наличии, но у него закончился срок годности или он испорчен при хранении.
- Пересортица. Общее количество в товарной группе совпадает, но одних товаров не достает, а других слишком много.
По возможности суммы в ведомости разносят по каждой из перечисленных причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников. Затем документ подписывает руководитель и председатель инвентаризационной комиссии.
Когда на руках у владельца магазина есть документ с результатами инвентаризации. На его основании можно внести изменения в учет.
Во-первых, оприходовать излишки. Их зачисляют в фонд магазина: товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.
Во-вторых, списать недостачу. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других причастных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.
Важно! Если магазин продает маркированные товары, например молочку, табак или обувь, недостающие коды маркировки нужно вывести из оборота через личный кабинет Честного ЗНАКа.
В обложке статьи использовано изображение с сайта Freepik.
